浅议相关方管理在系统开发项目中的应用

苏永文

我国重装物流行业的信息化建设伴随着企业供应链管理的不断发展和IT技术应用的日益广泛而逐步深入。重装物流企业借助信息技术手段，利用信息技术和物流信息过程处理相结合，实现降低物流成本和优化企业管理流程的目标，实现从粗放式管理向精细化管理发展，传统重装物流企业向数字化重装物流企业转型已成为时代的必然和趋势。

一、背景

随着重装物流信息的不断完善和日趋复杂化，物流信息系统和重装物流企业的经营方式息息相关，物流信息也必将成为重装物流企业的生命线。东方大件物流隶属于中国东方电气集团有限公司，主要从事大型发电设备（含火电、风电、水电、核电、新能源）、机电设备（变压器、盾构机等）、大型化工容器（气化炉等）的运输、仓储及吊装。

在此背景下，东方大件物流决定通过实施物流成本管理系统开发项目建设，实施对重装物流信息的明晰化、标准化和规范化管理，实现物流费用归集、费用分配及成本计算的业务流程处理，动态地反映仓储、装卸、运输等物流过程中所产生的物流数据，通过物流项目成本动态管理，为决策者提供及时、有效的决策依据。但是，物流成本管理系统开发项目相关方涉及较多，从集团内部兄弟企业、外部客户到供应商都对项目期望很高，但又存在不同的想法和满意程度差异。在项目实施过程中相关方的复杂直接对项目施加了积极或消极的影响，增加了项目实施的风险和难度。

美国项目管理协会出版的《项目管理知识体系指南（PMBOK 指南）》中认为，每个项目都有相关方，他们会受项目的积极或消极影响，或者能对项目施加积极或消极的影响。因此，项目经理和团队正确识别并合理引导所有相关方参与的能力，能决定着项目的成败。

针对以上情况，项目组在物流成本管理系统开发项目管理活动过程中，为了满足各相关方的利益追求，得到各相关方的支持，必须对相关方的管理给与高度重视，从识别相关方，规划、管理和监督相关方参与方面入，建立有效沟通，权衡相关方的利益诉求。

二、相关方管理

（一）识别相关方

物流成本管理系统开发项目实施过程中，其实现目的和结果经常会受到来自项目相关方对其施加的影响，所以，项目相关方对项目能否按计划执行具有重大影响，项目组必须在不同阶段必须优先识别相关方开展相关方管理工作。在项目实施前期，项目组通过需求调研会议的形式，召集内部及外部相关方讨论项目需求或走访调研相关方，了解相关方对项目成果交付中的获益情况。最终，项目组以项目获益情况为主要依据，根据各相关方对项目的影响程度进行了定义，重点对影响力最高级别相关方的角色和需求进行清晰描述，制定了《项目相关方登记册》。

项目组通过对《项目相关方登记册》中主要人员进行分析，最终选用权力/利益方格，通过对影响项目结果的相关角色进行A、B、C、D分类，以便于后期项目实施过程中，对A类角色进行重点考虑提供保障。

在项目实施过程中，由于项目环境的变化，受项目影响的相关方也会动态变化，对相关方的识别不可能一步到位，特别是重要相关方，必须不定期进行更新，以保证项目按期交工。

（二）规划相关方参与

各相关方处在自身的角度对项目认识都比较敏感，对项目的最终能否成功可能产生积极或消极的影响。因此，项目组必须基于相关方的不同需求、利益及对项目成功的潜在影响，在项目实施过程的每个阶段召开协调会议，定义现阶段相关方所需的参与级别，不断更新识别相关方在当前项目阶段的期望参与度，通过相关方参与矩阵，规划相关方参与，持续更新相关方管理计划，制定对应的管理措施。

通过相关方参与评估矩阵，在识别后的相关方中，如果当前参与度与预期参与度与级别存在较大差距，或对参与程度不理想的相关方，要通过邀请专家判断来选择弥补差距需要的行动和沟通。项目组要主动干预，尽可能通过及时的信息发布与澄清，缓和或消除持反对立场的相关方态度，减缓消极影响，及时更新相关方管理计划，保持更多积极的影响，以避免后期对项目产生较大的不利影响，保证项目成功完成。

（三）管理相关方参与

在項目实施过程中，项目组对相关方进行积极地管理尤为重要，通过利用有效的沟通管理计划，配合有效的信息搜集和分发工具支持，发挥最佳效果，更好地满足相关方的需要。并与之进行的高效地沟通和协作，促使相关方合理、积极的参与到项目实施的过程，共同解决项目实施过程中所发生或可能发生的实际问题，提高效率，减少不必要的人为干扰。最终赢得主要相关方的支持，降低反对相关方的负面影响。

项目的沟通管理是项目经理成功领导项目顺利实施的手段，它也是决策计划执行的基础，贯穿项目的整个生命周期，是对组织和控制管理项目过程的依据和手段。据对以往的信息系统项目实施统计显示，失败的项目占到80%，而由非技术原因造成的失败占主要原因，其中沟通不畅就占据了绝大部分，由此可见沟通管理在信息系统项目中的重要性。

在项目实施过程中，按照沟通管理计划，项目组采取交互式沟通与推式沟通与相关方保持协商与沟通状态，对相关方实现项目目标的意愿施加影响，积极鼓励相关方的期望，调动相关方参与项目，就能够更好地处理目前还没有成为问题，但预计以后会成为问题的各种关注点。项目组通过及时发现和讨论这些关注点，提前进行风险评估与防范，澄清并解决已经识别的问题，必要时通过发布变更请求或借用外部力量来解决问题，全面提高相关方对项目的满意程度，最终确保实现项目目标，提高项目相关方验收项目的成功率。

（四）监督相关方参与

监督相关方参与的目的，就是为了维持或增进相关方及外部环境参与活动的有效性。在任何系统开发项目中，项目相关方通常都会站在自身的角度考虑问题，争取自身利益的最大化，但往往对项目整体利益没有全面的认识。而在项目的整个生命周期中，需要持续对项目相关方的参与程度进行反复评估，当项目相关方对项目产生的影响偏离预期的轨道，或者项目相关方参与活动的效率与效果与预期发生偏差时，就需要对其施加影响，按照相关方管理计划进行调整。

三、总结与展望

通过应用现代项目相关方管理理论与方法，项目组针对项目相关方管理进行识别与分析，及时了解相关方的需求和期望，制定有效的管理策略，调动了相关方参与项目决策和执行的积极主动性，解决实际发生的问题，管理利益冲突，对物流成本管理系统开发项目实施过程进行了有效管理。最终，圆满的解决了项目管理中实际发生的问题，保障了物流成本管理系统开发项目的效率和成功率，为同类系统开发项目的管理提供了宝贵经验。

作者单位：东方电气集团大件物流有限公司