做好新冠肺炎疫情防控档案收集归档工作的思考

摘 要：新型冠状病毒肺炎疫情防控档案是党和政府领导人民抗击疫情的真实记录，是党和国家档案全宗的重要组成部分。本院在新型冠状病毒肺炎疫情防控中形成了大量的文字、照片、音视频等纸质和电子文件材料以及实物，类型复杂、载体多样，本文中剖析了疫情防控档案的收集方法，确保疫情防控档案应收尽收、齐全完整，因疫情防控工作需要，档案工作人员应拓展思维，灵活采取疫情防控档案收集的方法和途径，工作中身体力行，加强疫情防控档案业务指导工作，将疫情防控档案及时整理汇编，做好疫情防控档案的宣教工作。

关键词：疫情防控档案;档案应收尽收;拓展收集途径;业务指导;整理汇编

新型冠状病毒肺炎疫情发生以来，本院认真学习贯彻各级主管部门颁发的文件通知和要求，积极开展新冠肺炎疫情防控的各项工作，防控工作落实在文件下发之前，防控措施执行做到最严密，在门诊大厅、传染科门诊专门设置预检分诊处，分开设立普通发热门诊和武汉相关发热门诊，设置独立新型冠状病毒感染肺炎隔离治疗住院观察病区，制定发热门诊就诊、诊疗流程图，新冠病毒感染预防与控制相关流程，会诊转诊流程，发现符合（疑似）新冠病毒感染肺炎病例定义的观察病例，立即报告本院新冠病毒感染肺炎防控领导组，立即组织专家组会诊;成立新型冠状病毒感染肺炎防控領导组、救治专家组、疫情防控管理组、物资保障组，分别负责综合协调、医疗救治、日常监测、物资保障，各领导组职责明确。下发《新型冠状病毒感染肺炎医疗救治及感染防控应急预案》《新型冠状病毒肺炎医疗救治应急预案》《新型冠状病毒感染的肺炎防控期间发热门诊就诊诊疗流程》《新型冠状病毒肺炎患者接续集中救治工作方案》等。由于疫情发生紧急，因此疫情防控档案的收集在疫情防控工作机构成立之前开始了。本院在疫情防控工作中形成了大量的文字、照片、音视频等纸质和电子文件材料以及实物，是医院抗击新冠肺炎疫情真实的历史记录，收集管理好这些档案，具有非常重要的意义，对于今后各项工作具有重要的凭证依据作用和查考利用价值。

一、医院领导高度重视，促使档案有效收集

医院领导高度重视新冠疫情防控档案的收集整理归档工作，将档案工作纳入疫情防控工作的整体部署，在疫情防控工作会议及职能部门办公会上多次强调做好疫情防控档案收集工作的重要性，要求各职能部门和一线相关工作人员积极主动收集本部门产生的疫情防控档案材料，并移交办公室及档案室整理归档。通过会议传达，档案工作人员迅速行动，加强与职能部门及一线相关工作人员之间的联系沟通，紧密配合，做好疫情防控档案的收集归档工作。各职能部门及临床一线相关工作人员在做好各自工作的同时，确保疫情防控档案的有效收集和安全归档。

二、明确范围，确保疫情防控档案应收尽收、齐全完整

为做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控文件材料收集归档工作，按照省档案局、省疫控办及县档案局发布的《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控文件材料收集归档工作的通知》，对照通知中需要归档的文件材料，逐项开展收集整理，并制定了适合本院的新冠疫情防控文材料归档范围和档案保管期限表[1]，确保有保存价值的各类文字、图表、照片、音像、电子文件、实物档案应收尽收，应归尽归，积极做到“随办随归”。我院新型冠状病毒肺炎疫情防控档案包括以下四大类：一是上级部门发放的关于疫情防控工作的重要文件、批示、指示等材料;二是本院在疫情防控管理中形成的文件材料：本院疫情防控医疗救治应急预案及相关流程的重要通知、新冠病毒疫情防控督查表、疫情防控工作培训记录资料、新冠病毒肺炎疫情信息日报表、新冠病毒疫情防控救治专家组会议记录、其它疫情防控会议记录、疫情期间体温异常职工登记表、发热患者体温登记表、返泾隔离职工体温登记表，发热门诊排班表、预检分诊人员排班表、暂停相关科室诊疗服务的通知及逐步有序恢复正常医疗秩序的方案;三是综合类文件材料：上级关于紧急采购医疗设备的重要批示及本院请示、疫情防控病房升级改造的设计方案、竣工图、项目工程结算审核表，PCR生物安全实验室建设安装资料、援鄂人员及疫情期间做出贡献的人员荣获表彰文件材料，防控物资统计报表;四是其它类：接受社会捐赠证明材料，网站、微信发布的宣传报道材料、决战书、抗疫日记，一线抗疫人员的照片、影像资料、疫情防控需要而刻制的印章等。

以上档案按照我院档案分类方案分别归入文书档案、设备档案、音像档案、实物档案相应类别档案保管。截止目前收集疫情防控纸质档案457件，电子文件553件，照片187张，公众号推文56份，实物档案29件。

