档案整理与信息化管理存在的问题及解决办法

毕彩妍

【摘  要】伴随着现阶段信息技术的发展和进步，信息技术已经成为了一种具有一定实践价值的技术应用，在各个行业之中都有着合理地应用，并取得了不错的效果。在现阶段的档案管理工作中，也可以采取这一技术的应用，以此实现整体工作过程的信息化管理，本文便从这一角度对现阶段档案整理信息化管理中存在的问题进行了分析，并指出了一定的解决方法。

【关键词】档案整理;信息化管理;信息技术

引言

档案管理是现阶段审计的重要工作之一，这即使关系到审计过去数据、信息的保存，也关系到了审计未来的发展和进步，所以为了进一步提升工作效率，开始将信息化技术应用进整体的档案管理工作中，并具备了一定的规模。但这仍旧不能掩饰这一工作中存在的问题，如果对此缺乏注意，势必会影响整体的档案管理工作。

一、现阶段档案管理工作中信息化管理所存在的问题

（一）信息化安全问题

传统审计档案管理工作的核心都是为了在有需要的时候可以迅速地帮助审计找到所需要的档案信息，使其可以帮助审计进行决策，最终体现出档案的价值，而这些都需要建立在一个重要的前提上，那就是需要确保审计档案信息的安全，确保其不会出现丢失、遗失、破损的问题。而伴随着档案信息化管理的开展，这些安全问题也开始有了新的变化。

首先，现阶段得的信息化档案管理工作中，很多的档案信息都以图片、视频、电子信息的形式进行保存，通过一系列的安全手段来保证信息的安全。这些保密手段在具体的工作中确实可以起到一定的作用，但这并不意味着这些手段是万无一失的，正因为其自身的科技性和便捷性，导致了很多时候一些不法分子将会通过科技手段对档案进行远程操作，无形之中增加了档案管理的风险，同时这一部分的安全问题也是整体信息化管理中存在的重要问题，直接关系到了整体工作的成功与否。

其次，在进行信息化档案管理的过程之中，所应用的到的设备都是高新技术设备，这些设备本身就具有一定的脆弱性，一旦监管不严，就很有可能导致设备损毁、资料损毁等问题的发展，最终影响整体工作的开展和进步。

（二）信息化档案管理人员意识问题

尽管在现阶段的审计信息化档案管理工作中发挥具体工作能力的是各类信息化设备和信息化技术，但也需要重视管理员在这一类工作中的主导作用，充分意识到人员意识对于整体信息化档案管理工作的意义。但在现阶段的信息化档案工作中，却出现了一系列的人员意识问题，这些问题在一定的角度上影响着具体的工作开展。

首先，部分档案管理人员的技术更新意识不强。这一部分主要体现在部分从传统档案管理中转换到信息化档案管理中的工作人员身上，因為其已经通过传统的档案管理模式工作了多年，其思想已经固化，很有可能出现不愿接触新技术、不愿应用新技术的问题，这就会导致整体信息化档案管理工作的发展困难，最终制约整体行业的发展和进步。

其次，部分档案管理人员的创新意识也存在问题。信息化档案管理并不是一蹴而就的，是需要通过一次次的更迭来不断进行自身完善的，最终依托于合理地信息化改造来为审计创造更多的利益。与此同时，针对于已经应用了这一技术的审计，也需要其内部的档案管理工作人员从实际出发，不断对所应用的技术和设备进行分析提出具有实践价值的建议，促进整体系统的创新。但部分的档案管理人员却出现了这一意识缺失的问题，这就使得信息化档案管理工作无法从实践出发进行自身的完善和进步，最终导致整体工作出现了发展困难的问题。

二、现阶段档案信息化管理中存在问题的解决措施

（一）完善信息技术，提升安全质量

针对于现阶段档案信息化管理中存在的安全问题，最为有效的方法就是从实际出发，将所遇到的问题进行总结，并通过发达的信息技术来进行改变，这一部分的解决方法主要有两种，一种是从硬件的角度出发，进行设备的安全保障，另一种是从软件的角度出发，将可能发生问题的安全隐患进行排除。

首先，需要审计从自身实际出发，选择符合自身使用条件的设备。针对于信息化档案管理工作环境的特殊性，可以在搭建相关电子设备的时候应用防护等级更高的安全设备，如防干扰插头、防干扰显示器等等，通过这些设备的应用可以极大地提升整体档案信息化管理的硬件水平，确保其本身出现安全问题的几率下降。

其次，可以借助于网络技术打造合理的安全系统。尽管档案信息化管理系统存在着被攻击、窃取的风险，但作为档案所有者的审计档案管理人员并非束手无策，可以通过网络技术的应用对其内部所有的电子档案进行追踪，一旦发生问题就可以迅速完成追责，最大程度的减少审计的损失，从而提升整体工作的安全程度。

（二）强化人员意识，优化人员技能

针对于现阶段审计档案信息化管理中的人员意识问题，最为有效的结局方法就是从人员本身出发，对其综合素养、工作意识、技术能力进行全方位的培养，同时依托于审计的力量，打造出符合审计发展需求的专业型档案管理人才。

首先，需要审计发挥自身作用，定期开展具有实践意义的培训活动，一方面对档案管理人员的工作意识、安全意识、创新意识进行培养，使其明确进行档案信息化管理的意义，从而更为认真的投入到具体的工作中。这一具体的培训活动形式有很多，较为常见的包括了培训班、培训大会、座谈会等等，审计也可以从自身出发，对其进行合理地个性化发展。

其次，需要审计定期对档案信息化管理工作人员进行考核。对于已经具有了工作意识、创新意识的档案管理人员而言，需要保证其个人能力的始终如一，这也就代表了审计要发挥自身的监督促进作为，定期对员工进行工作意识的考核，并将成绩与其工作内容进行联系，确保员工正视此类考核，最终提升档案信息化管理工作的质量。

三、结束语

综上所述，在现阶段的审计档案管理工作中，应用信息化技术已经成为了一种时代必然，值得就此展开思考，而在一些已经应用了这一技术的审计中，需要正视档案信息化管理中存在的问题，并根据具体问题的不同采取不同的解决措施，确保最终整体工作的进步，以此为审计的发展保驾护航。

参考文献：

[1]张佳燕. 谈档案管理信息化建设存在的问题及对策[J]. 卷宗，2019，009（004）：15-16.

[2]李丽. 现阶段档案管理计算机化存在的问题及解决办法探究[J]. 科学与信息化（9）：1.