原材料采购与付款内部控制设计探究

摘 要：内部控制对于企业的原材料采购与付款活动而言具有极为重要的意义。一方面，内部控制的实行可以有效监管企业原材料采购工作，促使其付款流程更为规范化。另一方面，内部控制对编制财务报告具有不可或缺的效用，完善的内部控制机制有助于为财务报告的有效性提供有力保障。基于此，企业实行内部控制不仅仅是为了自身合法合规运行，更是为了保障原材料采购与付款活动有效开展。但是随着经济以及科学技术的先进化发展，现代企业的发展规模也逐渐扩大，其内部组织结构内容也更为多样化，进而会造成企业内部控制存在很大空间，极易引发各项运营风险。

关键词：原材料;采购与付款;内部控制

一、 引言

现代企业只有落实采购和付款流程的内部控制工作，才能有效防止出现一些行为失误以及舞弊现象，并且在达到企业运营生产要求的同时，最大化的降低采购成本，从而有助于提升企业的实际效益。但是就当前企业采购与付款的内部控制现状而言，依旧存在很多不足之处，则需要企业根据自身的发展情况及特征，对现行采购与付款内部控制机制进行优化，从而进一步提升企业的市场竞争力。

二、 原材料采购与付款内部控制概述

现代企业的原材料采购与付款活动主要包含原材料、产品、劳务以及固定资产等内容，所涉及的业务活动主要包括请购产品、填写订购单、检查产品、入库以及填写付款收据、编制会计记录等。然而企业原材料与付款活动的内部控制对其具体流程、交易授权手段等做出明确要求，同时明确了各部门及工作人员的具体职责和权限，从而为原材料采购与付款活动的有序进行提供有力保障。基于此，随着《内部控制基本规范》《应用指引——采购业务》文件的推行，根据企业自身的发展特征，进一步对控制目标、风险环节制订了相应有效的管控措施。

三、 原材料采购与付款内部控制的现状分析

随着现代经济的迅速发展，当前多数企业在拓展市场范围、提升经济效益的同时因为缺乏完善机制、职位分工不明确、授权机制缺乏完善性的问题，导致企业内部控制的问题极为显著，特别是关于采购和付款内部控制机制存在的缺陷，对企业高速发展产生了阻碍，就相关调研显示，我国企业原采购与付款内部控制存在的问题主要具有以下几点。

（一）缺乏健全的制度

从系统性层面而言，内部控制作为系统，内部各要素之间是相互联系、相互影响的关系，一旦其中任何一项因素出现断裂，都会影响整体目标的实现。例如关于某股份制企业原材料采购与付款活动内部控制机制的建设工作，主要侧重于控制活动运行层面，虽然为此建立了相应的程序和政策，但是对于企业内部控制其他因素的建设工作，特别是风险管控工作，不仅缺乏应用的重视性，而且其相应机制建设工作落实不到位，从而对企业实现整体内部控制目标造成不利影响。此外，由于原材料采购与付款活动内部控制所涉及机制内容较多，且大都呈现分散形式，缺乏统一性，还有部分机制缺乏具体明确的目标，存在死角，整体协调性难度增加，对机制的实行效果产生阻力。

（二）职位分工不明确

对于部分现代企业而言，存在价格询问和确定供应商、购置等一系列流程都由同一部门甚至工作人员办理。关键点未实行职位职责分工机制，或者机制“形式化”、操作性较低，还有询价过程中表单填写工作也仅是表面化，有一人办理，并未设立制约机制。

（三）授权机制缺乏完善性

交易授权主要是企业开展各项业务活动都需要相应负责人在明确权限范围内授权，而采购流程极易出现越权审批现象，关键的物资购置部门并未实行集体决策以及审批工作，其招标以及投标环节缺乏规范性，甚至原材料采购与付款活动多由未授权的部门及工作人员办理。

