企业档案数字化建设研究

赵凯卉　吴宏方

[摘 要]企业间的竞争随经济发展愈发激烈，对开展企业档案数字化管理提出了更高的要求。档案管理需要从传统的人工纸质档案管理，逐步向着数字化档案管理，实现档案存储时间更长，并且让企业的档案在企业的生产以及管理方面发挥作用的目标。文章就分析如何在当下的企业中开展档案的数字化建设和管理，提高企业数字化管理的整体质量。

[关键词]企业;档案数字化;数字化建设

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.30.196

1 引言

所谓企业档案数字化建设，主要是指企业在开展档案管理过程中，运用计算机技术、扫描技术以及数据库技术，将传统的纸质档案信息逐步转化为数字信息，进而实现对档案的高效管理，提高档案的管理质量。企业档案数字化将从以下三方面进行探讨。

2 加大档案建设资金的投入量

目前为止，部分企业在开展档案建设过程中其资金投入量相对不足，档案部门的管理人员，在进行数字化建设时面临较多问题。尤其是，缺乏大量的资金支持就难以使用先进的硬件设备进行配置，更无法解决在档案数字化管理过程中所遇到的问题。企业需要对所有的资源进行优化，在档案部门对硬件设施进行配置时，企业应始终以企业的发展为准，并且对档案部门所需要的全部设备，包括扫描仪、计算机等设备进行定期的升级、优化与维护，提高档案设备的整体使用质量，并且在档案管理过程中，实现资源共享，确保其管理效果能逐步提升。另外，网络技术由于其稳定性较差，不同的企业在进行数字化档案管理的过程中，出现了遭受到病毒或者不法分子入侵等一些问题。轻则导致企业内的系统出现崩溃，而严重的情况下，则会出现企业内的档案资料直接丢失，需要企业专门设置数字档案的技术部门，对所有的系统进行管理。需要对企业在开展数字系统档案管理时，进行设置、优化系统参数。扫描数字而言有着十分重要的影响，需要对高扫描分辨率的设备进行全新的构建，确保在扫描过程中其扫描的质量以及图像的清晰度，提高扫描的整体效果。在分析扫描效果时，还需要考虑到不同的档案其重要程度，进而进行扫描，而针对需要高清晰度的图片或者是档案时，则可以根据企业当下的情况去优化扫描仪。

3 构建标准化的档案数字化管理制度

随着科学技术的飞速发展，在当前我国处于现代化信息建设时代，网络技术的支持也让档案数字管理系统本身具有资源共享性。在系统管理的过程中，其包括了多个不同的实体档案，系统管理需要将这些独立的档案信息进行分析。为此，要求所有的硬件设施具有相对较强的兼容性，确保档案在实际管理的效果得到提高。而想要档案管理的整体质量能够做到规范性，需要制定统一的数字管理制度，针对数字描述全文数据库、著录、标引等一系列内容，设定相应的标准，确保档案在管理过程中其管理的规范性。由于档案信息本身是一个相对于较为庞大的系统资源，在进行档案数字化管理时，应做到有选择性的数字化管理，也就是说，针对该企业一些重要的档案应首先进行数字化管理，确保所有重要的档案归纳管理质量较好，工作人员能够随时随地地调取档案，并且根据档案中所蕴含的内容帮助企业发展。对所有重要的档案进行数字化管理，其目的就是真正的提高企业在档案管理时的整体效果。要求在进行数字化档案管理时，首先对档案的内容进行分析，对档案的重要性进行分析。确保所有档案在之前的存储时字迹清晰，能够将这些内容进行数字化处理。如果档案原件本身存在一系列的问题，比如说字迹相对模糊、无法准确地认清该档案所表述的内容或者是档案本身的顺序排列相对于杂乱无章，则需要对档案进行修复以及复原，确保档案内的所有内容能够准确地记录，才可以将其逐步转化为数字化的档案。要求所有的数字化档案在扫描之前都是清晰可见，并且有序排列的。扫描过程中也要保证每一个档案的字迹清晰、完成，扫描后需要尽快地恢复档案的原貌。在管理的过程中需要将具体的职责落到每一个档案管理部门，使其管理相互照应，提高管理的整体效果。

