批判性地评估企业资源计划系统（ERP）在当代组织中的重要性

张嘉荣 王振宇

摘要：现代组织越来越倾向于依靠信息系统对内部和外部活动进行管理，一般情况下，系统会被划分为几种不同的类型，不同的系统基于不同的属性侧重于不同的目的，比如本文所研究的企业资源计划系统（ERP System，以下简称ERP系统）。而日本丰田汽车公司（TMC）又是作为一个典型的且融合了许多先进的系统以及技术的现代公司，所以本文以日本丰田汽车公司为例对企业资源计划系统ERP在当代公司中应用的重要性进行系统性的分析。首先阐述了价值和组织的概念，并在价值链分析的基础上进一步分析了丰田汽车公司（TMC）的价值，从而提供一个全方位的视角，并通过实例说明了丰田汽车公司（TMC）的有形价值和无形价值。之后，本文描述了企业通常使用的四种系统，比如：行政管理支持系统（ESS）、管理信息系统（MIS）、决策支持系统（DSS）以及交易处理系统（TPS），并将其应用于丰田汽车公司的内外部活动进行分析，并对这四种系统之间的关系进行阐述。接下来基于丰田汽车公司的ERP系统进行了详细的说明，比如ERP的工作原理、优缺点等以及丰田汽车公司如何将该系统逐步应用于公司中。最后总结出从长远来看，ERP可以为组织提供更低的成本和更高的效率系统。

关键词：企业资源计划系统（ERP System）  丰田汽车公司（TMC）

一、组织和价值

组织是为了一个共同的目标而有意组织起来的一群人的系统性的安排。一些组织的成立是为了盈利，而另一些组织的成立则是以非盈利目的（Kokemuller，2015）。尽管如此，无论是否以盈利与否，公司的价值是由一些财务数字进行衡量的，如税后净利润和利息。以丰田汽车公司为例，2019年底，丰田的净收入为1.88万亿日元（丰田年报，2019）。在一定程度上，公司的价值可以作为衡量组织绩效的工具。

（一）价值链模型

价值链（Mind Tools，2015）系统的说明了公司的价值是如何在不同的环节产生的。其中主要活动包括入站物流（这一过程涉及到内部的接收、储存和配送，供应商关系是在这一活动中创造价值的关键）、生产（它是一个转换过程，将输入转换为输出，准备好出售给客户，这个活动本身就是一个创造价值的过程）、出库物流（这个过程是将在前一个过程中完成的产品或服务交付给客户，例如，收集、储存和分销渠道）以及销售和市场营销（这个过程是说服和鼓励客户购买你的产品或服务，而不是你的竞争对手，它可以包括交易的好处等）。同时价值链还包括了辅助/支持活动，有人力资源（它关系到公司将如何招聘、培训、激励和奖励员工的过程，人可以被视为价值的来源）、财务（这个活动是管理组织的资金，它包括计划，组织，审计和会计组织的财务）以及信息系统（基于相关系统处理信息，保护公司的知识库，帮助协调其他部门或活动。这个过程是价值创造，因为它提高了效率，降低了成本）。以上所述的价值链构成了价值链模型，从而进一步分析公司的价值。从理论上来讲，价值链模型可以描述多个价值增值活动从而影响该公司的供给与需求。同时它还可以评估整个系列活动是如何一步步被创造与建立。而目标公司的总价值或者说边际价值就等于组织在不同环节中生产出来的价值之和（见图1）（《经济时报》，2015年）。

此外，传统的价值链被重新评估后由如下图2（修正后的价值链）所示，表现出所有的活动都可以为最终的利润做出贡献，且部门之间更好的协作也可以增加利润的Deise et al （2000） 。

（Hussain，2008）从市场调查开始，并以管理销售和执行结束为一个周期进行对该修正模型的分析，强调了实时环境分析的重要性，以及分析了关于有可能实现与分销商和客户之间的电子通信联系的情况。

