政府采购档案管理工作的优化之道分析

黄月

摘 要：随着我国《政府采购法》的推行，政府在进行采购工作时有了明确的制度规范，对于每一个环节都有了细致入微的要求。在具体的采购工作时，相关的工作人员务必要做好采购档案管理工作，这也是政府采购工作当中非常重要的一个环节。近些年来，我国的政府采购工作逐漸发展起来，采购范围、采购规模都已经有了一定程度的扩大，这也就要求档案管理工作采取更高的要求来完成。因此，如何对政府采购档案管理工作进行进一步的优化，是当下相关工作人员需要认真考虑的问题。

关键词：政府采购 档案管理工作 优化方式

对于政府采购工作而言，其项目档案管理是非常重要的一个环节，因而需要对其进行严格的把控。政府采购项目档案是对政府的采购活动过程的真实记录，起到了非常重要的监督作用。同时它也是一项非常庞大的系统工程，并以一种法定的形式进行正常的采购活动，对于政府的采购工作而言起着非常重要的作用。

一、我国政府采购档案管理工作存在的问题

（一）管理意识有待加强

目前，我国政府采购档案管理工作与采购活动并不匹配，相较于其他环节而言比较脆弱。很多地方的政府还没有建立起正确的采购档案管理意识，甚至完全没有重视此项工作。也正因如此，很多政府部门并没有按照相关的采购指定进行工作，缺乏相应的采购档案管理制度，导致很多档案并没有系统化的被记录，甚至还会随意的破坏。一些记录人员也没有建立正确的工作意识，在记录采购活动时并不细致，一些具体的采购环节都没有得到良好的记录，最终无据可查。

（二）现代化管理水平不高

随着时代的发展，我国经济水平不断提高，很多法律制度都已经完善，政府采购活动也有了新的要求。在具体的采购过程中，很多政府开展了跨行业、跨部门的联合采购，并最终形成了系统化的集中采购。正是由于采购活动的快速发展，导致档案管理工作并没有及时的与其匹配，极大地浪费了政府中负责相关工作的人力、物力和财力。也有一部门政府部门开始寻求现代化的管理方式，但其水平总体不高。

二、政府采购档案管理工作的优化对策

（一）提高采购档案管理意识

首先，想要提高政府采购档案管理工作水平，就必需要提高相关工作人员的采购档案管理意识。在这一过程中，相关的工作人员需要先明确采购档案管理的重要性，并率先提高决策者对于此项工作的重视程度。当决策者开始重视此项工作之后，就可以将采购档案管理工作纳入议事日程当中，并在各方面对其进行必要的支持，以此提高整体的管理水平。档案管理人员需要认识到，此项工作不仅仅关系到某项工作或某个部门，它关系着整个社会的发展，因此，所有政府人员都应该高度重视此项工作，并在日常的工作当中积极参与相关宣传和学习活动，提高相关工作热暖的档案管理意识、法治观念以及正确的工作态度。在进行采购档案管理工作时，也要按照国家相关法律法规进行具体的实施步骤，使档案管理工作逐渐制度化、规范化。

（二）完善管理人员的综合素质

想要提高档案管理工作的水平，就要从负责此项工作的工作人员入手，这样才能够更好地完成相关工作。很多档案管理工作人员在正常的工作过程中并没有建立起正确的工作态度和责任意识，这也使得他们在工作经常出现这样或那样的问题。因此，培养一批综合素质高、全方面发展的高素质人才已经成为各项工作当中的重中之重。政府部门可以通过入职培训、定期培养等方式加强对新员工专业素质的培养。除此之外，政府部门也可以通过一些外出进修、脱产培训等方式对在职人员进行二次培训，以帮助他们能够在工作中不断提升个人的专业技能，更好地完成档案管理工作。当然，除了培训工作，政府部门也可以通过考核的方式对管理人员进行测试，以此不断激励他们在工作当中提升自己的各项技能。在适当的情况下，政府部门也可以建立起合理的奖罚制度，对一些工作态度认真、积极，各项工作都能够出色完成的员工要进行奖励，并惩罚那些工作态度不认真、消极，或是在工作中经常出现各种纰漏的员工。通过奖罚制度既可以提升员工的工作积极性，又能够带动员工综合素质的提高。

（三）加快采购档案管理信息化

随着我国科技水平的不断提高，信息化技术已经在社会各个领域当中普及。一些企业通过信息化技术进行相应的管理工作，在很大程度上促进了管理效率的提升。正因如此，政府部门在进行采购活动和采购档案管理工作时，一定要加入信息化技术。尤其是在档案管理工作中，要积极采取信息化的管理方式，并实现采购档案信息的数字化，更加方便管理人员的接收、传递和存储。同时，政府部门也可以依托信息化技术和互联网平台，打造更加方便档案管理工作的政府采购档案管理体系，以及自动化的办公系统，推进档案管理知识结构的推陈出新，整合管理信息资源，充分发挥档案的作用，并建立健全政府档案管理系统，以此带动整体管理水平的提升，促进管理工作效率的提高。

三、结语

政府在开展采购活动、档案管理工作时，一定要按照国家的相关法律法规进行，并且要严格执行国家在相关方面下达的归档、管理和利用政策。在此过程中，相关的工作人员要建立正确的工作态度和责任意识，不断提升个人的工作能力和水平;政府部门也要建立健全相应的管理措施和制度，确保档案管理水平的逐渐提升。

参考文献

[1]徐雪荣，弓淑芬.浅析政府采购项目档案管理的信息化发展[J].中国管理信息化，2018，21（20）：183—184.