4 加强档案数字化的加工处理

在开展数字化档案加工处理时，应考虑到如何对档案的纸质版本进行处理。档案的纸质版本如果处理不当，就难以构建出良好的数字化档案管理。对数字化档案管理进行处理时，从理论上来讲，想要在当前企业中实现全部的数字化档案建设，纸质化档案向数字化档案处理的过程中，所需要消耗的时间较长。这一加工处理方式不仅要消耗大量的时间，也会出现一些重复信息，针对不必要的档案信息并不需要对其进行全部的数字化处理。在进行数字化处理之前，应分析哪些档案是重要的，哪些档案是不重要的，只有纸质档案与我国或者与企业的相关要求相符，才可以对其进行加工处理，而不需要对其进行加工处理的档案，则可以一直以纸质档案的形式进行存档，并不需要将所有的档案全部都做到数字化处理。在以往企业开展数字化档案处理过程中，所需要涉及的工作环节较多，不仅需要对档案进行简要的梳理、管理、存储、备份、扫描等，还需要对档案进行编目，这些工作环节在一定程度上直接加大了在开展档案管理时的难度。为此，在加工和处理档案的过程中要建立健全相关的制度，并且始终配备高素养的档案管理人员。随着信息化进程的不断加快，在开展数字化进程管理的过程中，需要对全部档案管理人员的工作素养进行提升。作为档案管理人员不仅要掌握传统的档案管理方式，还需要能够熟练地应用当前的档案管理方法，充分地发挥出专业设备所具有的独特价值。

企业可以通过在社会中招聘更多优秀的档案管理人才，或者是对企业内已经在工作的工作人员进行培训，从两个不同的方面来提高企业内档案管理人员的综合素养。作为企业的管理者，应根据企业现行的实际状况去提高企业对数字化档案管理人员的招聘门槛，可以通过各式各样不同的途径对人才进行筛选，比如说优先选择本身具有数字化档案管理经验的工作人员，或者是数字化档案管理专业院校毕业的人才，以及通过考试来考验应聘来的工作人员，判断其自身的专业素养如何，使这些专业人才能在更短的时间内适应企业、满足企业对该岗位的实际需求。在上岗之前应对所有的工作人员进行专业素养的考核，让工作人员了解到本岗位的实际需求，了解工作人员的专业素养以及优势，按照优势进行工作分配，能提高工作质量以及工作效率。除此之外，还需要对档案管理人员进行合理的培训，帮助企业增加更多具有高素养、高科技的复合型人才储备。在培训的过程中需要对檔案管理人员的信息收集能力、信息处理能力进行培养，还需要培养档案管理人员的数字技术以及计算机通信等一系列技术。与此同时，企业还可以设定考核制度，定期对所有档案管理人员进行考核，针对考核质量优秀的工作人员给予一定的奖励，而针对考核能力较差的工作人员则需要给予一定的批评，促使档案管理人员明确专业素养的重要性。完善的档案管理制度可以帮助企业在做出决策时找到坚实的数据基础，促进企业长期且稳定发展。在开展数字化档案管理过程中，应认知到企业当下的档案管理质量，向着数字化管理方式进行改变，做到统筹规划、均衡发展，实现资源共享、突出重点，充分地对工作人员进行管理，才可以提高数字化技术的培训质量，培训更多具有数字化档案管理专业型的人才。

5 结论

综上所述，当下我国在经济发展的过程中，需要不断去提高企业档案管理的整体质量，并且充分发挥出数字化档案管理信息相比于传统档案管理的优势，提高企业在调出档案或者是录入档案时的速度，让企业的工作质量得到提升。

参考文献：

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