简析如何加强人事档案管理工作

张江梅

【摘  要】在人力资源管理中，人事档案发挥着重要作用，为干部选拔提供了充分的依据，随着信息技术的不断进步和人事改革的不断深入，电子纸质档案的出现给人事档案管理带来了巨大的变化，本文对这些不适应当前社会发展的问题提出了一些思考，并提出了加强个人档案管理的建议。

【关键词】人事档案;管理;加强

人事档案不仅是评价员工的依据，也是最重要的人才信息来源，在人才流动加速明显的社会背景下，人事档案的管理难度加大。只有加强人事档案管理，才能更有效地保护员工隐私，向相关需求人员提供更有价值的人事信息，在此基础上，迫切需要分析加强人事管理和改进档案管理的策略。

1人事档案的内容

人事档案是为员工提供个人经历、政治思想、道德作风、职业能力、工作业绩等内容的书面材料，人事部门应当按照人事档案管理框架对人事档案进行设置、备案和分类，考虑到员工档案的重要性，必须比其他档案更仔细地保存，通过档案我们可以追溯到古代伟人的光辉历史，即人工抄录，在这种形式的人事档案管理中，应特别注意防潮和损坏，人事档案的管理需要一套专门的制度来保证人事档案的完整性和可執行性[1]。

2人事档案管理的目标

人事档案内容的真实性是人事档案管理的前提和基础，对后续工作具有重要意义，档案的真实性和完整性充分体现了人事部门的工作状态和心态。在人才的晋升上，要进行准确的定位和评价，评估个人的实际情况，显然，人事档案内容的真实性非常重要。如果人事档案管理内容被篡改，影响真正有能力的人的职业发展，不仅是人才的流失，也是社会的巨大损失，不能充分发挥其作用，人事档案管理从业人员必须认真审查和整理相关人事档案，使个人档案能够充分体现实际工作能力和水平。个人信息会随着个人的专业经验和发展而变化，因此，人事档案管理要随时改变，体现个人经历和经验，丰富人事档案。

3人事档案管理工作的意义

从应聘者的角度看档案工作，能反映用人单位的正常水平和发展潜力，人事档案不仅可以提供求职者的全貌，还可以反映员工的学习、经验和资产负债表表现，证明员工有资格获得社会福利。根据人事档案，员工可以提供就业证明或申请社会保险，并按照档案中规定的退休年龄和教育程度缴纳基本保险费。

4现阶段人事档案管理存在的问题

4.1人事档案管理人员专业度不高

人事管理是对专业、保密和政策性工作的强烈需求，用人单位不重视人事档案管理，档案管理人才缺乏，也是企业亟待解决的问题。

4.2人事档案管理力度不足

目前还存在人事档案管理不到位的问题，这个问题主要体现在以下几个方面：一是管理人员相对较少，目前，人事管理单位在人事管理方面存在不足，人员配备不足，其次，在绩效考核过程中会对人事档案进行收集，部分管理人员可能会收集当前工资和考核内容，有的管理人员只能收集信息内容，无法抓取相应的考核信息，后期信息管理复杂度和难度较高，档案使用质量低;三是行政资源匮乏，档案在对账过程中屡屡受阻，可见人事档案管理仍然管理不善。

4.3人事档案信息化程度不高

目前，我国大部分单位都仅限于个人资料管理的电算化，如基本信息、编目、档案传输等小环节，没有进行全面深入的信息化。总的来说，个人资料管理的完整性和系统性不够，会导致档案信息更新不准确、不完整、延迟等问题，容易造成人员信息管理混乱，严重影响工作效率[2]。

4.4对人事档案管理的重要性认识不足

很多人事部门认为，人事档案管理只要能适应人事部门的变化、对外调动和档案管控就可以。对人事档案重要性认识不足，档案收集不全，不能反映客观真实情况，直接影响人事档案管理水平。

5加强人事档案管理工作的建议

5.1加强队伍建设

在档案工作中起着非常重要的作用。档案人员不仅要具备专业技能和综合技能，还要具备人事档案处理技能和计算机技能。此外，必须具有较高的政治意识形态和职业道德，因此，应结合当前形势，及时开展相应的档案培训，提高档案管理人员的基本操作能力，培养高素质、高效率的档案管理人才，只有这样才能实现人事档案的持续管理，把人事档案管理的质量提高到总体战略水平。

5.2建立完善的人事档案管理制度

为了保证人事管理的效率，首先必须认识到人力资源管理的重要性。一方面，负责人要了解人事档案对人力资源发展的影响，提高管理效率和员工对档案管理的贡献;另一方面，单位领导要分析人事档案管理不到位的主要原因，在从基础制度完善人事信息管理制度的基础上，完善人事管理。由于大多数档案工作者在工作过程中过度依赖他人，所收集的个人信息可能不完整，因此存在人事档案不完整的问题。因此，要制定详细的工作内容，并对工作过程中出现的问题考虑。监控人力资源，发现人力资源管理中存在的问题，提出改进人力资源管理的建议。

5.3推动人事档案管理的信息化建设

为进一步提高人事档案管理效率，需要进一步提高人事档案的连续性、完整性和便利性。搭建个人信息平台，普及科学和信息技术。让全社会采用新的管理模式和技术手段，通过使用现代设备和技术，保持人员档案信息的动态管理，通过多种终端设备，为不同用户开通相应权限，提高现代人事档案管理水平和服务质量。当然，人事档案管理信息化建设存在一定的管理风险。因此，有必要建立适当的安全维护制度，以确保人员记录的安全和保密。

5.4完善人事档案管理工作的理念

人事档案管理信息化理念的完善，将为人事档案管理的创新与发展提供重要的理论依据。信息时代将为人事档案管理提供适当的指导，引领人事档案的发展。在人事档案管理中，责任人要以科学发展观为指导，重视人事档案管理的重要性，充分尊重信息在提高人事档案管理质量中的重要作用。同时要有创新意识，敢于拼搏，与时俱进，提高管理实效，更好地为人民服务。

5.5优化人事档案管理工作模式

人事档案管理的创新和发展，为提高人事档案管理服务水平和质量提供了基础。有效管理和整合人事档案，根据不同单位和组织的需要进行人事档案的管理和整合，进一步简化管理流程，开发一个人事档案管理模块。明确人事档案管理规则，规范硬件基础设施建设和软件升级的技术指标，优化和更新人事档案信息管理[3]。

结束语

人力资源管理非常重要。人力资源管理在一定程度上依赖于人事档案管理水平，才能更好地发展。因此，人事档案管理最重要的是要有一个完善的管理制度，才能发挥人力资源管理的作用，满足人民的需要。

参考文献：

[1]苗菁. 创新人事档案管理制度与模式的探索[J]. 兰台内外，2021（10）：37-39.

[2]乔才元. 新时代干部人事档案工作刍议[J]. 人才资源开发，2021（5）：25-26.

[3]王顺彩. 加强干部人事档案管理工作的思考[J]. 社会主义论坛，2021（3）：53-54.