浅议企业电子档案的管理及利用

韩洪云 陈玫君 王亚丽 张永波

摘  要：當前，在日常工作中，企业电子档案的数量呈现逐年递增的现象，加强电子档案管理的目的，就是为了更完整、更准确利用电子档案。本文从企业电子档案的管理入手，分析了电子档案的主要利用途径和做好电子档案管理的若干措施。

关键词：企业;电子档案;管理利用

1引言

电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。随着信息技术的快速发展，企业档案管理的电子化程度已有所提高，加强和做好企业电子档案管理的目的，就是为了更完整、更准确地利用电子档案。本文从企业电子档案的管理入手，分析企业电子档案的主要利用途径，指出做好企业电子档案管理的若干措施。

2加强企业电子档案管理的重要意义

加强对电子档案的管理意义重大。作为企业档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求企业档案管理必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。下面，我们将就加强企业电子档案管理的重要意义进行分析。

2.1加强企业电子档案管理，有利于节省人力物力

在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力，大大提高了企业档案管理的工作效率。

2.2加强企业电子档案管理，有利于提高服务质量

加强企业电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高企业档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。加强企业电子档案的管理，要求档案管理者和使用者提高使用信息化技术的能力，使企业档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益

2.3加强企业电子档案管理，有利于满足多样化需求

随着信息化技术的提高，企业越来越多的使用者对档案的多样性提出了要求，电子档案因为对信息保存的多样性，逐渐成为了满足使用者多样化需求的主要解决方案。档案工作的服务对象和档案利用需求都会发生变化，表现出一定的动态性，加强企业电子档案的管理，有利于满足这一多样化需求。

3企业电子档案使用的主要途径

企业电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥软件功能才能充分展示其优越性。当前，关于企业电子档案的利用，其途径主要有三种：直接利用、提供拷贝、通信传输。

3.1直接利用。直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。直接利用的特点是可为利用者提供技术支持，也可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这一方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

3.2提供拷贝。拷贝是电子档案使用的第一途径，目的是向使用者提供档案的原始状态，确保其使用过程中的权威性。作为档案部门，向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件。

3.3通信传输。所谓通信传输，即用网络传输电子档案，在不同的馆际之间，可以实现档案资源互相交流，可以通过互联网络来实现通信传输，可以解决使用者无法到达档案所在地的难题，而且可以节省时间和财力，是电子档案在使用中的一个重要方式。

4企业电子档案管理和利用的主要措施

由于企业电子档案提供利用方式的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开工作。

4.1建立企业档案利用制度，整合各类档案资源

建立档案利用管理制度，档案收藏部门可利用网络技术来进行档案收集管理，使档案收集更为及时，保证电子档案的及时更新，更好的满足电子档案利用者的需求，整合档案资源，创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

4.2规范企业档案利用方式，避免误操作造成损失

电子档案的利用，应该根据用者的情况而定，并且依据电子档案内容的密级层次进行有效管理。采用网络方式提供利用时，有密级的信息内容应进行加密处理，并对所使用的“密钥”进行定期或不定期的更改，避免由于误操作所带来的损失。

4.3建立企业档案“双套制”管理模式，确保重要信息完整

所谓“双套制”，指的就是电子档案和纸质档案同时提交保存归档。“双套制”所面临的问题，主要是哪些档案应该实行“双套制”，哪些不应该实行“双套制”。只有根据各个档案的内容特点采取相适宜的管理方法，有选择性地实行“双套制”管理，才不会造成人、财、物力的浪费，并且实现对重要信息的完整保存。

4.4加强企业档案人员培训，提高档案保护意识

必须加强对档案管理人员的培训，从思想上认识到档案管理工作的重要性，从技术上确保档案管理工作的安全性，达到既能使电子档案信息最大限度的被利用，总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

5结语

目前各行各业正在跨入“信息时代”，企业网络技术的广泛利用会产生越来越多的电子档案。电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，企业电子档案的管理与利用者着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，加强对档案管理者和使用者的培训，确保企业电子档案能够安全可靠的利用状态，助推企业发展。

参考文献

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[2]  路玲.电子档案和纸质档案的整合利用与共存发展[J].河南科技，2009，（10上）

[3]  余慧玲.试论电子档案的归档、保管与利用[J].韶关学院学报·社会科学，2009，30（7）.

作者简介：韩洪云，男，汉族，辽宁普兰店人，英语专业，副译审，学历：硕士研究生。