（二）丰田汽车公司的价值链

丰田汽车公司价值链的所有活动做出贡献的利润所有活动可视为一个增值的过程，如增值将丰田从供应商收到部分增加了船和卡车，可以降低成本，在这个阶段间接增加增值。

价值实际上可以分为有形价值和无形价值，一般来说，有形价值是指公司在物质上能够拥有的价值，如产品或人才。而无形价值是指公司在物质上无法拥有的价值，如品牌声誉和版权（Hill，Jones & Schilling，2013）。

二、四类主要应用系统

该系统的体系结构中包含四个信息系统，分别是管理信息系统（MIS）、交易处理系统（TPS）、决策支持系统（DSS）以及行政管理支持系统（ESS）。

（一）管理信息系统（MIS）

管理信息系统（Management Information Service）可以向中高层管理人员提供关于组织当前绩效的相关报告，而这些内容可用于控制当前以及未来的业务（Laudon&Laudon，2007）。例如，1986年丰田实施了管理信息系统（MIS）来控制当前和未来的业务，有助于管理者根据当前的业绩做出决策（丰田汽车公司的75年，2012）。如图3所示，管理信息系统所提供的报告中显示年销售的相关信息。

（二）交易处理系统（TPS）

交易处理系统（Transaction Processing Systems）侧重于组织的交易，例如销售和存款，管理者通常使用TPS来监控公司的内部运营状态和与外部环境的关系。对于丰田汽车公司来说，使用了来自交易处理系统的报告去支持其持续改进的决策（包括准时化和人性化的自动化）（Prezi，2014）。

（三）决策支持系统（DSS）

决策支持系统Decision-Support Systems （DSS）专注于那些独特的、快速变化的问题，并支持中层管理的决策。基本上，DSS使用来自TPS和MIS的内部信息，同时，它将外部资源汇集在一起。DDS在PC上运行时（如图4所示），当管理者需要对运输合同进行投标时，应该使用DDS （Laudon & Laudon，2007）。而丰田公司就实施了决策支持系统（DSS）来分析这些数据和信息，以确定其价值并幫助做出决策。

（四）行政支援系统（ESS）

行政支援系统Executive Support Systems （ESS）重于需要评估和判断的决策，它的设计目的是通过高级管理人员的外部活动搜集相关数据。此外，它还可以总结来自MIS和DSS报告中产生的信息（Laudon & Laudon，2007）。而丰田公司的高级管理人员就可以使用这样的系统来支持决策和收集公司外部的信息，同时，这个系统可以整合来自MIS和DSS的信息，减少高级管理人员的时间，提高工作效率。

以上所述的四种系统是相互关联的，TPS对于其他三类信息系统是数据的主要来源，ESS系统可以和其他系统进行互相交换数据等。比如，在丰田公司的ERP系统结构中，TPS进行信息收集并将获取道的信息转移到DSS和MIS系统中。同时，DSS获得的信息也将流向ESS，以帮助高级经理在管理中做出判断。

通常情况下，一个公司可能有几个不同的系统，问题的关键在于公司中所有不同类型的系统如何一起工作。因此，企业应用程序理论是解决此类问题的方法，该应用可以跨越功能领域，关注整个组织中的业务流程操作，且包含所有管理阶层。此外，这四个主要的应用程序集成了相关的功能和业务流程，可以提高组织的整体性能（Hussain，2008）。

三、企业资源规划（ERP）系统

企业资源计划系统（Enterprise Resource Planning），由美国 Gartner Group 公司于1990年提出，实质上是一种供应链管理理念。该系统基于信息技术的管理平台，为企业决策者和员工提供系统的管理思想决策手段。从理论上讲，ERP是一种业务流程管理软件，可以用于集成应用程序，并将许多与技术相关的后台功能自动化（Beal，2015）。ERP的主要组成部分包括供应链管理（SCM）、财务会计管理、人力资源管理（HRM）、制造资源规划和客户关系管理（见图5）。

大型组织机构中一般会有许多不同种类的系统来支持不同的功能、业务流程和组织级别。然而，在传统的组织系统中存在一个问题，即各个部门的系统不能相互“沟通”或“很好地沟通”，信息不能充分得到交换。因此，管理者可能需要更长的时间来组装数据（Hussain，2008）。如果每个部门都是基于一个单独的系统，不与其他部门共享或沟通，很容易在日常运作中产生问题。

