个人数字档案存档研究

尹海伦

摘  要：随着电子化、信息化等技术的诞生，信息资源的传播以及使用变得越来越便捷化，传统纸质载体信息存在形式向数字化方向转型已经成为了必然趋势，相应的档案存储维度也得以扩展。就档案管理领域而言，当前时代人们不仅更加重视企业、机构等的档案存档，更注重个人数字档案的存档，这也是目前我国档案管理领域的新研究课题之一。为了更加全面深入地对个人数字档案存档工作加以了解，本文从多个方面对其展开了分析阐述。

关键词：个人数字档案;存档;过程;问题;对策

所谓个人数字档案，其实只是数字档案管理工作中的类型之一，服务的对象倾向于个人而非团体。在当前时代背景下，人们使用电子产品的频率越来越高，新媒体平台已经成为了人们进行交流沟通的重要渠道，而每天在新媒体环境中产生的数字化信息量呈现直线上升趋势。基于此，人们自然而然便产生了个人数字档案存档需求，以便在自己需要时可以随时随地获取和使用，由此可见，对个人数字档案存档工作进一步作深入研究具有很强的现实意义。

1 个人数字档案存档的实现过程

1.1 档案信息的收集

要实现个人数字档案的最终存档需求，首先要实现档案信息的有效收集。现在人们在日常生活中使用的电子信息化设备种类非常多样化，相应的信息存储渠道也十分丰富，比如最常见的有手机、电脑、U盘、硬盘等，而每种设备又分为多种不同型号，所以信息文件的存储格式也会有所区别。与此同时，随着云技术的发展，人们也逐渐开始使用云端在线存储空间，比如百度网盘等;与之对应的还有电子产品本地存储形式，比如记事本等;此外，现在的网络社交工具也相当发达，比如QQ、微信、微博、论坛等，这些网络平台都已经具备实现信息资源的存储和查阅的能力，用户可以根据自身需求选择一种或多种信息资源存储模式。针对以上这些多元化的信息存储媒介进行有效的信息收集是个人数字档案存储工作中的第一步。

1.2 个人数字档案的管理与利用

在完成个人数字档案资源的收集工作之后，最后的档案储存目的便是实现档案资源的科学管理和有效利用。个人数字档案虽然是以数字化形式存在的客观文字或图像，但是其蕴含的内容却是人们无比珍贵的回忆和生活经历，可以说是人们记忆的一部分，所以对用户来说，这些存储在电子产品或网络渠道中的数字化信息资源，同样需要整理，比如随时更新、删除资料等，并且要在自己需要的时候，能够随时调取相关的资料信息，这也是个人数字档案归档流程中的最后一个环节，即归档之后的管理与利用。基于人们对个人档案信息使用需求的复杂化特征，个人数字档案归档工作中的管理与利用技术也需进一步加以创新改进。

2 个人数字档案归档工作中存在的问题及应对策略

2.1 个人数字档案信息的保密性问题及策略

任何事物的存在都是具有双面作用的， 互联网工具也不例外。在新时期背景下，个人数字档案归档模式虽然给人们带来了很大的便利，但是同时也让个人信息资源面临着更多的风险，比如信息泄露等。虽然信息的存储和归档是个人活动行为，但是也不乏存在黑客攻击或电子产品病毒危害等造成的个人信息泄露问题。针对该类问题，相关个人数字档案存储设备以及平台应当设置多重信息保护机制，来降低用户个人账户被攻击的风险，比如在终端服务器设备上设置防火墙，增加用户访问权限规则设置等，同时还应对用户个人数字档案信息进行加密处理，通过身份认证来判断信息获取者是否有权限处理相关资料。与此同时，还要进行广泛的用户意见调研，根据用户对个人信息的公开程度需求，合理设施保密分级规则，便于用户灵活调整信息资源的公开度，提高用户个人数字档案信息资源的利用率。此外，国家在这方面也要出台相应的政策对个人数字档案进行合法保护。

2.2 档案信息的可视性以及存储期限问题和策略

由于每个人对于自身数字档案信息的存储需求不同，所以就会衍生出档案信息资源存储以及可视期限的问题，有的人可能需要将个人信息永久保存下来，且需要能够随时查阅和使用;而有的个人数字档案可能只需要短期存储，甚至在一段时间后，希望能够又电子设备或平台自行将过往信息清理掉。而如果个人数字档案存档设备没有针对用户个性化需求可以灵活处理的能力，便失去了数字档案存档的价值。针对该类问题，相关数字档案存储平台和设备必须具备一定的数据迁移能力，以保证即便随着技术的更新和系统的生机，各类数据资源也能够被兼容保存，从而实现个人数字档案在各个时间段的有效存储，同时要设定灵活的信息销毁机制，让用户可以根据自身需求进行设置，到期后系统自动销毁过期数据。

2.3 个人数字档案归档标记技术及用户归档意识问题与策略

随着人们个人数字档案资料的逐渐增加，对档案资料进行分类标记成为了必然需求，但是目前我国大部分电子设备对于数字档案信息的标记处理都需要由用户手动设置完成，这在一定程度上增加了用户操作的繁琐程度，很多用户在对档案进行归档的当下，为了减少麻烦就会选择不分类、不标记的做法，然而后期在进行资料查找时，反而却更耗费时间，用户的数字档案归档体验被大打折扣。针对该类问题，主要需从技术方面加以解决和优化，进一步融合当代先进的智能化數据处理技术，实现数据上传的同时，由智能程度自动对信息资料进行分类标记，并增加多样化的信息搜索功能，便于用户根据记忆进行模糊搜索，提高搜索效率。此外，目前还有很多用户对个人数字档案没有良好的存档意识，基于此，档案事业的从业者应该从自身电子数据归档意识培养开始，不断地进行宣传。如档案馆门户网站的宣传。各馆的线下宣讲.开展各种关于个人电子档案归档的竞赛等来提高个人的归档意识。

3 结束语

经过以上分析阐述可以发现，个人数字档案存档工作是一项较为系统化的内容，要想实现良好的个人数字档案存档效果，不仅需要数字化档案管理一方做好各方面的档案收集以及管理工作，同时也需要用户个人对数字档案的及时存档操作具备充分的认识。只有用户与网络终端平台互相配合，才能最大程度发挥个人档案数字化管理的价值，从而全面促进我国数字档案事业的长效健康发展，为人们提供更为实用的数字档案归档服务。

参考文献

[1]施明仪.个人数字档案存档研究[J].现代商贸工业，2018（002）：80-82.

[2]夏莲春.个人档案保存策略及其实现机制研究[D].2017.

[3]吴建军.互联网环境下个人数字档案归档研究[J].中国管理信息化，2018， v.21;No.379（13）：177-179.