四、 原材料采购与付款内部设计的优化措施

（一）建立完善的内部控制体系

关于现代企业内部控制体系的构建，主要可以从以下两个方面着手。

第一，企业原材料采购与付款的过程中需要引进相互制衡、牵制机制，以及设立以防为主的监管体系。此外，企业需要设置合理的职位责任机制，进一步明确企业各部门的职位及相应权限。保障进行原材料采购与付款活动工作的职位谨遵不相容职位相互分离原则，同时不断完善企业先行的会计控制程序，才能及时改善和优化原材料采购环节当中存在的缺陷问题，有效防止采购风险的发生概率。

第二，建立事后核查及监管机制，主要针对原材料采购与付款活动开展过程中的各职位以及业务内容，通过定期和不定期两种方式进行核查，此外，企业利用实质性和符合性两种测试手段对原材料与付款内部控制机制的使用效果进行核查，从而确保各项内容都能落到实处。通过对内部控制制度执行效果进行深入分析，并且引进到企业管理工作当中，将监管和管理的具体情况及时反馈到相应管理人员中。

（二）明确职位分工

企业需要设置原材料采购与付款活动职位责任机制，进一步明确相关部门及具体职位的权限、责任。而审批工作的权限设立主要根据活动的重要程度、具体金额数值以及管理层的内容逐层进行，管理人员需要在自身权限范围行使职责、且承担相应责任，而具体实行工作人员也需要谨遵不相容职位相互分离原则履行职责。

（三）完善授权机制

想要进一步完善授权机制，企业首先需要强化监管制度。关于企业生产授权工作，其相应生产部门主要应当按照生产装置情况、客户订单量以及预测和存货要求进行判断;针对资本支出和租赁合同需要进行特别授权，规定只能由规定人员开展相关请购工作;而在签订合同过程中必须经过相关授权人员审批;采购款项的支付工作需要通过授权人员的审批;关键的采购内容，相应部门需要实行集体决策和审批工作，进一步规范企业的招标投标活动。

（四）强化原材料采购与付款信息沟通

第一，需要进一步健全企业内外部信息沟通制度。企业原材料采购与付款部门首先需要不断完善企业内外部信息沟通制度，同时，为了有效实现既定战略发展目标，尤其需要完善企业和下级子公司以及各股份企业与外部的原材料采购与付款的信息沟通制度，强化信息传递效率。

第二，关于企业和子公司之间的沟通。企业主要可以通过组建相关内容的座谈会，其参与人员主要是原材料采购与付款内容有关的部门以及企业管理层，从而有利于提升原材料采购与付款业务流程各部门之间的协调性。面对这样的情况下，企业在开展原材料采购与付款活动过程中，有助于及时识别潜在问题，并进行改善，从而保障相关信息在各部门之间的传递效率。

第三，需要注重外部原材料采购与付款业务相关信息的收集工作。企业需要注重该活动信息的收集工作，例如市场价格、化工原材料市场的变化趋势、化工原材料供应商的实际情况、相关政策及法律法规内容的变动情况等，并且针对原材料采购与付款业务的主要信息制订出相应市场的供求趋势，利用相关的政策法律法规内容对企业内部原材料采购与付款业务活动做出相应调整和完善。

第四，推动信息化系统建设工作。结合企业内部相关的理论内容，推动信息化建设工作，信息化建设作为原材料采购与付款业务活动进行的基础内容，也是其管控主体，因而信息对于该项活动具有不可或缺的效用。基于此，相应部门首先通过构建有效的信息系统，有利于提升原材料采购与付款内部控制实行的有效性，只有提升其信息系统的顺畅性，才能提升其相关信息的反馈传递效率，同时，能够更为及时地向企业提供有力资源，促使原材料采购与付款内部控制效用得到充分性发挥。

五、 结语

综上所述，企业原材料采购与付款的内部控制是实现企业成本及风险概率最大化降低的管理手段，更是企业实行内部控制工作中最为重要的环节之一。为此，可以说企业需要提升对原材料采购与付款内部控制的重视程度，对现行手段及模式進行改善和优化，从而不仅有利于提升企业采购效果，实现各项资源最优化配置，而且有助于提升企业的实际效益及市场竞争力。

参考文献：

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作者简介：曹叶丛，河北新晶焦化有限责任公司。