大数据时代档案管理人员素质的提升和新要求研究

龙麦养

摘要：中国已然迈入大数据时代，大数据被各行各业的人所广泛使用，各种数据数量倍增，为了应对激增的各类数据，许多新型的信息管理方式如雨后春笋般出现。数据的激增和档案管理方式的变革也给档案管理人员带来了严峻的考验和更高的要求，本文处于大数据背景下，对档案管理方式的变革、档案管理人员所面临的困境以及应该采取的对策进行深入分析。

关键词：大数据时代；档案管理；人员素质

一、前言

大数据时代，意味着无论是生产或是获得信息的渠道都成倍增加，每时每刻都有各个领域、各行各业的信息出现，海量的数据充斥着互联网，也充斥着相关信息管理人员的脑海。暴涨的各类信息促使相关的档案管理方式的变革，而信息管理方式的变革也对相关的档案管理人员提出了更高的要求。尤其是在图书馆、学校、医院这些收录了大量信息的地方负责档案管理的工作人员，面临着更高的工作挑战。这就要求档案管理人员必须能够迎合时代发展，拥有大数据思维以及能够灵活使用大数据的专业素质。这对于档案管理人员来说是一项严峻的考验。

二、档案管理方式的变革

大数据应用的兴起和各类数据的暴涨促进了档案管理方式的变革，数量倍增的数据资料对传统的纸质档案管理模式提出了巨大的挑战，传统的纸质档案从征集、收录到他人的借阅和返还，全程需要档案管理人员亲自操作，众多的数据资料和烦琐的手续导致档案管理人员人手不足，同时，也需要有更多的地方用于存放档案，租金成本增加。纸质档案受限于自身材料问题，保存难度高，并且无法频繁地翻阅，这进一步加深了传统档案管理工作的困难。

于是，处于对自身压力和工作效率的双重考虑之下，结合大数据的应用，档案管理模式发生了变革，从传统的纸质档案管理模式向新型的信息化档案管理模式的转变。相较于传统的纸质档案管理，新型的信息化档案管理有着显而易见的优势，首先，信息化档案没有了保存时间的限制，信息化的档案一经录入电脑，便可永久保存，随意翻阅，不用担心损坏。其次，信息化的档案降低了对使用土地的需求和管理人员的数量，有效节约了成本，而计算机软件和信息化技术本身就具备许多诸如整理、分析、搜索等功能，优化了工作流程，极大地提高了工作效率。同时突破了纸质的束缚之后，信息化的档案保存种类也得以扩大，视频、音频、图片、文字等，都可以在储存成为信息化的档案得以保存。

信息化的档案管理方式不仅解决了数据倍增的问题，而且还节省了成本，提高了工作效率，丰富了档案种类，一举多得。但同时，管理模式的改变和倍增的档案数量也为管理人员带来了新的问题。

三、管理人员所面临的困境

（一）专业技能的缺失

信息化的档案管理模式是立足于大数据之上的，而对信息化的档案进行管理同样需要大数据的帮助，因此，档案管理人员需要对大数据有一个基本的认识与了解，要懂得如何使用大数据来进行档案的管理工作，这已然成为信息化档案管理工作中不可或缺的一项基本技能。但传统的档案管理模式并没有这个要求，因此许多的档案管理人员对于大数据并不了解，更不懂得如何使用。而不懂大数据的应用，便无法胜任档案管理员这份任务。这种专业技能的缺失是管理人员在这个大数据时代所面临的主要困境。

（二）业务水平的不足

档案管理模式的变革必然会导致管理工作业务的改变，纸质档案管理工作的业务流程与信息化档案管理工作的业务流程是截然不同的，工作需要的相关管理方法和所需的专业知识都发生了极大的变动，并且信息化档案管理工作的业务流程的要求显然更高。档案管理业务的改变让原本只熟悉纸质档案管理流程的管理人员的业务水平骤然下降，面对骤变的管理模式以及不断增长的档案数量和用户需求，管理人员由于自身专业素质及业务水平不足、相关工作经验的缺乏以及对工作缺乏热情等各种原因，工作效率必然会大打折扣，导致档案管理人员很难能够顺利完成业务，一些档案管理工作甚至可能无法有效进行。

（三）综合素质的缺失

为了能够更好地对档案进行管理，档案管理员需要对自己所管理的档案有一个基本的了解，档案的种类越多，所需了解的也就越多。在传统的纸质档案管理模式中，由于受到地域和时间的限制，档案数量与种类并不算多，对于管理人员的综合素质并没有什么要求，但在大数据时代的今天，档案信息化打破了空间的时间上的限制，加之大数据应用和互联网的使用，信息化档案数量倍增，档案种类繁多，涉及到生活中的方方面面。因为档案的增加，查看档案的用户需求也随之增加，加之部分档案管理人员缺乏一定的敬业精神和服务意识。这些对于管理人员的综合素质提出了挑战，面对形形色色的各类档案和用户需求，管理人员若是没有一个优秀的综合素质很难高效地完成自己的工作[1]。

