现代化信息技术在大学生档案管理中的应用

王 轩／山东农业工程学院

一、前言

大学生档案管理已经成为高校工作中不可分割的一部分，对高校教育、科研职能的实现产生重要影响。当前的信息技术快速发展，高校在大学生档案管理中纷纷转变了传统档案管理模式，积极引入信息技术，并取得了一定成绩，所以在未来工作中，应该进一步认识信息技术对档案管理的影响，寻找提高档案管理能力的新方法。

二、大学生档案管理研究

学生档案是指高校在学生管理活动中形成的，用来记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录［1]。

学生档案管理已经成为高校日常管理中不可缺少的一部分，对学校管理职能实现产生重要影响。我国在《中华人民共和国档案法》、《学生档案管理办法》等权威规定中，对学生档案管理的相关内容进行了明确，在此基础上，很多高校也积极完善传统的档案管理模式，并取得成绩。现阶段，大学生档案管理规定主要呈现出以下特征：（1）在校大学生的档案管理工作由档案管理中心统一负责。（2）学生档案管理应该兼顾完整性、真实性与安全性原则，采用归口负责与集中管理的模式。（3）档案管理应该遵照保密原则，对于学生的档案应该科学、秘密的管理，避免学生档案出现泄密、失散以及损毁情况。（4）做好档案的防潮、防火、防盗等工作。（5）学生的档案管理需要落实最严格的统计与审批制度，工作人员定期核对，每学年新生入学一月后对档案进行详细对比，及时发现解决问题。

三、大学生档案管理中存在的问题

（一）档案材料不齐全

随着网上招生等活动深入开展，学生电子档案产生，一些地区学生最为基本的纸质档案资料难以被有效收集，进而引发了多种问题。例如，学生在高中时期的成绩、政审表、入团申请、保送生、在校期间的奖惩情况等无法在第一时间收集，进一步增加了高校学生档案管理难度，也导致学校相关部门无法正确评估学生的综合素质情况［2]。

学生档案资料中详细记载了学生本人情况，但是很多信息的记录相对简单，无法真实反映出学生情况，包括档案经常缺少曾用名、父母亲属情况、声像特征等数据。例如在学生的医保档案管理中，若学生曾经更换过姓名且没有及时向相关人员反馈，可能会导致档案管理中无法顺利查找到该同学的信息，降低了档案管理工作效率。

（二）学生档案管理方法不规范

高校在学生档案管理中的不规范现象屡见不鲜，主要表现为：

（1）一些省市中学来不及将学生的档案寄往高校，而是由学生自行携带，这种行为本身就严重违反了规定。一些学生自带档案之后不及时上交，反而放在宿舍中；或者因为自己的好奇心理，将档案拆开，降低了档案管理的严肃性。

（2）高校每年招收的学生数量逐渐增加，在学生中不可避免的会出现同名同姓的问题，若忽视了这个问题，将会进一步降低档案管理水平，经常出现张冠李戴的问题［3]。

四、信息技术视角下大学生档案管理新路径分析

（一）发挥信息技术优势，全面推动档案管理工作的开展

前高校每年招收的大学生数量众多，对学校的档案管理能力提出更高要求，导致学校在医保等重要档案管理工作中承担更多负担。除此之外，每年学校都会因为各种原因而出现学生调整专业、退学等情况，这些都需要档案管理工作及时更新，工作程序复杂且繁琐。。所以为了能够避免问题发生，需要相关人员充分发挥信息技术优势，通过信息技术来推动档案管理工作的开展。基于当前经验，高校应该针对学生档案管理建立相应的网络档案库房，通过网络版的档案管理软件，完善档案管理路径。（1）随时更新学生的个人信息档案，正常情况下高校对更新学生的电子档案都有明确要求，普遍为几个月或者在期末做统一处理，而这种情况会导致档案管理的滞后性。所以为了避免此类问题发生，应该随时更新学生的资料，保证学生档案更新的频率至少为1次/月，结合学生的身体检查结果、医保上缴等重要数据进行更新，保证档案信息资料的时效性。（2）及时形成电子信息档案。为了能够避免大学生档案的滞后性发生，在档案管理中需要在第一时间形成学生的电子信息档案，在学生入学报道之后，应该立即激活学生的个人档案，不仅要将学生在高中时的档案详细登记在册，也开始更新学生的一些个人信息资料，包括入学时间、入学模拟考成绩等，确保档案能够真实反映大学生的基本情况。

（二）运用信息技术整理系统

针对大学生的各种资料都需要进行系统的整理，这样才能保证档案信息的权威性。（1）工作人员通过信息技术搭建学生档案的基本框架，并记录学生的基本信息。例如在医保信息管理期间，需要按照《医疗保险业务档案管理规定（试行）》等权威规定指导医保信息系统建设工作，按“年度—险种—业务环节”方法进行分类整理，并编制卷内目录、备考表，实时更新医保档案信息，在录入学生的资料时，直接在计算机上创设相应的文件下，并在文件夹下的案卷目录中根据问题做好分类。除此之外，在案卷目录还应该与学生的医保信息分目录相互对照，方便查找。（2）通过信息技术整理基础数据。在档案管理阶段，需要通过excel 表格记录每个学生的获奖情况，其中表格的项目越详细，就能更好地满足各类信息处理要求。例如在学生医保电子档案中，可以采用通过IC 卡识别身份，也可以通过指纹、二维码技术等方式识别，有效利用可信技术，加强医保档案管理工作，提供更加便利的服务。同时在医保档案管理中，需要根据学生填写的表格，及时录入关键信息，期间可借助各种设备转换医保信息字符，实现了档案关键中关键数据的编目、自动转化以及储存管理等关键工作。

除此之外，在信息技术应用阶段必须要关注信息安全问题，需要通过系统安全模块，对学生档案管理过程的各项操作进行监控，及时发现各种异常行为后能够监控学生档案管理行为，避免学生档案泄露、篡改等情况发生。

（三）依托大数据优化学生档案管理路径

目前高校学生数量越来越多，档案的基础数量越来越大，这也为学生档案管理增添难度。例如上文介绍的问题，高校学生中容易出现重名的问题，导致档案管理工作量增加。而为了避免上述问题发生，工作人员可以通过大数据技术来进一步完善档案管理路径。例如，本校中有三位名字叫“王平”的男生，在这三名学生的档案管理阶段，档案管理人员先将姓名作为第一个检索标准，再依次录入学生的院系、班级、学号，就能获得三名同学的档案，之后就可以对档案进行编辑。这只是大数据技术中一种相对简单的处理方法，在大学生档案管理中还可以直接针对特定群体进行档案处置，例如检索不同入校时间学生的档案、检索不同院系的学生档案等，都可以通过数据识别完成。而针对一些学生档案资料不完整的情况，也可以依靠大数据技术进行处理。例如，发现学生在“个人档案”中的姓名与身份证不同的情况，大数据技术能够快速检索学生资料，依靠自身的数据对比能力，在计算机上显示学生的身份证姓名与档案上的姓名，方便工作人员处理；或者通过大数据技术，对于学生档案中“家庭成员”中填写不完整的情况分别罗列出来，使工作人员能够逐一核对。

五、结语

在信息技术快速发展的情况下，学生档案管理进入了新的发展阶段，因此对于工作人员而言，应该充分了解传统档案管理的不足，并采用多种方法，发挥信息技术的优势，使信息技术能够成为提高档案管理的重要推动力，这样才能更好的满足未来档案管理需求，为学生、为学校服务。