探析事业单位档案管理信息化建设

高洁

摘 要：在事业单位中档案管理工作是不可或缺的组成部分，不论是管理单位的经营信息，还是人员信息都与之关系密切，且事业单位的发展在很大程度上也受其影响。如今，信息技术已被较多的应用到了诸多行业中，而加大事業单位档案管理信息化建设力度，能够对档案资源进行更高效的管理与利用。本文从事业单位的角度出发，详细探讨了如何开展档案管理信息化建设，希望能够为大家提供有效建议。

关键词：事业单位;档案管理;信息化

进入新时代，事业单位不仅遇到了诸多好的发展机遇，且面临越来越多的挑战，在单位快速发展的社会背景下，信息资源日渐丰富，传统的档案管理已和事业单位当前的发展要求不相符，进而极大的影响到了档案管理效果。对此，事业单位务必要提高对档案管理信息化建设的重视程度，充分联系起单位的实际发展情况，通过各种行之有效的手段提高档案管理信息化建设的有效性，让档案管理的价值得到充分突显，切实发挥有效作用。

1 完善制度机制

新时期，事业单位若想进一步规范档案信息，则就一定要建立信息化管理机制，并将其不断完善。所以，事业单位在实际建设中，第一，要立足于本单位的实际情况，建立健全管理制度机制。事业单位应注重协调好档案管理信息化建设工作人员和网络技术人员的关系，通过对相关制度的完善，促使双方建立起良好的合作关系，加强沟通交流，为高效开展档案管理信息化建设工作奠定坚实的基础。第二，事业单位可以立足于实际，加大绩效考核制度的实施力度，同时将其和管理人员的切身利益密切联系在一起，使管理者能够主动参与，确保档案管理信息化建设工作的高效性。同时，事业单位还应对奖惩制度予以构建，与管理人员的实际表现相结合，采取相应的奖励或惩罚手段，以此调动档案管理人员参与工作的积极主动性，并起到约束其行为的作用。第三，在管理网络技术人员的过程中单位需要以实际为基础，建立健全维护检修制度，从制度上明确要求相关人员必须在固定的时间对设备和软件进行维护、修理和更新，以此最大化发挥出信息化档案管理平台的重要价值。

2 加大馆藏纸质档案的数字化建设力度

过去档案只要以纸质文件为主，这些文件的保存难度较大，对环境提出了较高的要求，同时不易更改。在新的时代背景下，事业单位所采用的传统档案管理模式已无法满足现代管理需求，对此就要求积极对档案管理模式予以革新，将信息技术的优势最大化发挥出来，用电子版形式保存传统纸质档案文件，使之后的信息变更可较好的实现，顺利开展档案信息化建设。与此同时，还应将诸多数据处理技术（云计算、大数据等）利用起来，用以处理档案数据，对信息进行高效整合。除此之外，还要数字化处理那些需要永久保存的信息，促进档案信息保存效率提升，同时还能防止丢失信息的问题出现，这无疑十分有利于事业单位做出科学合理的决策，确保档案信息的完整性。

3 积极培训事业单位档案管理人员

档案管理人员的素质直接决定了档案管理工作质量，因为事业单位中的档案管理内容较为繁杂，故对管理人员的要求也十分严格，管理人员不仅要按类型划分档案，同时应能够灵活操作计算机和其他设备。所以，事业单位要针对档案管理人员，不断加大培训力度，和这些人员的实际工作能力相结合，对适宜的培训内容进行选择，促进其工作能力有效增强。同时，还可以在固定的时间开展座谈会，邀请相关档案管理专家解答档案管理人员的疑惑，使档案管理人员的困惑得到切实解决。除此之外，还要检验培训成果，设置专业性的考试，测试档案管理人员掌握知识的程度，淘汰测试不合格的人员，且还需把一套完善的激励机制建立起来，以使档案管理人员积极参与到档案管理中。

4 加大档案信息数据安全管理力度

现阶段，事业单位的档案管理信息化建设还是有很多弊端亟待解决，而要确保管理工作质量，就需将管理的重点放在档案信息数据安全方面，对此就要求各级人员对档案安全管理引起高度重视，把安全隐患对档案管理信息化建设的不良影响给充分认识到，正确管理相关电子档案，避免发生重要资源被窃取或泄露等问题，使数据信息更加稳定、安全。同时还要加大安全硬件设施的引进力度，如此便能加大黑客入侵的防范力度，以免重要资料被窃取，将安全硬件的价值和作用最大化发挥出来。不仅如此，管理人员还需把档案信息档案管理保密制度建立起来，并不断完善，各级人员在开展管理工作时均要以此为范本，把保密制度在整个档案管理工作全过程中执行，只有这样才能确保档案管理信息化建设的高效性，显著提升信息化建设水平。

结语

综上，在事业单位的发展过程中，档案管理工作发挥了极为重要的促进作用，新形势下，事业单位档案管理模式已和以往大不相同，档案资料已逐渐实现了信息化存储，各种档案资源得到了高效整合。在事业单位的档案管理工作之中积极使用信息技术，既可以高效管理档案信息，同时还能确保档案信息更加准确，增强档案的规范性。

参考文献

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