企业档案管理人员必备素质探讨

姜小媚

摘要：人事檔案管理是现代企业管理中的重要组成部分。目前，国内企业对于档案管理日益重视，档案从业人员素质也日益提升。随着涉及档案的各项法律法规日益完善，各类涉及档案的规范和标准日益体系化，各种高新技术应用于档案管理，对档案管理人员的素质要求也日益提升。本文从档案管理人员的职责出发，分析目前国内档案管理人员素质现状，提出了企业档案管理人员应具备的必要素质。

关键词：档案管理人员;素质

企业档案管理人员是对企业档案进行综合管理的一线人员，档案管理人员的素养直接决定了企业人事档案管理的水平和质量。在正确认知企业档案管理人员的工作职责基础上，通过一定的分析，明确档案管理人员应有的最基本素质（必备素质）或基本能力，对于有效选拔档案管理工作人员，提高其综合工作素养有着重要作用。

一、什么是企业档案管理人员

本文所指企业档案管理人员，特指在各类公司、厂矿、金融投资机构等企业单位中，负责员工人事档案的接收、归档、转移、转接等具体工作的人员。企业人事档案管理人员的工作特点与政府机关、事业单位、高校、医院等同类型岗位略有不同。一是部分企业单位（特别是民营企业、外资企业），无人事档案管理权限，其档案管理人员的主要工作内容是与人才中心等专业管理机构（或外包机构）对接，不负责具体档案管理事宜;二是部分企业单位（主要是历史较久的国营企业），具备人事档案管理权限，设置有档案室等专职机构，但是人员往往兼职从事人事档案管理工作，与政府机关、事业单位等比较，专业程度较差。本文所讨论的主要是具备人事档案管理权限的企业中的人事档案管理人员的必备素质。

二、企业档案管理人员的主要工作职能和重要作用

（一）企业档案管理人员的主要工作职能

一是负责制度建设，协助公司主要领导或直接上级，建立符合各项法律规范的档案管理制度。二是负责流程建设，根据档案管理工作实务，结合公司本身实际，从档案的接收、装订整理、档案查阅等方面，建立公司部门之间、档案管理部门内部各岗位之间的较为标准化的工作流程。三是负责档案室的管理，要根据档案室的建设标准，从软件和硬件两个方面入手，低成本高效率建设企业内部的档案室，有效保管企业内部员工人事档案。四是负责档案具体管理工作，包括员工档案移交、审核检查、整理统计等，要采用各种统计技术、信息系数和新设备，力求让企业内部档案管理，达到规范有序的标准，同时要通过各类检索手段，让员工档案易于调取、提取数据，满足公司人事决策的具体要求。五是档案法律管理。档案涉及个人隐私，档案管理人员必须在法律范围内开展档案管理工作，严守《保密法》相关规定，严守员工个人隐私，绝不泄密。

（二）档案管理人员的重要作用

档案管理工作在企业中有着十分重要的作用。首先，为经营和管理提供详细的记录依据。档案是企业对内部各个方面进行的以文字、数据为主要表现形式的记录资料，这些资料涵盖范围相对较广，几乎包括了企业各项经营活动的所有过程和细节，这能直接反映企业内部控制和管理行为的具体情况，为经营决策提供真实、详细的人事数据。其次，档案管理可以加强企业内部人事管控。通过档案审核和档案信息更新，可以鉴别真伪，了解员工一段时期内的工作情况和思想动态，可以为企业提供较为明确的人事预警信息。企业也能借助各种档案信息了解自身内部控制环境情况和内部控制工作情况，根据反映的信息对内部工作进行监督，管理内部工作，根据既定目标和计划判断各项任务具体的实施和完成情况，从而为自身各项工作的监督和改进提供重要参考。

然而，档案管理工作能否卓有成效，关键在于管理人员能否充分地发挥应有的作用。要发挥人的作用首先需要提高管理人员的素质和能力，保证工作的进行。因此，回答如何发挥人的作用这个问题的第一个答案是：加强档案管理人才建设，提高管理人员的水平。

三、目前企业档案管理人员现状

企业一切活动都以利润和效益为先。经过几十年的发展，企业档案工作改革取得了很大进展，整体业务水平有了很大提高。但要在信息化背景下适应企业发展需要，企业档案管理人员队伍建设有待完善。从企业类型来看，国有企业较为重视人事档案管理，民营、外资企业较为忽视人事档案管理。大部分中小企业习惯于采用外包的形式，将人事档案管理职能交付给各专业机构。在相对规范的大型国有企业中，档案管理也存在着一些弊端，比如企业档案管理人员整体素质不高、年龄结构不合理、被边缘化等。此外，由于档案工作不属于生产的前线，档案管理人员多是在宽松的工作环境中，缺少竞争和约束，导致思想上的松懈。这些状况直接影响了企业档案工作的整体推进和发展。企业档案管理人员除了具备自身岗位职责所要求的专业知识外，还要懂得生产专业知识，并能跟上时代潮流，主动学习信息化、数字化、区块链等对于档案管理有实际意义的新知识。

四、档案管理人员必备基础素质

企业档案管理人员要遵纪守法，有较强的纪律意识;要参加过相关的专业培训，能够较为熟练的处理各类与档案相关的工作实务，也要掌握必备的计算机和网络知识，具有各种办公设备、软件的操作技能，熟悉公文写作和各类档案管理方面的规范和标准，能够适应因企业发展而产生的新要求。

