海上油气工程项目界面管理办公系统功能的设计与实现

夏美玉(中海石油(中国)有限公司深圳分公司，广东 深圳 518000)

0 引言

OA(Office Automation)办公系统自20 世纪70 年代发展至今已更新换代多次，随着智能互联网技术的发展，OA系统已实现协同办公功能。本文主要阐述中海油某工程项目组(甲方)在原有办公系统基础上开发界面管理模块的功能设计理念及初步应用情况，实现项目各参与方的同平台协同管理模式，进一步提升工作效率、规范组织过程资产积累，推进工程项目科学化管理进程[1]。

1 系统开发背景

目前，中海石油工程项目的界面管理多采用传统方式，主要依靠专业技术人员及EXCEL表格进行跟踪管理，这种碎片化的管理方式存在易错漏、难追溯等诸多问题。少数大型项目引入外部管理软件或平台协助管理，由于适应性差等原因仍存在效率不高、兼容性低等情况。所以，建立适应自身管理特点和功能需求的办公系统是提升界面管理水平的重要措施之一。

“EDIS-PIP(project information plant)平台”于2007年开发应用至今，已在中海油各工程项目组广泛应用。现阶段该平台主要包括收发文管理、工作督办、信息统计及文件存储等功能。考虑资源统筹、系统兼容、适应性及操作便利性等因素，在该平台基础上搭建界面管理办公模块是最优选项。于是，中海油某工程项目组于2020年初开始推进界面管理系统功能设计及开发工作。

2 功能设计

鉴于前述情况，界面管理系统搭建工作直接采用分析法推进，即根据组织架构特点和实际工作需求设计功能模块，同时结合多方协同办公机制[2]。

2.1 设计原则

系统设计原则首先要满足国家相关法律法规要求；其次是网络体系结构须满足数据安全要求；再次是实用性和便利性要求；最后是利于组织过程资产的有效积累。

2.2 功能分区

系统功能分区主要包括“我的界面”“界面流程”“所有界面”“基本设置”“会签文档列表”五个部分。“我的界面”主要显示用户个人发起或处理的界面信息列表；“界面流程”是新界面发起审批的流程区块，发起人可以来自项目各参与方；“所有界面”是已识别界面的过程管理区块；“基本设置”和“会签文件列表”是辅助区块。

2.3 界面分类及要素

工程管理界面沿用已有的分析结论可主要分为“组织间”“合同间”“实体间”三类，“实体间”界面可进一步定义为“设施、设备、系统间”界面。在三大分类基础上可根据需要按项目阶段(设计、建造等)、技术专业(结构、工艺等)及设施设备(导管架、发电机等)继续分类细化。根据现行项目特点，界面也可以根据性质分为参数/信息需求、工作范围划分、采购范围划分三类。在办公系统功能设计中，可根据实际需求灵活进行分类调整和页面设置，以达到逻辑清晰和操作便捷的目的。

本界面办公模块开发采用页面左侧树状结构分类显示方式，如图1所示。

为有效实现数据筛选、分类管理等功能，单个界面要素需尽可能全面和充分。本系统将单个界面所有要素分区显示，第一区为“关键信息”；第二区为“补充信息”；第三区为“完善信息”；第四区为“辅助信息”，如图2所示。

图1 界面分类树状图例

图2 界面要素图例

2.4 功能介绍

目前市面上的界面管理软件或平台为了保障数据安全和避免信息混乱，在公司外部单位访问权限上限制颇多，较难全面实现各方的协同管理。本系统与外部承包商实行用户数据统一管理，设置中间服务器，在访问、修改、审批等各个环节进行权限细化，针对性满足不同用户的工作需求，实现不同时区、不同地域用户的同平台协作。

系统两大主要功能为新界面发起审批和已识别界面过程管理，如图3所示。新界面流程可实现系统线上技术交流和选择性分级审批等功能，且所有操作过程可追溯，意见统一形成界面信息后转到过程管理区块，所有确定的界面信息实施线下专岗统一分批会签机制，相当于简化了常规TQ(技术澄清)的往返发送流程；过程管理区块主要实现从界面识别到工作完成的全过程跟踪管理。

2.5 系统特点

基于网络的系统功能设计秉承了计算机支持的协同工作概念，具备开放性、协同性、可追溯性、智能性等特点。开放性指的是可实现不同区块的优化升级，不影响其他区块正常工作。协同性指在工作流程中可以实现多用户同平台实时处理。可追溯性则实现了所有用户处理动作的系统全纪录。智能性的意思是数据统计、管理和量化的处理过程[2]。

图3 界面办公系统功能图示

3 结语

目前该界面管理模块进入试用和优化阶段，项目已进入建造时期。设计阶段的界面信息采用直接录入方式进行线上梳理和归纳。对工程项目来说，陆地建造是最繁杂和忙碌的阶段，各专业交叉施工，所有设备陆续到货安装，最容易产生新界面，界面管理系统的上线很大程度上节约了来回发文的时间，专岗的会签管理既分担了专业工程师的工作量，也利于界面信息的收集。该系统后续会继续根据使用情况持续更新，以满足实际工作要求。

中海石油除技术攻坚项目外，工程设施类型相对固定，EDIS-PIP界面管理模块持续运用于各项目，将会积累大量的信息数据，通过大数据分类管理和统计分析，可期逐步实现常规类界面的自动识别，同时最大程度上减小由各种不确定因素产生的界面影响。随着国家相关制度和法规的逐步完善，推进电子签字和盖章的法效性将会成为发展趋势，实现办公系统的线上签字或盖章，将进一步提升工作时效性，减少线下人工机械工作量。办公系统与管理制度相辅相成、互相促进，进一步规范界面流程、完善管理机制、明确岗位职责，可以使系统更高效运转。所有的办公系统只有持续优化更新才能实现真正的高效管理，同时要匹配新技术和不断改良的工作模式。相信界面办公系统的持续应用和优化，会在未来提升组织核心竞争力方面发挥更加积极的作用。