我国省级档案网站档案信息服务问题与对策

摘 要 截至2019年1月，我国33个省级档案信息网在档案信息服务方面还存在欠缺服务种类、拖延更新档案信息、语言类别单一以及混淆发布非档案信息与档案信息的问题。为提高档案信息服务水平，各网站应当创新服务方式、重视网络平台档案信息更新、发展民族和特色档案工作及加大档案信息开发力度。

关键词 省级档案网站 档案信息服务 档案网站建设现状 档案网站评价指标

中图分类号 G270.7 文献标识码 A 收稿日期 2020-03-07

★作者简介：李琬琪，安徽大学管理学院档案学专业，硕士研究生。

Abstract By the end of January 2019， 33 provincial archives websites of China still have problems in their archival information services， such as incomplete service items， delay in updates， single language setting， mixed release of non-archival and archival information. These websites should innovate their service mode， take seriously the updating of archival information on network platform， develop ethnic and special archives， and strengthen archival information development， which can promote the quality of archival information services.

Keyword  provincial archives website; archival information service; current situation of archives websites construction; evaluation index of archives website

在数字时代，通过网络途径向用户提供信息服务必不可少，档案馆就利用档案网站向用户提供档案信息资源，实现档案信息服务。我国的档案网站建设始于20世纪90年代中期，目前省级档案网站代表了我国综合档案馆信息化中档案网站建设的最高水平[1]55。经过20多年的建设，国内各省级档案馆均实现了网站建设，省级档案网的档案信息服务已覆盖全国。因此，本文选择调研各省级档案网站（除台湾）的档案信息服务现状。

一

中国人民大学信息资源管理学院的档案网站调查与测评项目组已发布了评测档案网站综合水平的三大类指标，其中与评测档案信息服务相关的指标为资源服务类指标和网站设计类指标。根据该评测指标，第1类资源服务指标中的档案查阅检索服务、地方信息和网上展览是基本的信息服务，是用户获取档案信息资源的重要途径，作为下表“33个省级档案网档案信息服务情况”的调查内容。第2类网站设计指标下的语言设置也是考察档案信息服务情况的条件。此外，了解用户需求才能更好地以用户需求为中心提高档案信息服务水平，用户调查反馈也作为网站档案信息服务情况的调查项。本次调研截至2019年1月底，调查结果如下表所示（见下页）。

截至2019年1月底，有5个省级档案网没有提供网上查阅档案服务。所有的网站都发布了地方信息，包括档案文化、本土社会记忆，该项覆盖率为100%。在网页设置中，全国仅北京、内蒙古、黑龙江、辽宁、香港、澳门、湖南和重庆8个省级档案网提供了多语言的转换服务。尚未设置用户互动服务的网站有3个，另有4个档案网站的互动服务形同虚设，虽有互动的栏目但点开网页无内容。目前有30个网站具备互动栏目，例如，“局長信箱”“公众留言”等，但用户的参与率并不明确，也没有公开网站方和档案馆对用户的回复情况。表中的调查反馈栏下的网上调查（问卷调查）被特别标注出来，相比而言提供用户调查问卷的网站可以收集到很多细节问题，引导用户提出自己的信息需求，并据此改进信息服务，而这样的网站仅有北京、上海、天津、江苏等13个，占全国档案网站比例不到50%。此外，实际调查中，直接通过移动终端上的新媒体平台（微博、微信公众号、推特等）为用户提供档案信息服务的信息网有21个。

除了表1所列的指标外，对第1类资源服务指标中视听档案资源的发布情况统计如图1所示。目前整体上全国省级档案网站发布的视听档案总量不充足，各省级网站公开的视听档案量50条以上的仅有5个档案网，占比不到16%。具体到每个档案网站之间比较，各个网站视听档案发布量悬殊，例如有6个档案网尚未发布视听档案信息，上海档案网已公布了100多条。

2015年中国人民大学发布的最新的省级档案网站评分排名中公布位列前10名的分别是：天津市、浙江省、北京市、福建省、上海市、安徽省、江苏省、辽宁省、山东省、宁夏回族自治区[2]。对照调查表，位列前10位网站的档案信息服务指标方面建设得相对完善，这些网站除了多语言没有全覆盖，表中的其他信息服务项全部满足。对照图1，位列前10的网站中有7个档案网的视听档案发布量处于全国前50%。