而ERP可用于收集各类数据，比如关键业务部门财务与会计、市场营销和制造等，它可以将数据存储在电脑里，在需要用到该类数据时随时可以调用，使其他部门和管理人员减少组装分析数据的时间。因此，该软件可以使组织内的不同部门共享分散化的信息，从而帮助各个部门密切协作。此外，ERP软件被视为企业应用程序，因为它通常被大型企业使用，需要团队对ERP收集的数据进行裁剪和分析，而其他小型企业实际上使用轻量级的ERP解决方案来实施（Beal，2015）。

（一）ERP系统在丰田汽车公司的应用

关于丰田汽车公司的企业资源规划（ERP）系统是为了升级会计、采购、人员和生产管理。更详细地说，丰田从新的ERP系统中节省了700万美元，该系统使所有员工都能获得人力资源记录，并使经理们能够访问有关员工的车间信息。现在，丰田每年还可以节省额外的5万美元，因为公司不需要安装或支持员工的桌面上的人力资源软件（Monk & Wagner，2009）。

（二）ERP（企业资源规划）系统的优缺点

1.优点。ERP加快了组织机构内各部门之间的信息沟通的效率，更方便日常工作的运作以及协调。例如，在丰田汽车公司系统内部，当客户下订单时，信息会自动流向并共享给所有相关部门。同时，ERP还可以收集、整理、分析有价值的信息数据来提高公司整体决策能力。例如，丰田汽车公司的ERP系统包含了全球人力资源管理的功能，它展示了员工培训投资和质量之间的关系，在很大程度上可以帮助公司在员工培训方面做出相应决策。再者，ERP可以整合部门之间的自动工作流程，以确保持续平稳地过渡和业务流程完成的高效性。例如，丰田汽车公司的ERP系统整合了所有部门，从而提高了部门之间的协调性。并且，企业可以使用ERP系统中的主要模块，如财务会计、人力资源管理、市场营销等。例如，在人力资源管理中，丰田使用ERP系统来实施，这明显降低了该公司的成本（Rajesh，2011）。

2.缺点。使用ERP非常耗时，使用过程可能需要1 - 3年。例如，丰田可能需要两年时间来更换ERP的关键业务系统，而劳动力的变化也是其中面临的一个问题。而成本也是ERP面临的主要问题，比如：测试、定制、计划、配置和实施都相对来说比较复杂，成本也比较高。丰田也在新的ERP系统的投资和数据传输上花费了大量的资金。并且将现有的数据转移到新的ERP系统是比较困难的，它可能会消耗大量的时间、资源和金钱。在丰田汽车公司中，旧系统收集和保存的旧数据很难转移到新的ERP系统，因为不同的系统可能使用不同的处理技术。

四、总结

本文对现代组织中的信息系统进行了详细的分析，并以丰田公司为例进行了各部分的分析。在这篇文章中，它演示了不同类型的系统、企业应用程序架构，以展示信息如何在整个组织中流动，并详细分析了与丰田相关的ERP系统。一般来说，从长远来看，ERP可以为组织提供更低的成本和更高的效率系统，尽管实施ERP系统可能是昂贵的。

参考文献：

[1]75 Years of Toyota，2012.Information Systems.[Online]Available at： [Accessed 15/Apr/2015].

[2]Annual report of Toyota，2019.Annual Reports.

[3]Beal，V.2015.ERP- Enterprise Resource Planning.

[4]Hussain，Z.2008.Strategic Information Systems.1st ed.Essex： Pearson Education.

[5]Kumar，A.n.d.What is ERP （Enterprise Resource Planning）.

[6]Laudon，K.C.& laudon，J.P.，2007.Management Information System.10th ed.Upper Saddle River： Pearson Education.

[7]Mind Tools，2015.Porter's Value Chain.

[8]Prezi，2014.Toyota Motor Corporation.

[9]Rajesh，K.2011.Advantages and Disadvantages of ERP Systems.

[10]The Economic Times，2015.Definition of Value Chain.

作者单位：1.西安欧亚学院;2.華润置地有限公司