高校户籍档案管理存在的问题及改进措施

【摘 要】本文分析我国高校户籍档案管理的基本特点，针对户籍种类繁杂及数据混乱且信息变更频繁、管理权限和技术支持受限、服务功能繁杂、学生对于户籍的重要性认识不够等问题，提出高校户籍档案管理的改进措施：全面清点，核准基础数据;把握政策，加大宣传，强化法治意识;多方沟通，争取合作共赢;提升内涵，满足服务需求。

【关键词】高校档案 户籍档案管理 问题 改进措施

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2020）27-0012-02

高校户籍管理属于国家户籍管理的重要内容，也属于高校档案管理的范畴，户籍档案除了由各高校自主管理外，往往也离不开各高校所在辖区公安机关的管理。需要注意的是，高校学生户籍档案管理是一项内容烦琐、涉及面广、政策性和专业性较强的基础服务保障与管理工作。在我国现如今的土地制度和户籍制度改革力度不断加大的背景下，高校学生户籍档案管理的内容和模式也在逐步发生变化。

我国针对省内高校新生户口无须迁移的政策最早在2002 年开始实施。各地的高校新生户籍也从最初的大批量迁移，逐渐发展为根据高校新生意愿决定是否迁移，由此户口迁移的工作量急剧减少。然而，随着近年来信息化进一步发展，户籍档案管理也从单一的纸质介质档案管理，发展到两者并存、互补，为广大劳务者提供准确、安全、快捷的各项管理和服务。同时，近年来高校学生毕业之后的多样化选择，又进一步加大了高校学生户籍档案管理工作的难度。针对大学生毕业之后的就业、考公务员、出国留学以及考研等不同选择，高校学生户籍档案管理工作的高效性和服务性正在逐渐降低，制约了高校户籍档案管理工作的进一步提升。

一、高校户籍档案管理的特点

（一）周期性和时间性。高校学生人口流动主要集中在9月的开学季和6月的毕业季，高校户籍档案管理部门在9月需要办理大量的新生户口迁入，在6月则会办理大量的毕业生户口迁出，因此高校户籍档案管理工作呈现明显的周期性和时间性特征。一般情况下，在秋季入学季，高校户籍管理部门需要与当地公安机关密切配合，以最短的时间完成新生户籍信息的录入、核对以及最终的落户，以便尽可能缩短新生户口在迁出迁入过程中的“真空期”，在每年6月份的毕业季亦是如此。

（二）人数多、密度大。我国在21世纪初实施了高校扩招政策，这使得高校新生户口迁移的工作量急剧增大。资料显示，全国普通高校在1999年的总招生人数约为160万人，而十年后普通高校的招生人数已经达到639万。由此可见，高校扩招的规模是空前的，这在一定程度上也加大了公安机关及高校管理学生户籍的难度。一方面，为了对急剧增加的户口迁移证等材料进行及时的登记、整理并归档，户籍管理部门需要投入更多的人力;另一方面，户籍材料的增加需要更多的储存空间，因此物力的投入必不可少，同时随着电子信息时代的到来，高校档案管理中的户籍档案管理也必须紧跟时代的步伐。

（三）管理性与服务性。从性质上来说，户籍档案管理首先具备档案的特征，其次具有管理的特征。它是国家调查公民信息、登记户口以及颁发、查验身份证的重要手段，能够准确提供、确认和收集公民身份信息，其本质上是一种行政管理行为，目的是便于公安机关对所辖人口进行管理。我国高校的户口管理模式沿用统一的模式，即所有新生在学生入学后，都可将户口迁入学校独立的学生户口，且使用相同的门牌和街道地址，属于典型的集体户口。其次，高校户籍档案管理工作面向的人群是高校的学生及教职工，由高校保卫部门专门指派专职人员对户籍档案进行管理，并在与当地公安机关的合作下共同做好高校学生的户籍档案管理工作，从这点上来说，它又是一项服务性的工作。因此，高校户籍档案管理是为了更好地服务于户籍，服务于师生，服务于学校的发展。

二、高校学生户籍档案管理工作存在的问题

（一）户籍种类繁杂，数据混乱且信息变更频繁。一般情况下，高校户籍档案管理的主要内容包括毕业生户籍迁出、新生户籍迁入、户籍注销证明、居住证辦理以及户籍农转非等方面。户籍种类的繁杂使得高校户籍档案管理工作的难度大大增加。

如前文所述，高校户籍档案管理工作的高峰主要集中在9月的开学季和6月的毕业季，这期间的工作任务重，时间紧。高校保卫部门在指派专职的户籍档案管理人员时，一般不会投入很多人力。无论是专职人员独立完成大批量的工作，还是临时调配额外人手，都会使户籍档案管理工作出现标准不统一、不规范甚至失误的情况，造成基础数据信息的混乱，给以后的日常工作带来隐患。

信息变更频繁首先体现在身份证的多次办理。在我国，年满十六周岁公民必须办理居民身份证，且每个人只能持有唯一的一张身份证。通常情况下，高校新生在入学将户口迁入高校后，都应当及时办理学校集体户口所属地的居民身份证。而在学生毕业参加工作以后，如果工作单位属于异地，则需要重新办理身份证。如此一来，高校学生在经历入学和毕业后，至少需要更换两次居民身份证，这不仅会造成资源的极大浪费，也会使得户籍档案管理变得更加混乱。一旦出现毕业生多次修改派遣地的情况，学校的户籍档案管理部门往往来不及变更信息，使得归档过程复杂化。