二

根据调查的情况，我国省级档案信息网的档案信息服务建设在以下几个方面还有不足：

第一，省级档案网站的档案信息服务种类不齐全，甚至有网站缺少基本的信息服务。例如，档案查阅属于档案信息的基本服务，大部分用户需要通过检索、查询提高搜寻信息的效率和准确性，然而还有网站找不到查询、检索服务栏目的情况。再如，提供个性化的档案信息服务会更受用户欢迎，通过调查问卷的形式了解用户需求就是比较好的方式之一。目前有20个网站还未提供调查问卷服务，其中3个网站虽有问卷调查栏目但点击后为空白页。已有调查问卷服务的个别网站仅设置1个或2个单一的用户满意度问题，如“你对本网站是否满意，回答是或否”。即使接收到不满意反馈，档案网也不知如何改进信息服务，这样搜集到的用户需求不具有参考价值。

第二，档案文化信息资源更新不及时，甚至将近8年未发布新信息。部分档案网站在2010年以后就没有在社会记忆或数字化档案馆藏中更新内容，说明这些网站的线上档案信息更新环节出现了停滞问题。在图2，我国31个省级（除港澳台）档案网站最近8年来档案文化信息更新呈现三种状态：近4年更新信息的网站数量比2010—2014年增多、近4年更新信息数量减少、近8年停止更新信息。前后更新数量悬殊说明该网站近4年档案信息服务工作出现了问题，信息更新不及时、内容不够丰富，负责网络平台档案信息发布的部门无法将数字化后的馆藏档案文化信息呈现在用户面前。近8年没有更新数据信息的网站问题最严重，没有为用户提供当下需要的社会记忆类和馆藏信息资源。

第三，25个省级档案网站未提供语言切换服务。档案信息用户并非全是使用简体中文的人群，而是来自世界各地。例如，江苏省南京市曾是民国时期的重要城市之一，保管的民国档案至今仍可为国内外的相关研究提供资料支撑，不提供和英文的转换服务则不便于不同语言使用者获取档案信息。我国的少数民族聚居地区，仅内蒙古的档案网提供蒙语切换服务。西藏、新疆等多民族区域，各少数民族还在使用自己民族的语言，网站却未设置藏语、哈萨克语、维吾尔语等，这种语言障碍增加用户获取档案信息的难度，甚至使网站流失掉信息用户。

第四，个别省级档案网站非档案信息与档案信息混淆发布，误导用户。个别网站发布的“社会记忆”来源有待考证，并且发布的视听信息转载于电视栏目、网络视频平台。这些信息不是档案馆对馆藏的开发成果，不一定是真实活动记录。例如，某档案网站的社会记忆部分发布了近千条信息，涉及历史人物、重大历史事件和城市建设等。而这些信息转载于各种报纸期刊，甚至有些信息仅标注来源于网络，也未附链接，真实性无从查考，用户就只能当故事来阅读。为用户提供这类信息并不能称之为真正意义上的档案信息服务。这一省级档案网站在2015年中国人民大学的评测结果中排名靠前，虽然该网站的综合评分很高，但从评测档案信息服务的角度来说不能仅靠所有的信息数量多而取胜，还应关注网站发布的档案信息的数量和用户的利用情况。

三

为了提高档案信息服务水平，解决上述档案信息服务中出现的问题，各网站和档案馆可以在以下几个方面作出改进。

第一，创新档案信息服务方式，完善最基本的服务种类。网络平台有别于档案馆，线下运行顺利的服务不一定能呈现在网络上，需要及时创新服务方式。例如，青岛档案信息网在信息服务方式上推陈出新，提供会员制服务，用户可注册登录自己的账号，享受个性化的档案信息服务。会员登录制帮助网站建立了长期稳定的用户群，便于调查问卷发放，能有效提升用户参与反馈率，了解用户需求。然而这一服务在省级档案网中并不多见，市级几乎没有。各网站可以学习和改良会员登录制，在为各个用户提供更精准的信息服务的同时，整理档案信息的利用后续，了解用户查阅检索的情况。除了会员制，像英国国家档案馆网站提供了文件复制项目，用户可以在数字化的档案和文件中有偿申请复制自己所需的部分，尚未数字化的档案信息也可以申请[3]。这样的下载服务在增加网站吸引力的同时也便于用户获取档案信息。

