论高校档案管理电子信息化的价值

杨景怡

【关键词】高等学校;专职档案管理员;工作心得

前言

教学档案指的是在本科教学实践和管理活动中形成的并具有保存价值的文字、数字、声像等信息资料。其内容一般包括教学文件档案、教务工作档案、教师业务档案、学生学习档案。教学档案同其它档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“利用价值”的一般属性，但又是一种具有自己特性的专业档案。高校档案管理工作在提高学校管理水平、工作效率和工作质量等方面具有重要作用。本文根据高等学校档案管理工作的需要，提出了档案工作对档案管理人员的基本素质要求，阐述了档案管理工作全面系统化的内涵，推动高校档案管理工作的全面发展。

一、重视传统档案基本功训练

随着国家建设的不断进步，国民对教育重要性的认识不断提高，我国高等教育事业也走上了繁荣发展的轨道，学校对档案管理的重视和投入力度也逐步加大。高校档案管理作为学校管理工作中的一个重要环节，在高校的日常运作中起着十分重要的作用，因此在某种意义上说，档案管理工作是高校工作内容里必不可少的。针对当前高校档案管理人员工作中存在的问题，加强高校档案管理工作者的基本功训练非常具有现实意义。

在新时期的大背景下，各地的档案工作都不同程度地引入了电子化、信息化。但改革总不可能一蹴而就，并且电子档案由于对技术环境和备份的频率要求较高，在短时间内不可能完全取代传统纸质档案，因此在各地档案馆都还存着相当数量的纸质档案。想要高效高质的管理好这些档案，管理员的基本功是必不可少的。归档文件整理工作的八个环节是归档文件的收集、归档文件的价值鉴定、归档文件的装订、归档文件的分类、归档文件的排列、归档文件的编号、归档文件的编目、归档文件的装盒。档案工作的基础是收集工作，而收集上来的档案不可能全都码得很整齐，这就需要专职档案管理员将其码整齐，于是甩纸就成了一道必不可少的工序。甩纸是一项熟练工，没有很高的科技含量，却需要日积月累的练习。新进馆员可在老馆员的指导下，逐渐熟悉这一技术，最终达到熟能生巧的地步。

工程类档案在各地档案馆中都大量存在，由于其尺寸较大，且大小不一，所以很难将其全部数字化。这样一来，纸质工程图纸的保存就显得尤为关键。而它的折叠是必不可少的，因为这样不仅能节约空间，也便于查阅。工程图纸的大小不是A4纸的整数倍，对它折叠要经过一系列专门的程序，并且不同大小的工程图纸折叠方法也不一样，必须要学习，所以这也是新进馆员必修的一课。

扎实的业务理论知识是高校档案管理者从事管理工作的前提条件。高校档案管理者需要系统掌握现代教育与管理理论以及相关的学科知识，熟悉国家有关的教育方针政策和学校的教学管理规章制度，了解最新的教育理念和先进的档案管理模式。随着现代社会生产的高度知识化，对高校档案管理者的文化素质提出了更高的要求：档案管理人员需要通过多种途径加强学习，完善自己专业的知识体系，扩宽自己的综合知识面，提高自己的理论水平，活跃思维，不断充实自己职业技能，养成终身学习的自觉性。

二、老档案的销毁要谨慎

如今，存在50年以上的高校比比皆是，这就意味着大多数高校都有着很多老档案。由于档案库房的空间总是有限的，不可能将其无限扩大，这就存在一个老档案销毁的问题，以便为新档案腾出更多的库房空间。档案销毁制度是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。档案销毁必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定，经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。档案销毁必须严格执行审批制度，履行批准手续，批准销毁的档案应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁，且要有两人鉴销;销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明“某日已销毁”并签名盖章。档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。但哪些档案该销毁，哪些不该销毁，却需要谨慎的决定。一般来说，本人的拙见认为：

其一，凡是涉及到老校友信息的档案销毁应谨慎。因为大多数高校都会有很多的杰出校友，这些校友会反馈母校，为学校的发展添砖加瓦，如何维护与这些杰出校友的关系，感情牌是一项不错的选择。例如，将杰出校友的成绩单、入学登记表等做成纪念册相赠。而这些东西的来源就是库存的老档案，它们可以很好地勾起校友们的情怀，为学校做贡献。

其二，信息性强的档案销毁需谨慎。信息性强的档案指的是具有价值的、独一无二的信息的档案。如学生的入学登记表、成绩单等。虽然有些档案在某一时段看起来用处不大，但时代终究是不断变化的，各方面的制度、材料也在不断完善。一些档案的用处有可能会在以后会显现出来。所以，信息性强的档案销毁须谨慎。

三、大力推进档案信息化

人类社会已经进入了信息化时代，各种新技术层出不穷。档案管理有着管理性强、操作性强的基本属性，是信息化进程的受益者。高校由于有着科研的天然优势，且作为档案密集地，本应走在档案信息化的前沿，但由于种种原因，高校的档案信息化却不够理想。高校档案信息化主要有以下两点益处：其一，节约纸张。纸虽然是可再生资源，但其生产过程中会砍伐大量的树木，这对生态环境是一个巨大的破坏。要是档案的归档和利用都电子化了，可以节约很多的纸张，有利于生态环境。为了实现档案电子化，势必对技术提出了更高的要求，尤其是利用这一块。如何保证电子档案不被非法篡改，如何使电子章具有和传统纸质章相同的法律效力，都需要运用到先进的区块链技术，这一点是需要各大高校领导从精神上和经济上都重视起来的;其二，节约库房空间。随着人类社会活动的效率越来越高，产生的档案也越来越多，而档案库房又是一个有限的存在，不可能无限增大，怎样解决这个供需矛盾呢？档案电子化几乎是唯一的解决办法。无数的档案电子化后只需要一张小小的磁盘便可储存，除了对备份频率有要求之外，这几乎是一种完美的解决方案。

信息技术高速发展的年代，高校档案信息资源的数字化管理已经是必然的发展趋势。传统的档案管理中，档案室的大小和材料多少是衡量档案的地位和作用的一个标准，而现在这种标准主要表现在信息服务手段是否自动化、信息服务形式是否多样化、信息服务质量是否高效化、信息服务资源是否网络化、信息服务对象是否全球化、信息服务人员是否高素质化等方面。要求信息服务人员必须具有各方面的良好素质，计算机、英语、网络、软件、数据库以及其它领域的知识是不可缺少的，信息的检索能力更是需要熟练掌握的。

結语

在日新月异的网络时代，高校档案管理工作作为高校工作的重要组成部分，是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接的、原始的记录。科学、正确地档案收集、管理与创新，是构建优质档案管理工作的重要元素。档案管理者只有解放思想、更新观念、创新管理、与时俱进，才能促进网络时代高校档案管理工作的科学化、现代化、信息化。高校的档案管理工作任重而道远，需要各级领导的重视、科研的投入和经费的投入，更需要各专兼职档案员的全心奉献。希望此文能对搞好这项工作提出一点有益的建议。