自学考试档案毕业审核信息化探析

文·宋文春

（作者单位：青岛市招生考试院）

高等教育自学考试（以下简称自学考试），是对自学者进行以学历考试为主的高等教育国家考试，是个人自学、社会助学和国家考试相结合的高等教育形式。自学考试档案包含考生的自然信息、照片信息、考试信息、奖惩记录、转考、免考、实践环节考核、毕业论文信息、毕业信息等。档案毕业审核是判断考生是否符合毕业条件的最后一步，也是最关键的一步，推动档案毕业审核的信息化研究工作，寻根溯源，可增强自学考试档案信息化程度，提升自学考试档案信息利用水平，保障自学考试档案信息使用安全，确保自学考试档案毕业审核的权威性，改善招考部门的服务水平，推动教育公平协调发展。

一、自学考试档案毕业审核的现状和问题

（一）自学考试基本情况

青岛市自学考试自1984年开考以来，共有2448144名考生参加考试，共办理毕业68135人。从最早1984年8845名考生，到1999年132499名考生达到人数顶峰，虽然2015年降至35067名，近几年随着考试人数逐步回升，毕业人数也逐步回升。

（二）自学考试档案毕业审核流程

表1 档案毕业审核流程

由上图可以看出，考生毕业审核最理想的情况也需要“跑两趟”，第一趟领表盖章、第二趟交表照相，一般需要2天的时间，如果出现材料不齐全或填表不规范的情况，还需要多次到市级招考院修正。

从近3年毕业申报材料审核情况来看，毕业档案审核材料一次通过率不到60%，近一半的考生至少要返工一次，主要问题有2种：

1.《毕业生登记表》填写不规范。《毕业生登记表》是自学考试考生唯一的人事档案，随着各用人单位对人事档案准确性要求的提高，要求《毕业生登记表》中不能存在任何修改，任何一点微小的错误，考生都要重新领表填表、用人单位重新盖章、重新交表。由于考生不熟悉填表方法，错误率居高不下，近几次毕业申报《毕业生登记表》修改率都超过了30%。

2.毕业材料不齐全，由于考生不熟悉开考计划特别是新旧计划的对顶关系，造成漏考课程或漏交材料的情况。多次修改，给考生、特别是外地考生带来了极大的不便。

二、自学考试档案毕业审核问题的原因分析

（一）自学考试成绩信息没有实现完全信息化

自学考试是一种开放式的高等教育模式，学习方式灵活，不受时间地点的限制，同时自考的准入门槛低，如学历、年龄、时间、户籍等没有限制，相对于其他提高学历的形式，只要愿意学习知识，有提高自己学历的需求，就可以参加自考。这就造成自学考试考生的考试周期长、时间跨度大的特点，且山东省规定考生的合格成绩永久有效，自1984年开考以来，我市考生的合格成绩共有1280628条，这些成绩都是考生毕业审核的依据。据统计，青岛市未信息化的纸质成绩信息共 757659份，占全部成绩的59%，造成考生在网站仅能查询到自己的部分成绩，甚至有的“老考生”，无法从网站上查到自己成绩，不清楚自己还需要再考哪些课程才能达到毕业要求，只能到市招考院档案室查阅纸质试卷才能确定。从近几年毕业申报来看，考试时间跨度最大的有20年，虽然考试时间越早，考试成绩的使用率就越低，但近两次毕业申报纸质试卷涉及的份数和人数均有较大提升，1999年到2002年是考生报考的“大年”，当年报考人数均超过了10万人，结合近期考生咨询的情况，相信会有越来越多的考生“重操旧业”，继续完成自己的学业。 虽然纸质试卷使用涉及的考生数不超过申报人数的3%，但对于这部分考生来说就是100%，他们只能到市招考院进行查询落实，增加了考生的负担，也造成《毕业生登记表》电子化信息不完整。

（二）开考计划变更频繁

自1984年自学考试开考以来，随着社会需求的变化和考试自身发展的需要，经历了多次专业合并和开考计划变更。

1.专业合并

例如经济管理干部专修科（专科）和工业企业管理（专科）两个专业取消后，都合并到了工商企业管理（专科），三个专业的合格课程都可以申报工商企业管理（专科）毕业，该专业共生成了36条对顶关系。

2.证书课程转为自考课程

近年物流管理（本科）、销售管理（本科）、采购与供应管理（本科）等证书课程纷纷转为自学考试统考课程，产生大量的课程变更。以物流管理（本科）为例，7门证书课程，转入自学考试后，全部变更了课程名称。