第二，重视网络平台数字化档案信息的发布工作。从图2看出档案信息更新的不连贯，在网络平台发布数字化档案信息的环节出现停滞状况。国内档案网站大多具有“管理——管制”的特点，行政色彩较浓厚，不同于国外“管理—服务”的网站建设理念，“服务至上”观念淡薄，基本是把档案馆的工作简单地放置到网上[4]59。但是我国档案局馆分设以后，省级档案网站的档案信息服务功能将更加突出，各档案馆首先在思想上应当重视网络平台的档案信息更新工作，提升各工作人员对网络发布环节的重视。可以通过招募信息技术等新兴行业的志愿者，发挥其网络专业技能协助馆员发布数字化档案信息。还可以为不同的志愿者提供不同的档案信息主题，让他们帮助档案工作者在网页上建设小范围、阶段性的网站专栏。例如，美国国家档案与文件署长期开展的“Volunteer at NARA”志愿者活动中就有帮助档案馆在文件中进行标记、转录和添加注释，使它们更容易被访问和搜索的项目[5]。这项活动带动了信息用户参与到档案信息服务中来，用户之间互相引导档案信息利用。志愿者本不是档案工作者，他们更能从信息用户的角度出发在与馆内档案工作者的工作交流中改进档案信息服务理念。

第三，结合当地历史文化发展民族档案、特色档案。档案见证历史，每个地区都有自己的特色档案，省级档案网站不仅通过地域来划分，还凸显着历史、文化和民族的划分。网站可以先完善多语言服务，让本地、本民族的用户都能得益于网站的档案信息服务，逐渐提高整体的档案文化素养。多民族地区的网站应更加注重对本土民族档案、特色档案的信息化建设，吸引少数民族用户和有特色档案研究需求的用户。位于我国边疆的省份可以加强与有相似文化的地区和国家的交流合作，例如在“网上展厅”展览流失于海外的民族档案。

第四，加大档案信息开发工作力度，不发布无用信息。直接转载网站、报刊上的文章、图像、视频的行为不应发生，这些信息混淆在档案信息里發布会误导用户，甚至让用户获得虚假信息。档案网要想为用户提供更多的档案信息，可以加大对档案信息开发的投入，而不是做给用户提供大量的非档案信息这样的无用功。档案馆不应局限于被动收集档案，可以主动通过实地调研、专题走访、征集活动等方式收集口述档案、声像档案和实物档案，对收集到的档案进行整理汇编，开办网上展览等。例如，美国十分重视档案征集工作，早在1895年和1899年分别成立历史手稿委员会和公共档案委员会，帮助其进行档案征集工作，拥有了成熟的手稿经济价值鉴定市场和捐赠材料免税制度[6]108-112。做收集、整理、开发工作比直接转载报刊文章复杂得多，但以信息用户为中心，让档案信息真正得以利用才是档案信息服务的根本目的。

四

总结当下，各省级档案网站的档案信息服务水平还有很大的提升空间，可以多参考国内外网站的信息服务建设，集众家之长，成一家之言。

放眼未来，档案信息服务工作还有很长的道路需要探索。当前正处于档案局馆体制改革时期，省级档案网站的政务信息服务性质可能会减弱，档案信息服务侧重点会产生变化。除了港澳台外的省级档案网站，现都已参与到中国开放档案共享平台网（http：//www.archives.gov.cn/sjzy/）的数据资源建设中来，提供各自的开放档案信息。未来，省级档案信息网的档案信息服务将更加突出其科学文化性质，尽可能地为用户创造全国范围内档案信息资源互通、共享的利用环境。

参考文献

[1]陈晓晖，赵屹.我国档案网站建设情况综述[J].档案学研究，2013（4）：55.

[2]中国人民大学信息资源管理学院.科学评估网站，推动档案信息化建设——2015年我国省级档案网站建设调查分析报告出炉[EB/OL].[2015-11-07].http：//irm.ruc.edu.cn/displaynews.php？id=4262.

[3]National Archives. Record copying[EB/OL].[2019-07-10].http：//www.nationalarchives.gov.uk/help-with-your-research/record-copying/.

[4]吴建华，曾娜.档案网站信息资源组织研究[M].北京：科学出版社，2013：59.

[5]The National Archives and Records Administration. Citizen archivist[EB/OL].[2019]https：//www.archives.gov/citizen-archivist.

[6]张敏，王小梅，孙慧.美国档案捐赠工作特色及启示[J].档案学通讯，2018（6）：108-112.