浅谈大数据时代事业单位档案文件管理的信息化建设

薛辰兵

[摘 要]在大数据技术高速发展的时代，信息公开是一项重要的政府公共服务。文章针对事业单位文件管理信息化进程中存在的人事建设、观念层次、文件查询、文件数据安全方面的问题，提出相应的解决方案，以提升事业单位档案文件管理信息化能力，推动档案文件管理信息化建设工作。

[关键词]大数据时代;信息化;档案文件管理;事业单位

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2020.16.088

[中图分类号]G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2020）16-0-02

0     引 言

档案文件管理信息化指数据信息技术在日常文件管理中的综合应用及对档案文件内容信息的数字化管理和应用。大数据时代，事业单位档案文件管理方法将由关注纸质文件管理转化为通过电子设备对档案文件进行数字化存储、管理。在档案文件管理工作者统一规划下，对文件信息资源进行数字化利用，能够提高公共事业服务效率，提升对外服务水平;推动事业单位档案文件管理工作向信息化、数据化、科学化、社会化发展。

1      事业单位档案文件管理信息化建设存在的问题

1.1   档案文件管理工作者专业知识与技能水平偏低

由于部分机构对文件管理工作的重视程度不够或经费限制，事业单位缺乏对相关档案文件管理工作者进行系统性的专业学习与入职培训。公共事业单位从事文件管理工作的人员普遍存在学历等级偏低;文件管理信息化思维薄弱;身兼多职，难以保证文件管理工作的质量，导致文件管理信息系统难以应用新技术和新体系。在没有专业培训的情况下，文件管理工作人员只能完成一些基础的统计、整理工作，难以对文件信息数据进行多轮精密处理，甚至并不熟悉计算机的操作，在实际工作中存在效率低、质量差，遇到问题无法及时、有效地反馈给上级部门的情况，导致事业单位文件管理信息化建设项目无限停滞。

1.2   领导及职工管理观念和方式相对落后

在开展事业单位档案文件信息管理过程中，相关领导对该工作的重视程度直接影响各项档案文件管理信息化建设任务的进度。大多事业单位领导及职工对档案文件管理工作缺乏正确的理解、认识，仅仅认为档案文件资料只需要进行妥善保存，避免丢失、损坏或遗漏，他们对档案文件管理信息化工作的督促力度不足，未能对档案文件管理信息化建设进程进行总体规划与系统设计。文件管理人员的管理方式落后，容易导致档案文件遗失、破损或者开展低效率的档案文件管理活动，给档案文件管理工作、来往查询人员带来很大的困扰和麻烦。

1.3   传统纸质文件管理过程存在缺陷

目前，大多数事业单位的文件管理工作仍沿用传统纸质文件进行存储和管理。在实际的查询与借阅过程中：首先，需要通过当面登记或电话预约的方式，向档案文件管理工作人员提出文件调度申请;其次，经多方批准后由文件管理部门代为查找所需卷宗;最后，由申请人登门拜访，实地阅览所需文件。在此期间，无论是在等待档案文件查询申请的批准环节，还是需要配备相关文件管理人员在档案储藏室查找所需要的卷宗环节，都會消耗大量人力、物力、财力和时间，严重影响双方的效率。此外，传统纸质档案文件在公开借阅、查询的过程中存在缺陷，任何意外行为都会造成档案受到不同程度的损坏，且难以进行监督。

1.4   数据安全问题尚未受到足够重视

事业单位文件涉及众多企业、个人的隐私文件，具有极强的私密性，这是在事业单位档案文件管理部门在档案文件管理信息化建设工作中不得不考虑的一个问题。但是，就目前的情况而言，公共机构文件管理人员进行文件管理信息建设时往往容易忽视文件数据的私密性、安全性，特别是在将纸质文件转换为电子文件的过程中，受到诸多外界因素的影响，导致文件信息泄露、遗失，严重影响档案数据的安全性和完整性，为未来的档案文件管理工作留下重大安全隐患。此外，档案管理信息化建设主要利用电子计算机系统、局域网服务器站点等电子设备开展信息化管理工作，一旦遭到黑客入侵，电子文件数据就会泄露，而任何档案内容的泄露，都会产生严重的连锁反应，直接影响企事业单位及所属员工的人身、信息、财产安全。