计划的多次变更，复杂的对顶关系，我们的专职工作人员都需要查找资料才能准确判断，更不用说考生了，特别是“老考生”，往往是一头雾水，容易造成错考和漏考。

3.新旧课程代码不一致

2003年前部分课程代码与现行的国标代码不一致，无法进行归档统一。

（三）必须手工填写的《毕业生登记表》

自学考试的《毕业生登记表》是由省考试院印制的固定样式、要求考生必须本人手工填写，这是造成毕业申报至少跑两趟的根本原因，一是《毕业生登记表》是由省考试院印刷后下发的，考生无法自行打印，只能到区市招考机构领取，二是手工填写极易出错，任何微小的修改导致的结果就是——重新领表——重新盖章——重新填写。

（四）对顶课程的证书无法在线查验

自学考试除了统考课程外，采用“证书对顶”的方式也可以免考课程。“证书对顶”的方式免考课程需提交各类证书的原件，由审验人员现场审核，并将证书原件随申报材料一同上交省考试院，看不到证书原件，无法判断是否能够免考课程。

三、实现自学考试档案毕业审核信息化的对策与建议

（一）强化支撑条件，实现自学考试档案的数字化

一个强大的系统必须要有同样强有力的基础支撑，41%的成绩信息化率不足以满足毕业审核信息化的要求，必须要下大决心、大力气、大投入完成纸质成绩的电子归档，与现有电子数据统一格式、统一要求、彻底解决历史遗留问题。完成2010年前笔试成绩、2011年前技能成绩、2016年前外省转入成绩、2019年前省内转入成绩的数字化，建立自学考试成绩库，在网站上真正实现“历史成绩查询”；完成2000年、2004年、2008年、2015年4本计划书新旧计划对顶关系的梳理，建立新旧课程的对顶关系库；完成2003年前部分旧课程重建课程代码工作，与新计划课程建立对顶关系，从而使“老旧”的成绩信息，在信息化的舞台上“得以重生”，建立完整的课程代码库；实现省内、省内成绩转入转出信息的电子登记，补足了基础信息电子化的最后一块短板，为档案信息应用打下良好基础。

（二）深度加工，提升档案信息的可用性

仅仅完成基础档案的数字化，还不能满足信息化的需要，因为未达到“资源化”，如何提升档案信息的利用水平、开发水平、深度挖掘档案信息价值是我们应面对的问题。

建立毕业预判系统。即使完成了开考计划对顶关系的数字化，但由于专业性太强，考生看不懂，用不好。将复杂的对顶关系融入毕业预判系统，不让考生面对复杂的对顶关系，只需提取自己的合格成绩，系统自动判断出是否符合毕业条件或还需完成哪些课程。

实现照片在线审核比对功能。相片信息是考生很重要的档案信息之一，毕业审核共使用身份证照片、准考证照片、毕业申报照片三种照片，人工审核，费时费力易出错，与专业的照片审核公司合作，实现三种照片的在线比对，从技术上确保照片信息的一致性，也为将来全部在线办理、考生“零跑腿”提供了技术保障。

（三）优化流程，实现《毕业生登记表》电子化

《毕业生登记表》电子化是实现毕业审核信息化的关键，首先要实现数据准确，优化毕业审核流程，在线审核免考信息，要求考生在线上传免考材料电子照片，并填写考试时间、考试科目、考试成绩三要素信息，由工作人员进行在线审核，采取审核前置的方式，解决免考课程的不确定性，从而形成完整准确的毕业信息库。其次要实现样式可操作，争取省领导支持，重新设计《毕业生登记表》版式。将原来8K幅面反正面打印的《毕业生登记表》重新设计修改为A4幅面反正面打印的样式，以方便考生下载打印。

（四）信息共享，实现“一站式”服务

目前我市对自考工作的宣传主要通过网站和微信，发布最新的政策文件，具有较强的时效性，但没有根据自考的特点进行分类整理，不方便考生查找解决问题，建立自学考试“一站式”服务平台，使自考考生从报名到毕业办理各个环节中可能遇到的问题，在平台中都能找到解决的办法和途径，并为考生提供个性化的服务。通过平台可实现以下功能：一是建立考生个人页面，提供个性化的服务；二是分类整理自考政策，把自考报名、考试、毕业申报、学位申请、实践技能、教材购买等各环节的政策规定分类整理，方便考生查询；三是建立考生助学服务平台，宣传介绍优秀考生的学习经验，特别是专科在校期间完成本科课程，并通过研究生考试的先进事例、鼓舞斗志和明确方向；四是建立考生交流平台，通过征文的形式，发布自考生的学习经历和心路历程；通过定期发放问卷调查的形式，来了解自考生对自考工作的要求和建议，以此推动自考助学机构的规范发展。

自学考试档案是用来服务社会、服务考生的，我们应以自学考试服务平台为契机，建立科学的、可操作的、可实践的、适应性强的、可推广的、以服务考生为目标的的“一站式”服务平台，增强我市自学考试档案信息化程度，提升自学考试档案信息利用水平，保障自学考试档案信息使用安全，确保自学考试档案毕业审核办理的权威性，在提高自学考试档案管理效率的同时，提供优质信息服务，促使自学考试档案价值充分发挥。