文书档案管理的特点及创新途径分析

■季文洁

/上海市黄浦区教育人才服务中心

一、前言

文书档案是事业单位发展创新的重要依据，也是企业发展的记录。提升相关工作效率和质量不仅要从提高单位管理水平入手，还需要着手促进企业的现代化进程，将文书档案管理工作不断完善，最终达到促进企业持续创新发展的目的。

二、文书档案管理的特点

文书档案管理是事业单位运转时形成的信息资源，主要包括会议材料、工作计划等多种内容和形式。事业单位文书档案普遍具有较高的参考价值，对事业单位后续决策工作有重要帮助，其特点主要有以下几个方面：

(一)综合性

事业单位的文书档案内容丰富多样，综合性较强，资料中涵盖的内容不仅专业，且有党务材料、人力资源等，因此管理工作需要由事业单位内部构建相对独立的管理部门单独整理，且文书档案信息资料也要通过多个渠道获得[1]。

(二)职业化

事业单位文书档案通常偏向职业化，单位的日常运转经营产生的资料都需要进行统一管理。因此，文书档案是事业单位经营发展真实情况的具体体现，诸如单位长期发展计划、党建工作展开情况等，都与事业单位核心工作密切相关，具有较强职业性。

(三)保密性

事业单位的文书档案不可避免的会涉及到一些核心内容，不能公开展示，且内部文书档案主要作用于评价员工工作的参考，因此事业单位的文书档案保密性较高，管理工作展开时需要加以注意，严格保管。

(四)阶段性

事业单位运转分为多个时期，因此产生的文书档案阶段性较强。随时间发展，事业单位的文书档案内容越来越丰富，与单位各时期经营状况息息相关，为避免资料混乱，管理时应按照年份或阶段将文书档案按照顺序整理，保障资料的连续性。

三、文书档案管理存在的问题及创新途径

(一)规范性不足

目前，事业单位的文书档案管理工作仍旧较为随意，许多事业单位并未建立规范化的文书档案管理标准。直接体现主要是文书的目录设置合理性不足，信息化文书档案系统也不完善。产生此种情况主要是由于部分事业单位负责人对文书档案相关管理工作重视程度不足，仍旧采用传统的文书管理理念和方法开展相关工作。且文书档案的管理工作是分布式，档案信息的传输未形成准确理念支持相关工作，由此可见文书档案管理规范性不足不仅会延缓事业单位文书档案规范化管理，同时也会对事业单位整体管理工作的规范化造成不良影响。

为解决以上情况，事业单位决策人员和各部门员工需要提高对文书档案管理工作的重视程度，领导应从自身出发，树立强大的文书档案管理意识，自上而下的引导事业单位全体员工重视文书档案管理的相关工作。为提高相关工作的规范性，事业单位可以构建严格的管理制度，在单位内部进行宣传，同时将工作制度和规范细节用员工接受程度高的方式进行宣传，从根本上提升员工对相关工作的重视程度，主动配合文书档案管理人员开展工作。

以某事业单位为例，该单位领导通过开会的方式向员工渗透事业单位文书档案管理工作的重要性，表达自身对相关工作重视程度的同时潜移默化的对事业单位员工产生影响。同时，构建了较为完善的规范化文书档案管理制度，要求全体员工牢记并配合文书档案管理部门工作。为提升员工对规章制度的了解程度，该事业单位领导还将规章制度编辑成公众号要求员工熟记，切实提高了事业单位内部的文书档案管理规范度。

(二)档案管理与实际文档脱节

在事业单位的文书档案管理当中，管理工作与实际的档案连接不充分是普遍现象，具体体现为大部分事业单位缺乏专业的档案管理人员，由部分员工身兼数职开展工作，其自身对于文书档案管理的工作内容并不完全了解，导致管理工作质量得不到保障，事业单位的文书档案实际价值无法发挥[2]。

为改变上述情况，事业单位文书档案管理部门可以将相关工作的展开立足于纸张处理的基础上，通常情况下事业单位的文书管理与文书间的工作关系密切。因此，事业单位必须促进两者间的联系，提高文书工作效率的同时保障文书档案管理人员能够完全理解文件内容。相关工作展开时应注意，严格要求整个过程注重文书档案管理的实际要求，以及文书档案的材料收集与分类，同时规范记录。除此之外，文书档案管理人员还应在提交过程中，逐步加深自身对档案内容的理解，明确文书档案的处理范围，且为实现文件归档和文件标准，文书档案管理人员也要保证文书工作与文档管理完全衔接。