（一）思想政治素质

人事档案管理人员必须为中共党员，这是《档案法》中明确规定的。由于档案管理岗位的特殊性，要求档案管理人员必须有着良好的政治觉悟和素养，具备良好的大局观;思想品质必须过硬，守纪律懂规矩，绝不违反工作规则。

（二）职业道德素质

人事档案工作的首要任务就是如实记录个人的成长历史，是企业人力管理的重要一环。因此从事人事档案工作的人员，必须公正无私，实事求是，始终在法律和制度认可的范围内工作;必须光明磊落，坚持原则，在内心中将档案管理工作置于非常神圣的地位。

（三）岗位专业素质

档案管理工作表面看起来并不复杂，也很难用量化的绩效去客观衡量，很多年轻人不愿意学习档案专业，从事人事档案工作。但实际上，档案管理专业自古有之，历史悠久，档案学是一门博大精深的学问，自结绳记事开始，档案管理就已经成为人们日常生活的重要一部分。现代档案管理是融合了管理学、统计学、图书情报学等多学科的综合学科，要求从业人员既要懂得基本的档案整理、装订、编排目录与保管等操作，也要求从业人员必须具备管理学，计算机等多学科的复合知识。

（四）管理创新素质

档案人员要具备较强的创新意识，要主动适应静态档案走向动态档案这一转变，要通过各种新技术和管理信息系统的导入，实现企业内部文字档案走向数字档案，不断提升档案管理和使用效率，让档案管理工作在企业人力资源管理工作中发挥更大的作用。

五、如何不断提高企业人事档案管理人员素质

（1）加强档案管理人员思想政治学习。首先要加强政治学习。组织档案管理人员通过党课、支部会和学习强国平台，认真学习习近平新时代中国特色主义思想，大力提升政治觉悟和理论水平，做到入脑入心，引导档案从业人员坚持用科学论指导自身工作实践和学习。其次要认真学习《档案法》《保密法》等相关法律法规，牢固树立底线意识，绝不触碰法律高压线。同时要加强廉洁文化教育，在档案管理人员心中筑牢廉洁防线。

（2）坚持“走出去”和“引进来”。企业要经常性的组织档案管理人员参加档案局、档案馆组织的专业培训，学习最新的专业知识和管理规范，不断提升档案管理人员的专业知识水平。同时，企业还应聘请档案管理专业人士、档案管理水平较高的其他企业人员来做专门讲座，传授工作经验，不断提升本企业档案管理人员的实操水平。要在企业内部建立严格的培训上岗制度，要根据档案管理人员任职要求，进行内部规范培训和岗前考核，培训不认真，考核不合格的人员，坚决拒绝其上岗。

（3）筑巢引凤，奖优罚劣。要适度提高档案管理人员待遇，为其提供专业发展通道，广泛吸引各重点高校相关专业（如档案学、图书情报学等）的优秀毕业生投身企业人事档案管理工作，提高企业引才质量;在企业内部，要根据档案管理工作的特点，设置有的放矢的考核指标和考核办法，进行可量化的季度或者年度考核，做到努力工作者给待遇给机会早提拔，工作懈怠不负责任的降职级降薪资早警示，实现能者上，庸者下的良性循环。同时，要在企业内部注意、观察有从事档案管理潜质的员工，通过合理的内部岗位调配和培养，将合适的人放到合适的岗位上，实现人岗匹配，人事相宜，全面强化企业内部档案管理人才队伍建设。

（4）思维创新，提升效能。信息化和数字化技术是当今企业发展所必须的。档案管理人员必须从纸质档案走向信息档案，必须从整理装订走向系统录入，必须从纸笔操作走向计算机操作，熟练操使用档案管理信息系统，高效使用各类现代化文档操作设备，有效使用各类现代统计软件（如spss）和大数据管理技术，使得档案信息可以实时为企业、部门的战略决策、人事决策提供有效支撑，从而让档案管理在企业整体发展中发挥更大的参谋作用和决策支持作用。

（5）提升档案管理人员的认知层次。档案管理人员同企业其他管理岗位人员一样，必须具备良好的大局观和战略视角。企业档案管理人员要深入理解所在企业发展战略，学会将自身岗位工作融入与企业战略发展的大局，时刻关注内外部环境的变化，时刻注意在人力资源领域发挥企业内部人事档案管理效能，让人事档案管理为企业人力资源提质增效发挥作用，让企业人事档案管理在企业战略发展中发挥应有的基础性作用。

六、结语

企業，无人则止。任何工作的推进，最终都需要优质人力资源的投入。对于企业人事档案管理工作而言，只有不断提升从业人员的基础素质，才能不断提升档案管理水平，进而创新创效，让档案管理在企业发展中发挥更大作用。

参考文献

[1]张新芳.人事档案工作如何适应新时代企业人力资源管理的新要求[J].兰台世界，2006（12）：41–42.

[2]刘琴.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].档案学通讯，2005（5）：10–12.

[3]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案，2007（2）：71.

[4]王乐，张浩 . 略论人事档案管理信用化改革 [J]. 档案学研究，2010（3）：91–93.