大数据背景下电子信息档案管理创新研究

陆霁虹

摘要：檔案管理对企业发展的影响非常大，基于大数据背景，企业档案管理实现电子化，必须高效存储和管理电子化档案，然而多数电子信息档案管理还存在问题，整体管理效率及质量不高，未充分发挥出信息化管理平台的作用，从而影响档案管理效益。此次研究主要是探讨分析电子信息档案在大数据背景下的创新化管理，希望能够对相关人员起到参考性价值。

关键词：大数据背景;电子信息档案;管理创新

通过分析当前发展能够看出，随着大数据时代的到来，对电子信息档案管理的优化影响非常大，能够各行业领域稳步发展，还能够全面提升电子信息档案的管理水平。同时可以为企业提供制度保障，弥补传统电子信息档案管理存在的问题。因此，企业应当转变传统的管理理念，按照时代发展要求，对电子信息档案管理进行优化创新，推广应用先进的管理理念和方法。

1、基于大数据背景的电子信息档案管理创新优势

第一，为企业提供信息安全保障。信息档案中涉及到较多企业的重要核心信息，因此多数信息的具备法律效力，不管是信息档案的丢失或者损毁，都会影响企业的健康稳定发展。通过优化电子信息档案管理模式，能够提升文件资料内容查阅的便捷性，还能够落实各项保护措施，防止档案资料查阅期间出现损坏和泄漏问题，全面维护档案资料的保密性。

第二，维护行业健康发展，提供基础保障。通过优化电子信息档案管理工作，有助于提升档案管理效率与质量，还能够减轻工作负担，从根本上促进电子信息档案管理的现代化发展。此外，提升电子信息档案的信息化水平，能够及时补充档案文件的缺失问题，便捷性非常强。应用此种管理模式，还能够借助于计算机系统制定统一化标准，优化智能化管理内容，为电子信息档案管理提出较多规范，为标准化管理奠定良好基础。

第三，维护社会稳定发展。通过分析发展现状可知，多数信息都是采用电子化方式存储到信息系统内，该类信息不仅密切关联于公民的生活与工作，也关系到公民的隐私。当客户档案信息被泄露部分人员还会通过信息谋划犯罪活动，从而影响社会的稳定和谐发展。所以，为了确保公民信息安全，社会稳定发展，必须优化创新电子信息档案管理，同时做好深入研究与分析。

2、企业电子信息档案管理的现状与问题

2.1  档案管理设施与技术落后

对于企业发展来说，建设档案管理团队时，缺乏专业的档案管理人员，现有人员的管理技术落后，没有熟练掌握计算机操作技术和网络技术。企业在开展档案信息化管理工作时，必须加大计算机系统的技术支持。虽然大多数企业都具有档案管理信息系统，然而却不注重人事管理的设备与成本投入，从而导致技术手段落后，部分企业人工管理方式传统，无法展现出档案资料的优势，对企业发展的影响非常大。

2.2  档案管理制度不完善

现阶段，多数企业缺乏完善的档案管理制度，从而导致档案资料收集和档案管理的规范性不足，极易出现信息资料收集不齐和档案缺失问题。此外，企业在应用和评估档案时，所应用的方法不具备合理性，不能全面展现出档案的应用价值。

2.3  档案管理人员的业务素质参差不齐

当前，我国多数企业的档案管理人员没有特别要求专职人员，电子化保单推进过程中，未明确电子档案介质存储管理的落地部门，从而降低档案资料的管理效率与规范化。由于企业档案管理人员年龄结构偏大，企业档案管理人员缺乏接受系统化培训与教育，缺乏及时提升档案专业继续教育知识体系，且仍然采用传统档案管理方式居多，信息化水平不足。

2.4  缺乏信息化建设规范体系

通过对企业档案信息化建设现状分析可知，多数工作内容还不太完善，且信息化建设工作存在重技术研究，轻标准和制度配套的现象，技术与管理脱节，造成管理滞后。主要表现在以下方面：第一，各项制度的系统性不足，各规范标准之间有待衔接和互补;第二，规范体系结构上不完整，一些涉及电子文件归档和电子档案管理关键环节、核心技术与特殊格式标准不完备;第三，现有规范应用不足，在实际工作中，现有的一些标准没有得到充分的推广应用，部分规范的权威性和认可度不高。这些问题的存在一定程度上造成了档案信息化管理刚性不足、保障缺位、监管薄弱的现象，对档案信息化建设进程造成极大影响。所以管理人员必须及时更新档案规范体系，以此满足信息化建设需求。

3、基于大数据背景的电子档案管理创新对策

3.1  加大档案设备和技术的投入力度

在大数据时代背景下，企业为了全面处理经营管理问题，不仅要提升档案管理硬件设备投入，还应当加大软件系统建设与应用。在建立电子档案管理专业团队时，既要配置专业的电子档案管理人员，还需要配置专业的计算机技术人才，这样才能够全面提升电子档案管理质量。

3.2  优化完善档案管理制度

企业在收集、整理和提取档案资料信息时，需要应用一体化控制模式，提升将考核机制落实到电子档案管理工作中。基于大数据设备环境，档案管理人员必须巩固自身专业知识，提升管理技能，适应时代发展需求。同时还应当督促其他部门人员，共同参与到电子档案管理工作中，全面调动管理积极性。

3.3  提升档案管理人员的业务素质

大数据技术的广泛应用，传统档案管理模式无法满足企业和社会发展需求，必须创新和优化电子档案管理，以此提升管理人员的综合素质。在具体操作期间，通过以下措施予以改进：第一，电子档案管理管理应当加强时代意识，能够确保自身知识水平与技能水平符合时代要求，同时满足大数据发展要求;第二，电子档案管理人员还应当熟练应用大数据技术，通过先进技术开发和利用档案数据，全面扩展电子档案的应用范围。

3.4  提升档案管理数据的安全性

在大数据时代下开展档案管理工作，应当全面发挥出网络平台的应用优势，以此建立档案管理软件平台。在具体建设期间，首先应当完善电子档案管理信息化水平，建立大数据网络平台。同时发挥出大数据平台的应用优势张，优化整合相关业务，改善原有工作流程。在完成档案数据采集后，需要使用高清晰度扫描仪将数据传输到管理平台上，确保信息资源的利用率。数字化信息平台的建立还应当连接上级网络和互联网，这样可以及时更新和升级应用软件。在大数据社会环境下，对电子档案管理的制度要求进行严格控制，全面维护档案信息的安全性。

4、结束语

综上所述，在大数据时代背景下，应用传统电子信息档案管理模式无法满足时代要求。企业生产经营中会产生大量电子信息档案资料，会相应加剧档案管理压力，所以必须应用现代化管理理念和方法。基于大数据背景，应当深入探索和研究电子信息档案管理的创新路径，例如加大档案设备和技术的投入力度、优化完善档案管理制度、提升档案管理人员的业务素质、提升档案管理数据的安全性，从根本上促进电子信息档案管理工作的稳定发展。

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