三、根据疫情防控工作需要，拓展新冠肺炎疫情防控档案收集的途径和方法

因疫情防控工作需要，档案人员应拓展新冠肺炎疫情防控档案收集的途径和方法，采取有效方法收集。[2]因目前疫情防控转为常态化防控，按照党中央关于常态化疫情防控工作的决策部署，为落实“外防输入、内防反弹”的防控策略，本院强化门诊预检分诊措施和发热门诊工作流程，开展分时段预约诊疗，院区实行封闭式管理，加强预检分诊人员值班制度，档案收集人员应及时收集预检分诊人员值班表及医院发布的常态化疫情防控期间就医告知书公告等资料。新冠病毒核酸检测同时是常态化疫情防控的重要措施，为确保医院职工健康上岗，6月份期间对全院职工（包括临床医护、后勤、保洁、安保及固定陪护人员等）共926位人员进行了核酸检测，结果均为阴性。核酸检测结果统计表等数据也是档案收集的对象。

四、突出做好声像档案、网页档案、实物档案及援鄂抗疫人员档案的收集

除了纸质档案外，在此次疫情防控工作中还产生了大量的照片、录音、视频、网络资讯和实物[3]，及援鄂人员的感人事迹材料，生动具体地记录了全院抗击疫情的全过程。档案收集部门与宣传部门联系，及时收集与本院疫情防控相关的声像档案、网页档案、实物及援鄂抗疫人员材料。第一类声像档案，收集的是本院疫情防控工作中形成的照片、录音和视频等。声像档案收集同时备注文字说明，记录拍摄的时间、地点、事由、拍摄者等要素。第二类是以网络资讯为主的网页档案。疫情发生期间，本院宣传科通过网络自媒体平台、微信公众号向社会公众发布了大量网络资讯，兼具文字、图片、声音、影像的网页版网络资讯有着传播迅速、互动性强等纸质材料所不具备的特点。档案收集部门应制定网络版档案采集方案，微信公众号的网页版档案采集时以疫情专题栏目为主要采集来源，将采集文章发送到电脑版微信的文件传输助手，再复制下载，将打印的网页纸质版材料，结合网页截屏图片一起归档，成为可归档可利用的档案。第三类是实物。收集的是因疫情防控工作需要使用的印章、工作证件、测温仪、防控宣传用的标牌、标识、横幅等，部分仍在使用的实物采用拍照的方式进行收集归档。

第四类援鄂抗疫人物材料。自湖北武汉疫情发生以来，本院共计派出三批6位医护人员支援武汉抗击疫情，共同抗击新冠肺炎疫情前线的还有驻守在隔离病房的医生护士，这些材料收集的重点是医护人员的工作影像、工作事迹、抗疫日记、荣获表彰的先进事迹材料等。

五、加强疫情防控档案业务指导、身体力行，是做好收集工作的重要手段

在这场抗击新冠肺炎疫情的斗争中，形成档案之多之复杂，可以说是史上少有的，档案工作者应認识到疫情防控档案的长远保存和利用价值，因此，收集、整理并保存疫情防控档案资料是每个档案工作者的职责。档案收集者应深入各职能部门和临床一线加强疫情防控档案业务指导，根据本单位档案特点制定具体、明确的疫情防控文件材料归档范围和档案保管期限表，确保应归档文件收集齐全完整。疫情防控档案收集整理有一定的专业性要求，可以通过电话、QQ、微信等方式将档案归档工作具体要求传达到各职能部门和一线相关工作人员[4]，指导档案业务工作开展。同时档案工作人员应身体力行深入基层，实地指导各职能部门和一线相关工作人员，确保疫情防控档案的及时有效收集归档，以防档案的丢失、损毁。

六、积极整理汇编，做好疫情防控档案的宣教工作

疫情防控档案的种类繁多、内容丰富，档案部门应充分发挥疫情防控档案史料的价值作用，一是将疫情防控档案资料收集、整理加工，多角度、多方面的编辑档案参考资料及专题汇编，如新冠疫情防控重要文件汇编、疫情防控预案及相关流程汇编、新冠肺炎期间院感防控督查表、新冠肺炎期间工作人员体温登记、疫情防控援鄂抗疫人物篇，以上收集的汇编材料将为今后防范突发公共卫生事件提供参考依据。二是将档案实物、医护人员的“请战书”，援鄂、抗疫一线医护人员的工作照片、抗疫日记、疫情防控相关的文学作品适时开展专题档案展览，为疫情防控做好正面的宣传教育工作。

参考文献

[1] 王前，林晨晨，孙玲等.抗击疫情，医院档案部门应彰显作为——以苏北人民医院为例[J].档案与建设，2020，（2）：54-56.

[2] 周春紫.浅谈新型冠状病毒肺炎疫情防控档案的收集整理[J].兰台内外，2020，（4）：12-13.

[3] 夏振华，赵真.加强新冠肺炎疫情防控档案收集工作的思考[J].浙江档案，2020（2）：15-17.

[4] 唯渊.强化意识坚持疫情防控档案全流程管理[J].档案与建设，2020，（2）：51-53.

作者简介：胡晓姣，女，泾县人，本科，馆员，任职于泾县医院。