2     事业单位档案文件管理信息化建设的改进策略

2.1   提升对档案文件管理信息化建设的认识

为了弥补传统档案文件管理信息建设中存在的漏洞，事业单位档案文件管理部门应该加强对负责单位文件管理工作的相关负责人的思想教育工作。事业单位领导小组在实际的档案文件管理信息化工作的建设过程中，要积极转变传统的管理理念，了解文件管理信息化的重要意义和作用，加大资源投入力度，提高信息化管理水平，实现信息化管理的可持续发展。首先，事业单位行政决策者需要改变认识，当代的文件管理工作不仅仅是单一的管理工作，更是一项具有公共、公开特征的社会性服务，这需要事业单位档案文件管理部门从文件保存、共享、调取、人才队伍建设、资金、设备等多方面对档案资料进行信息化处理。其次，端正对档案信息化管理建设的态度，把该工作当作一项公共事业单位重要的内部管控工作内容进行发展和构建，促使档案管理工作适应时代的发展变化，为国家、社会公众提供准确、实时、高效的文件信息数据，满足当前社会文化、政治和经济等多角度发展需要。最后，考虑档案文件管理工作的安全性和保密性问题，设立独立档案文件储存室，选择合适位置放置文件资料及相关电子设备;建设综合监控系统，分别进行供电;加固门窗，安装电子锁;建立面部识别登记系统，严禁无关人员出入，最大限度地保证文件数据的安全。

2.2   提高档案文件管理工作者的专业知识与技能

可靠先进的档案文件信息化管理体系需要由专业人员建立和维护。在文件管理工作中，人才属于决定性因素，因此，事业单位在文件管理信息化建设中应尤为注意对事业单位文件管理工作者进行专业知识与技能培训，这是事业单位档案文件管理信息化建设的基础工作。首先，公共事业单位应组织统一、规范的在职培训，对参加档案文件管理工作的人员进行专业评估，评估合格后方可录用入职，保证相关档案管理从业人员具备档案文件管理的专业知识和技能。其次，邀请知名大学档案学、管理信息科学的教授，对现有的档案文件管理工作者定期进行辅导、培训。在培训过程中，事业单位应针对档案学中有关档案文件管理的信息化技术等内容建立课程体系，保证档案工作者提高计算机操作水平，在日常档案文件管理工作中建立信息化思维。同时，提高档案工作者的整体素质和工作技能，培养出既具有档案文件管理专业知识又能熟练运用计算机对文件信息进行信息化录入、开发、管理的综合型人才。最后，档案文件管理部门还应积极引进人才，招聘时应优先考虑档案学专业、管理科学专业的优秀毕业生或有相关文件管理工作经验的社会人士，不断充实、优化档案文件管理工作队伍，提高档案文件管理部门整体信息化管理建设程度，为事业单位档案文件管理信息化建设提供内在驱动力。

2.3   建立全新数字化档案文件管理模式

事业单位在档案文件管理信息化建设的过程中，要逐渐推行数字化的工作方式，不断完善档案管理数字化系统，促进档案资源实现信息共享。第一步，以电脑储存方式为主，通过扫描仪、照相机、录像机、录音器等设备对纸质档案文件进行数字化转换，再存储到各个储存节点。第二步，运用电脑对零散的电子档案文件进行扫描、整合、分类、修改，使其逐步转化为系统的结构，并合理排列数字化电子档案文件库。第三步，升级并完善数字化电子档案文件库，分案卷录入卷宗号、年份、全宗号、目录等相关文件信息，方便之后的搜索查询，提高使用效率。

2.4   建立全方位的档案文件管理信息数据安全机制

2.4.1   做好单位内部的有效保护工作

事业单位档案文件管理部门应设计文件录入、读取、修改的访问限制程序，将事业单位负责文件管理工作的人员身份信息录入系统中，访问限制程序会默认这些用户进入白名单，操作不受限制，而对未在系统内登记身份、没有提前预约、未识别的外部访客，系统可以进行拦截，同时验证他们的网络IP和身份信息，保证文件的机密性。同时，建立针对文件管理人员的文件访问监督机制，记录每一位内部管理者的登录信息，如使用身份，登錄时间，文件录入、读取、修改等操作行为，并实时上传到主服务器锁码区，设立专人负责每日审查。做好文件管理信息化建设的监督工作，让文件管理人员随时处在有力的监督体系下，规范他们的档案文件管理工作。

2.4.2   保证物理环境和硬件环境安全

想要确保物理环境的安全，事业单位不仅需要将内外网进行物理隔离，还要将内部网络各个网段进行有效隔离。根据国务院及有关安全保密部门的网络安全规定，涉及国家秘密的计算机信息系统，不得直接或间接与国际互联网或其他公共信息网相连接，必须实行物理隔离。因此，档案部门必须严格分离内部网络和国际互联网，防止内部数据和机密通过网络流出，危害档案部门的信息安全。

2.4.3   确保系统安全和应用安全

事业单位档案文件管理部门应设立多种应急预案，做好应对互联网攻击的准备，并在电子计算机中安装独立安保系统，及时抵御黑客攻击、窃取行为，提高电子文件数据的安全性和可靠性，尽量避免文件丢失或泄露。想要确保档案管理系统的安全，最主要的是确保档案数据的安全。为了有效防止恶意攻击和恶意篡改，事业单位档案文件管理部门要采用数字证书、动态口令、加密等手段。同时，还要采取多种储备方式，在系统遭到恶意攻击时能够迅速恢复数据，保证档案管理工作正常开展。

主要参考文献

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