校友信息管理系统设计研究

马骁 汪迪 牟乾

摘要：校友管理与服务是高校工作的组成部分，校友信息管理系统是校友工作的重要手段。本文阐述了建设校友信息管理系统的意义，分析了当前高校校友工作的现状，在需求分析的基础上，对校友信息管理系统进行整体设计。

关键词：校友管理信息系统;需求分析;设计

近年来，校友与高校的发展建设紧密联系在一起。校友信息管理系统的应用，使校方、校友、在校生三者间的交互联系与沟通变得更加顺畅、便捷和高效。随着高校校友工作的快速发展和社会各领域信息化应用的普及，特别是在建设数字化校园的整体规划中，构建校友信息管理系统，提供实时快捷的校友信息获取、管理和服务，进而方便与校友之间的联络，有效开发校友资源，开展全方位的合作，已成为高校校友工作的一项重大课题。

一、建设校友信息管理系统的意义

校友信息管理系统不仅有利于进一步开发校友资源、凝聚校友力量、创新管理教育和人才培养机制、增强学生创新实践能力，还对学校培养高层次、复合型、国际化的管理人才具有积极的现实意义。

首先，借助校友信息管理服务系统，可以将学校的毕业生紧密联系在一起，通过系统，全面及时了解母校发展现状，提高校友们的归属感和自豪感，促进我校学校友事业的发展。其次，通过系统增进校友之间的交流，使校友更好的认知其他校友所从事的领域现状，了解其他企业的服务内容及特长，促进自身的多元化发展，增加校友及其所在企业间的合作机会，并为今后进一步合作找准切入点提供重要信息和依据，将校友间联盟、搭建更加完善的综合性校友平台变为现实。第三，通过校友的努力和资源，为在校大学生提供更多的就业渠道，并为母校发展建设提供多元化的帮助和支持，實现管理系统、校友发展、母校建设相互促进的良性循环。同时，通过系统功能宣传母校的发展情况及校友活动与成就等，促进海内外校友积极参与母校建设与发展，为学校的建设与发展提供更广阔的平台。

二、当前高校校友管理工作存在的问题

需要注意的是，目前很多学校对校友信息系统的建设并不重视，考虑到信息安全的因素，很多毕业生档案信息存储仍是采取独立存储的方式，有些甚至仍停留在纸质文档存储的阶段，还有一部分校友信息录入工作正处于半手工状态。而各地的校友会分会建设，也是独立电脑存储校友信息，基本上是以word文档、excel表格形式存储，信息根据个人需要而制定，没有统一标准，这就造成我们联络校友的同时会出现部分信息统计空缺的问题，如果是规模大的高校，毕业生信息的统计、校友信息的联络，会造成工作量的急剧增加，给我们日常工作带来不便。因此，建立一个功能全面、可以联络感情，增进友谊、加强校友间、校友和母校间的联系和沟通的系统，是目前高校校友工作的重要任务。

三、校友信息管理系统的设计

1、系统设计需求

系统需满足学校校友网站相关建设、完成各自维护的资源管理和内部业务，包括校友信息管理业务、新闻信息发布业务、组织校友活动报名业务、校友捐赠业务、人员管理、权限分配等，保证各权限部门之间严格禁止数据泄露及用户分级访问权限控制。

2、系统架构设计

校友信息管理系统的总体架构设计主要分表现层、逻辑层、数据层和基础设施层。这种架构确保了责任的明确划分，使系统更加易于维护和扩展。

表现层位于最外层（最上层），离用户最近。用户通过显示屏可以直接浏览到校友信息数据，界面为交互式操作。

系统的逻辑层处于表现层和数据层之间，通过数据层的数据操作对象访问业务数据，向表现提供数据支撑。

数据层是系统的基础，是数据交换的平台，数据在这里备份并通过各个平台来进行汇总，导入相应的数据库，通过对数据的抽取、转换和加载，为应用层提供数据支持。数据层主要解决我们频繁的数据传输，平衡服务器间的工作负载。[3]国际关系学院校友信息管理系统所用数据均存放于该层，主要有校友信息数据库、校友组织信息数据库、校友捐赠据库等，以保证系统可持续、稳定运行。系统体系架构图如图1 所示。

3、系统功能结构

校友信息管理系统由六大子系统组成，包括校友信息管理子系统、校友通讯管理子系统、统计分析子系统、新闻信息管理子系统、校友捐赠管理子系统、审批管理子系统。

校友信息管理子系统具备校友信息查询、校友信息修改、新增校友信息、校友信息维护和数据导入导出等功能。对于校友基本信息的日常管理和使用涉及校友本人、其他校友及后台数据维护人员。

校友通讯管理子系统具备邮件信息发送、发送核对邮件、邮件信息维护及打印邮件功能。

统计分析子系统实现了年度入学人数统计、校友地区人数统计、校友学历人数统计、年度毕业人数统计、校友专业人数统计等功能。系统的统计分析功能主要为实现校友基础数据的分类统计和数据分析。

新闻信息管理子系统主要是对有关校友活动和校友新闻的展示模块，该子系统实现新闻发布、新闻维护、新闻查询以及热门活动等功能。

校友捐赠管理子系统主要是对校友对学校的捐赠情况进行记录和展示。该子系统实现了捐赠信息录入、捐赠信息查询和捐赠信息的维护等功能。

校友审批子系统实现了对新闻内容、捐赠信息和重要邮件的审批功能，以确保系统所发布信息的安全性和合理性。

四、结语

高校校友信息管理系统的建设已经成为衡量一个高校建设水平的重要指标。校友发展情况和总体水平，以及校友在获得成就的同时是否能回报母校，与该高校培养学生的能力成正比。从长期发展来看，需要逐步提高对高校信息管理系统的建设。尤其是校友信息管理系统的设计要更全面、功能更人性化。信息化服务的诞生和发展已逐渐成为当今社会信息服务的新的形态，让信息化服务与高校及校友之间建立关系，搭建一个可以为之提供便捷服务的平台，利用信息化服务，为学校校友工作的宣传提供最有力的支持。

参考文献：

[1]   周家骎，龚兰兰，冯杰，周谊成，李嘉伟.基于微信小程序的校友会系统的设计与实现[J].工业控制计算机，2019（11）：128-129.

[2]   葛小杰.高等院校校友工作信息化建设微探[J].现代信息科技，2019（5）：117-118.

[3]   程文婷.信息化时代高校校友资源的开发运用研究[J].科技创业月刊，2017（7）：83-85.

[4]   马波.对高校校友会工作在网络时代下的工作模式及管理系统的探讨[J].科技风，2016（9）：27.

[5]   陈毕晟.高校校友管理信息化探论[J].浙江理工大学学报，2012（3）：461-464.

[6]   董加强.校友信息采集与管理系统的设计与实现[J].信息系统工程，2010（6）：33.