四、应对档案管理人员困境的对策

（一）强化档案管理人员的专业技能

信息化档案管理是建立在大数据的应用之上，了解大数据，懂得使用大数据管理档案是新型信息化档案管理工作必需的专业技能，因此，必须加强档案管理人员的这项专业技能，熟练掌握互联网和大数据应用的相关技能，这样在工作时才能得心应手。首先，从档案管理的主体出发，高校或是公司需要进行相关的培训，例如高校或公司设立讲述大数据相关知识的课程，定期开课，让档案管理员来听课学习，强化其对大数据方面的了解，培养其大数据意识，使其能够更好地适应信息化档案管理工作。高校或公司也可定期组织档案管理人员去熟悉大数据应用的互联网公司或者是已经建立起技术成熟的新型档案管理公司进行参观学习，这也有助于档案管理员大数据意识的培养。对于档案管理员来说，需要拥有自主学习的意识，不能只是被动地学习，在了解到自身不足后，要主动通过各种渠道去填补自身空白。例如，可以主动参加与大数据相关的知识讲座，积极向讲师请教，同他人交流经验等。

（二）档案管理人员需不断学习，提升业务水平

信息化的档案管理模式改变了传统的业务模式，如何适应全新的业务服务，提升自己的业务水平，是档案管理人员需要面对的一大难题。管理人员的业务水平主要包括两个方面，一是档案管理人员需要具备优秀的信息意识，二是要求档案管理人员有熟练的信息处理能力[2]。具备这些能力之后，才能更好地处理激增的档案数量、维护档案信息安全以及更好地服务用户。我们可以通过多种方式来提高档案管理人员的业务水平。比如公司通过开设业务培训班和培训课程来教授管理人员的业务知识，完善他们的结构体系，从而达到档案管理人员业务水平提升的效果。同时档案管理人员自身也要积极完善自身业务技能，可通过自学的方法，提升自身知識储备，提高业务水平[3]。岗位轮班也是很有效的方法，可在工作时使用岗位轮班制度，让档案管理人员轮番上阵。这样一方面使档案管理人员有了更多的自由时间去学习新型的业务知识，填补自身理论上的不足，同时也让档案管理人员在岗位得到充分的锻炼，将自身的理论知识与工作更好地结合，进而达到提高档案管理人员业务水平的目的。

（三）提升档案管理人员的综合素质

与传统的纸质档案不同信息化的档案在没有了空间与时间的局限之后，数量和种类暴增，这样的特殊性极大地提高了对档案管理人员综合素质的要求。对于档案管理人员来说，仅仅掌握信息化档案管理业务的理论知识和专业技能，是不够的，还要对许多方面都有所涉及，对于自身所管理的档案种类与内容有基本的了解。同时大数据时代是一个变化速度极快的时代，档案管理人员要能够跟紧时代变化的脚步，熟悉国家的相关政策，了解政策的变动方向，并以此为依据时刻调整自身的专业技能和业务水平。这样管理人员才能更加科学、合理的对档案进行管理。

大数据时代的档案不单单是档案数量与种类的增加，在打破了空间的限制之后，用户的数量同样也是与日俱增，这也意味着即便有大数据的支持，档案管理员的工作强度也会大上许多，所以档案管理员也需要强化自己的服务态度与服务意识，摆正自己的位置，注意自己心态方面的调整，从而为用户提供更好的服务，更好地适应大数据时代的档案管理工作。

五、结语

档案管理工作的变革给档案管理人员带来了严峻的考验，但在现如今这一特殊的时代背景之下，档案管理工作的变革依然成为必然，因此，档案管理人员必须时刻努力跟上时代发展的步伐，通过公司的培训和自己的自主学习，培养自己的大数据管理意识，提升自身的业务水平和综合素质，唯有这样才能适应时代的发展。虽然过程可能会很辛苦，也有可能会被淘汰，但危机之中也藏有机遇，只要坚持下去，必然会迎来更好的明天。

参考文献：

[1]李延哲.大数据时代档案管理人员素质的提升和新要求[J].现代国企研究,2019(10):78.

[2]何慧.大数据时代高校档案管理人员的素质要求[J].才智,2018(28):76.

[3]张圣和.浅谈大数据时代图书档案管理人员应具备的素质[J].中国新通信,2019,21(6):161.