(三)档案检索质量不高

在事业单位的文书档案管理工作中，文件的检索质量关系到整个管理工作效率。当今计算机技术已经在事业单位普及，文书档案的检索方式逐渐发展为两种，一种为手动检索，另一种为计算机检索。但目前部分事业单位由于不擅长使用计算机检索，因此主要还是使用手动检索，导致文书档案的检索速度减慢，且计算机管理水平也始终得不到提升。

为切实保障文书档案检索质量和文书档案管理的创新，事业单位可以从以下方向着手：

一是详细梳理检查文书档案，在文件归档管理中全面掌握文书档案的方向和有效时间，并将相关信息记录，方便后续工作展开。

二是要注意重新整理组织文书档案，事业单位的文书档案量大且内容多有重复，为提高后续检索效率，在文书档案归档前，管理人员应先筛查内容，将重复内容进行简化，同时将相同类型的文书档案统一管理。

三是要将文书档案管理工作细分，事业单位为保障文书档案标准化，必须严格规定其规范性，管理人员在归档时应注意保障文书档案的完整性、规范性以及连续性，提高后续检索工作的效率。

(四)信息化管理模式运用不足

由于决策人员的不重视，目前大部分事业单位的文书档案管理模式存在缺陷，主要表现为档案管理人员本身并不理解该工作的价值和重要性。且文书档案主要是为事业单位内部员工服务，因此使用传统的管理模式难以满足单位内部员工的实际需求，手工管理模式的质量难以把控，一旦质量下降，容易对文书档案的对外价值产生影响。

为保障管理模式的有效运用，事业单位文书档案管理工作应注意信息创新建设。随着计算机技术的迅速发展普及，事业单位有必要加强文书档案管理的信息化建设程度。可以在实际工作中利用大数据、计算机技术等对文书档案管理工作进行优化、存储、检索等工作进行优化。当下事业单位的文书档案存储方式逐渐由纸质文档转化为电子文档，因此为与文档资料的存储方式一致，管理也应提高计算机技术的应用，充分利用网络技术和检索技术帮助文书档案管理人员提高工作效率，同时质量也能够得到保障。且事业单位信息化文书档案管理模式的应用，能够促使文书档案的保存更加稳定，对管理储存条件的限制也大幅减少。

(五)档案管理人员素质仍需提升

目前，部分事业单位的文书档案管理部门没有单独设立，采用的管理方式主要是将文书档案分配给各部门独立管理，或指派员工兼任。但事业单位的文书管理工作复杂性和专业性高，非专业的工作人员兼任很难集中精力工作，且兼任员工一般不具备专业知识，因此事业单位的文书管理工作创新困难，相关的工作质量和效率提升也会受到严重阻碍。

为帮助事业单位文书档案管理工作创新发展，事业单位应注意帮助管理人员提升工作能力。由于文书档案管理工作最终是由管理人员落实，因此创新的重担也落在管理人员身上。

以某事业单位为例，该单位根据不同阶段和类型的文书档案管理要求有针对性的加强对管理人员能力的培训，主要内容包括，专业素养、职业道德、计算机应用等。该事业单位每季度组织全体文书档案管理人员参与一次培训，从多元化、多角度对相关工作展开分析，重点强调管理人员的信息素质，培养方向以计算机应用为主要内容，同时以加强文书档案管理人员的服务意识为辅助，在培训结束后及时开展每期一次的能力考核，提供公正的晋升机会，促进管理人员提高工作积极性。该事业单位的做法有效帮助文书档案管理人员树立了创新意识，真正为事业单位培养综合型文书档案管理人员起到了保障作用，切实达到了促进相关工作创新的目的[3]。

四、结语

综上所述，事业单位的文书档案管理工作时单位管理和发展体系中不可或缺的一部分，想使相关工作得到创新发展，需要从多个方面入手，多管齐下的开展工作，最终促使事业单位得到更好发展。