新形势下档案管理优化策略分析

文 / 李贺,山东省菏泽市单县服务业发展中心

在事业单位不断发展的过程中，应该充分认识到档案管理工作的重要性，优化档案管理策略，有效提升档案管理的水平。这样才能够在事业单位不断发展的过程中更好的利用档案资料，让事业单位与社会发展同步进行。

1 新形势下档案管理存在的问题

1.1 档案管理人员素质有待提升

由于档案管理工作具有较强的专业性，对档案管理工作人员的专业水平要求较高。然而，随着事业单位编制改革，导致事业单位档案管理人员较为紧张，所以部分事业单位在不断发展的过程中只能够安排一些年龄较大且能力水平不高的人员去负责档案管理工作。通常这些档案管理人员尚未经过系统性的学习，所以在档案资料的收集、整理和归档的过程中常常会出现不规范的行为，严重影响了事业单位档案管理的水平。

1.2 档案管理的信息化水平较低

在现代信息技术快速发展的背景下，对事业单位档案得信息化工作要求不断提高。然而，当前部分事业单位在档案管理的过程中只是初步利用管理软件进行档案目录著录、编目、排序和检索，尚未完全实现档案管理资源的数字化，难以真正实现档案资源的共享，导致档案管理资源的利用率较低，这样无法让档案资料服务于事业单位发展。

1.3 档案收集不到位和档案保管条件较差

在当前事业单位的档案管理过程中，部分档案管理人员因缺乏专业的档案管理意识，所以常常在档案收集的过程中尚未严格按照要求划分档案资料的归档范围，这样在一定程度上影响了事业单位档案管理资料保管的全面性。同时，部分事业单位尚未严格按照标准建立单独的档案室，而只是在办公室或者是科室内部设立档案室，档案保管的条件较差，这样很容易导致事业单位的档案资料在使用过程中出现丢失和损坏的情况，不利于保证事业单位档案资料的完整性。

2 新形势下档案管理的优化策略

2.1 强化档案管理人员队伍建设

为了有效提升新形势下档案管理的效率，便需要强化档案管理人员队伍建设，有效提升档案管理人员的专业水平。首先，通过组织档案管理人员参与专业知识培训。通过组织档案管理人员参与专业技术培训，切实增强档案管理人员的业务知识能力。同时，还需要注重档案管理人员的职业道德建设，有效增强档案管理人员的综合素养；其次，保证档案管理队伍的稳定性。由于事业单位的档案管理工作具有较强的专业性、实践性和操作性，如档案管理人员缺乏工作经验，则很难保证档案资料收集工作达到规范的要求。通过做好档案管理人员队伍建设，保证档案管理队伍的稳定性，有效减少档案管理人员频繁调动的情况，为提升档案管理的水平提供重要的人力支持。

2.2 强化档案管理的信息化建设

随着信息技术的应用范围不断扩大，所以强化档案管理的信息化建设是提升档案管理效率的重要手段。通过在事业单位的档案管理过程中合理利用信息化技术，不但能够有效减少档案管理中的人为工作内容，提高档案管理的效率，而且还能够借助信息管理软件统筹整合档案管理信息，有效减少档案资料利用所消耗的时间和人力。

在强化事业单位档案管理信息化建设的过程中，需要根据事业单位的实际情况，综合利用计算机和网络技术，注重档案管理的数字化建设，有效提升事业单位档案管理的水平。只有这样才能够让档案资料更好的为事业单位各项工作的开展服务。虽然有部分事业单位开始讲计算机应用到档案管理过程中，但依然有些单位始终采取的是传统的档案管理模式，，严重影响了事业单位档案管理的水平。因此，为了能够最大限度提高事业单位档案管理的效率，便需要充分利用现代信息技术，以便让事业单位的档案管理效率真正得到提升。

2.3 构建完善的档案管理制度

在新形势下档案管理策略的优化过程中，需要事业单位根据档案管理的实际情况制定科学的规章制度，为档案管理工作正常开展提供重要的制度保障。其中，在制定档案管理规章制度的过程中，需要严格遵循国家的相关法律法规，充分凸显出档案管理制度的平等性，避免出现“看人下菜”的情况。同时，还需要在执行事业单位档案管理制度的过程中不断进行总结分析，再灵活的进行档案管理制度调整，以此达到强化档案管理效率的目的。

2.4 强化档案保密管理

在事业单位档案管理工作的开展过程中，为了增强档案管理资料的利用效率，便需要做好事业单位档案管理的保密工作。其中，在开展事业单位档案管理保密工作的过程中，需要严格按照国家所制定的相关标准和要求兴建档案库房。在事业单位档案库房的选址过程中还需要进行充分考量，避免将一楼作为档案资料管理的库房，将办公室与库房分开，切实做好档案资料库房的防盗工作，严谨外人进入到档案资料的库房中。针对部分属于保密期限的文件和资料，具有相应的法律效力，在时间规定的范围内决不允许档案资料的内容泄露，以此保证事业单位相关信息的安全性。

总之，在现代社会不断发展的过程中，通过优化事业单位的档案管理策略，注重档案管理人才队伍建设，构建完善的档案管理制度，切实做好档案资料的保密管理，这样才能够真正提升事业单位的档案管理水平。只有这样才能够让档案资料更好的服务于事业单位发展。