浅谈高职院校传统纸质档案数字化管理

汪敬

◆摘  要：互联网信息技术的不断发展，有效促进了高职院校各项工作的数字化管理，在档案管理方面，随着档案信息化建设的推进，传统纸质档案数字化已然成为高职院校档案工作的重要内容。本文分析了高职院校传统纸质档案管理存在的问题和对传统纸质档案进行数字化的必要性，以及探讨了院校传统纸质档案数字化采用的模式。

◆关键词：高职院校;传统纸质档案;数字化管理

当前信息时代下，高职院校纸质档案一味采用传统管理方式是不可行的。因为传统管理模式落后，工作效率低，且频繁地翻阅查询原始档案容易造成档案的损毁，不利于档案的保存;另外，传统管理模式只能让档案起到查询和利用的作用，不能对其进行有效的数据分析和数据分享，跟不上信息化建设的步伐。因此，只有对传统纸质档案进行数字化管理，才能提高档案工作效率，才能更好地保护原始档案以及实现数字档案馆建设，为高职院校信息化发展奠定良好基础。

一、高职院校传统纸质档案管理存在的问题

（一）档案管理质量低

档案管理质量低主要表现在以下几方面：首先，档案存在遗漏损毁的现象;其次，在档案整理归档过程中档案类别条目不清晰，归档范围有出入，查找利用不方便;最后，因为岗位调整和人员的变动，遗失漏存的现象时常发生，这大大降低了档案管理质量。

（二）管理人员专业水平不够

高职院校档案管理人员并不都是档案管理专业毕业的，大多数的管理者都是只经过短期培训就上岗的，对于日常的档案管理工作，他们是能夠胜任的，但如果对档案进行信息化管理，就会出现很多问题。因为信息化对管理者的专业要求更高，不但要求他们具备系统的档案专业知识，更要熟练掌握计算机技术理论知识和操作技能。高职院校的档案每天都会海量增长，电子档案归档工作和传统纸质档案数字化工作对档案管理者提出了更高的要求。

（三）档案管理制度更新工作滞后

近年来，国家针对高职院校的档案管理出台了一系列的规范标准，尤其是传统纸质档案的数字化管理方面，这些规章制度由于没有及时的融入到高职院校的档案管理规章制度中去。另外，高职院校对档案管理工作不重视，导致档案管理工作边缘化。其实，在高职院校中，档案管理应该是非常重要的工作，因为档案不仅见证了院校的发展，也是院校长久发展的基础。但是，由于院校不重视档案管理，从分管领导到具体工作人员，对档案的管理只流于表面，没有长远的规划，造成院校档案管理各方面工作滞后，不能有效推进档案的信息化管理。

二、高职院校对传统纸质档案数字化管理的必要性

（一）提高高职院校档案的查询效率

高职院校对传统纸质档案实施数字化管理，不但能减轻档案管理者的工作压力，还能利用互联网技术，打破时间和空间的限制，实现资源共享，提高档案查询和利用效率，大幅度提升档案管理的效能。

（二）为数字档案馆的建设奠定基础

传统纸质档案数字化是数字档案馆建设的基础工作，也是数字档案馆建设的重要内容，传统纸质档案数字化工作将为院校的数字档案馆建设和数字化管理奠定基础。

三、高职院校传统纸质档案数字化管理策略

高职院校的纸质档案较多，对其进行数字化管理比较繁琐复杂，而院校档案馆自身的管理人员少，在做好日常工作的同时，还要对海量的档案进行拆装、整理、录入、扫描、装订归档等数字化工作，在时间、精力和技术方面都不是很现实。因此，大多数院校会选择专业的外包公司。选用专业水平更高，安全性能更高，保密信誉更好的外包公司能有效实现高职院校纸质档案的数字化管理。

（一）建立有效的数字化档案管理系统

高职院校应该要求外包公司建立完善的数字化档案管理系统，充分发挥计算机以及互联网的作用，实现网上浏览，远程查阅等资源共享功能，提升档案资源的利用效率。根据要求不断完善档案的数字化信息，从而有效推进高职院校档案数字化管理工作有序进行。

（二）组建专业的管理团队

由于高职院校所涉及的档案种类以及数量众多，因此高职院校应外包要求外包公司组建专业的团队，有很多鉴定后的档案需要进行销毁或者对未鉴定的档案进行打理，这些都需要外包公司来雇佣专业的档案管理人员，这样可以避免出现将不必要的档案进行数字化处理的状况，减少档案数字化的工作量，有效避免资源浪费。

（三）优化数字化管理设备

外包档案管理公司应该加大对数字化管理设备的重视程度，需配备先进的扫描仪、打印机、复印机、摄像机等专业的设施设备，只有这样才能整体提高高职院校档案数字化管理水平。

四、结语

随着时代的不断进步，高职院校应该与时俱进，加大对院校档案管理工作的重视，对档案管理工作最大程度使用数字化管理，建立专业的档案管理团队，优化档案数字化管理设备，提高档案管理人员的专业素养，进一步提升高职院校的档案管理水平，为高职院校的长远发展打下坚实基础。

参考文献

[1]张圆.高职院校建立数字化档案管理的创新思路——以江苏经贸职业技术学院为例[J].南京工业职业技术学院学报，2018，18（04）：100-102.

[2]袁静乐.高职院校档案数字化管理路径探究[J].才智，2019（19）：9.