（二）管理权限和技术支持受限。一般来说，高校学生户籍档案管理工作由高校档案管理部门和当地公安机关户籍管理部门共同完成，具备双重管理性质。而高校学生户籍档案管理与服务工作在校内主要由高校保卫部门负责，该部门既不属于档案部门的分支机构，也不属于户籍部门的分支机构。从原则上讲，高校学生户籍档案管理工作属于档案管理，但又和大众的档案管理存在巨大的差异。其工作内容主要体现在对户籍档案的借用和保管，缺乏户籍档案的备案、核实、跟踪等功能性服务权限。然而，为了充分体现户籍档案的功能和作用，这些服务性功能权限往往是必不可少的。

近年来，随着公安机关户籍部门以及高校档案部门自动化程度的提高，高校户籍档案管理工作也开始实行简单的自动化办公服务，然而这三者之间的紧密结合仍然存在许多难以解决的问题。首先，高校档案管理部门和公安机关户籍管理部门属于不同的事业部门，采用的是不同的格式标准，为了达到安全保密的效果，很多数据信息都是封闭的，户籍信息的共享共建难以实现;其次，高校户籍档案管理内容相对于高校其他档案管理工作略显单一，这使得大部分高校都不会单独为户籍档案管理配置硬件设施和办公系统;再次，公安机关的户籍管理系统并没有提供专门服务于高校集体户籍管理的窗口，公安机关对户籍管理的主导性决定了高校独立使用的管理平台在与公安户籍系统对接时存在困难。

（三）服务功能繁杂。户籍制度的实行具有两个最基本的功能：一是提供人口数据，便于国家对人口进行管理;二是证明公民身份。随着我国户籍制度的不断改革，如今的户籍管理工作已经逐步发展为具有社会保障服务、育人、就业、劳动等多项功能的综合性服务工作。小的方面，英语四六级考试、办手机卡、办保险、驾校报名等都和户籍存在紧密联系;大的方面，办准生证、考公务员、政审证明、买房、应聘工作、结婚登记等与户籍息息相关。因此，户籍管理工作的服务需求是多种多样的。

（四）学生对于户籍的重要性认识不够。现如今很多大学生的法律意识淡薄，对高校的户籍迁移政策不够了解，在处理户籍迁移问题时比较盲目，不够理智。也有一些学生只重视高校的师资力量和设施建设，往往忽略户籍问题，对户籍问题缺乏足够的重视，在入学和毕业就业时没有及时办理户口迁入迁出手续，更有甚者不小心遗失户口迁移证。如此一来，高校户籍管理工作势必将增加不必要的麻烦，进一步加重管理人员的负担。

三、高校户籍档案管理的改进措施

（一）全面清点，核准基础数据。要正常开展高校户籍档案管理工作，首先要确保基础户籍信息数据的准确性。受到人为主观因素的影响以及自动化办公客观因素的影响，户籍档案管理工作中不可避免地会出现错误。一旦出现基础数据的冲突、散乱、残缺、差错等情况，不仅会给户籍档案管理人员增加工作负担，也会给当事人带来诸多不便和烦恼。针对这样的情况，有必要理顺规范、查缺补漏、全面清点，这样不仅是对当事人的负责，也会有利于今后工作的顺利开展。

（二）把握政策，加大宣传，强化法治意识。一定程度上来说，高校户籍档案管理工作属于事业单位工作性质，因此该项工作与国家政策息息相关。首先，管理人员应当时刻关注国家政策的变动以及新政策的出台，尤其是与高校学生户口相关的问题，分析户籍制度中的利弊关系，弄清弄懂政策，在国家的政策指导下开展工作，避免出现高校新生盲目迁移户口的情况;其次，学校应引导学生了解相关政策，增进其对国家户籍相关政策的熟悉程度;再次，为了便于开展毕业生转学、休学、退学等各项业务，管理人员应增进与学生之间的沟通，深入了解他们的情况，防止他们作出错误的决定和判断;最后，为了体现户籍档案的权威性，要在日常的规范化管理中加大宣传与户籍档案相关的法律，保障户籍档案管理的持续性和稳定性。

（三）多方沟通，争取合作共赢。为了做好户籍档案管理工作，高校保卫部门应与多方进行有效沟通，争取相互配合。首先，与学生工作部门进行沟通，在户籍档案管理工作有序开展的过程中致力于提升服务质量;其次，与学校档案部门进行沟通，确保更大的技術支持，提高管理工作的效率，规范工作内容;最后，与当地公安机关户籍管理部门进行沟通，在它们的支持下开展普法宣传，并争取适当的户籍数据查阅和管理权限。

（四）提升内涵，满足服务需求。高校户籍管理部门应当认识到自身的不足，主动学习国内外先进技术管理与实施的经验，逐步改善“重管理，轻服务”的模式。首先，要保证基本服务内容的满足;其次，要主动增加多样化服务内容，从根本上创新服务内容;再次，将服务的深度和技术的高度有机结合，从根本上创新服务方式。比较有效的手段是构建高校户籍档案管理信息数据库，使得高校和当地公安机关能够在该网络平台上实现资源共享。在公安机关的授权和许可下，逐步实现各城市之间的联网管理以及各大高校之间的资源共享，将原本的纸质化迁移手续简化为网上电子迁移手续。

总之，为了促使高校户籍档案管理工作的顺利开展，户籍管理人员必须加强自身的理论学习，认真学习现有的国家户籍相关政策，时刻关注国家政策的变动和新政策的出台。同时，各高校应当加大国家户籍政策的宣传力度，引导学生了解相关政策。高校各部门和公安机关应当相互配合，把高校户籍档案管理工作做好。

【参考文献】

[1]韩香芝.大学生户籍管理现状分析与对策研究[J].才智，2017（30）.

[2]邱迎春.高校学生户籍档案管理问题研究[J].科教文汇（中旬刊），2013（2）.

【作者简介】张红梅（1973— ），女，汉族，广西永福人，桂林航天工业学院行政干事，研究方向：高校档案管理。

（责编 卢 雯）