浅谈档案数字化信息的收集与利用

韩艳辉

摘  要：在开展档案信息资源管理工作室，要加大对数字化档案信息管理的重视，不断提高数字化档案信息管理的水平，以便为人们提供更优质的档案信息资源服务。另外，在对数字化档案信息资源进行收集时要结合先进的信息技术，档案信息资源才能更好地满足人们的需求。本文就档案数字化信息的收集和利用进行研究，以期能够进一步促进我国档案行业的发展。

关键词：数字化档案;信息收集;利用

在开展档案信息收集工作时，要加大对档案信息自动化、智能化收集和利用的重视，结合先进的科学技术开展档案收集工作，对现有的档案信息资源进行合理的配置，满足人们对档案信息服务的需求，以便有效提高档案信息资源的利用价值。

1 档案数字化信息收集和利用现状

在开展档案信息收集工作时，要加大对档案信息登记的重视，明确档案信息登记的价值，对档案信息进行科学的记录，在记录过程中采用多种形式记录的方式，以便充分发挥出档案信息资源的价值，现在我国很多科技场所的档案信息形式较为多样，这些档案信息直接关系到企业自身的知识产权。因此，在对档案信息资源进行收集时，要加大对档案读档工作的重视，以便更好地利用现有的档案信息资源。

在对档案信息资源进行管理时，要加大对档案信息资源数字化管理的重视，采用快捷录入的方式对档案信息进行管理，做好档案信息读取工作，以便更好地发挥出档案信息资源自身的价值。在对数字化单信息进行管理意识，经常会出现大量无用信息被录入的情况，这些无用信息不仅会在一定程度上降低檔案管理系统的稳定性，甚至严重的还会影响档案信息收集人员的认知标准。无用信息的收集与当管理人员分类工作不负责任有着直接的关系，很多档案管理人员在对信息进行分类时出现数据误分类的情况，这种情况给我国当行业发展造成的影响非常的企业管理人员在建立档案库存时，要加大对档案管理能力和档案建立能力的重视，如果档案管理工作开展了不到位，那么就会降低档案信息资源管理的安全性，导致档案信息资源录入时出现信息资源丢失的情况。除了上述情况之外，档案信息管理技术落后也是一个非常重要的原因，管理人员在开展档案管理工作中没有应用先进的互联网技术，使得的档案信息资源无法得到快速地收集，给档案馆造成了大量物力和人力的浪费。

2 档案数字化信息收集和利用的问题

2.1 信息的安全性问题

现在我国很多电子文件档案信息资源都存在一定的安全隐患。因此，在开展档案信息管理工作时，要加大对档案信息安全性管理的重视，保障档案信息资料始终处于一个安全的环境中，保障所有放入资料库的文件都是安全的，现在我国网络中到处充斥着电子病毒，这些电子病毒的隐蔽性非常高，很多电子病毒都隐藏于档案信息文件之中，如果没有及时发现存在电子病毒的档案信息文件，那么这些电子病毒就会过在资料库中扩散，严重的甚至还会导致档案馆的资料库被严重损毁，因此，在开展档案数字信息化管理工作时，纪要明确信息数字化技术的优点，又要了解信息数字化技术的缺点，以保障档案信息数据库的安全性不会受到影响。现在有很多计算机技术非常高超的程序人员，会在别人没有察觉的情况下对电子数据信息进行修改，使得电子信息数据出现错误的情况，这一情况不仅会给人们带来严重的经济损失，甚至严重的情况下，还会给档案信息库中的数据资源造成破坏。

网络作为较为开放的平台，虽然能够有效提高网络信息收集的水平，但是也会增加档案信息资源出现安全问题的概率。因此在开展档案信息资源收集和利用工作时，要加大对安全问题的重视，采用先进的自动化、智能化技术开展档案管理工作，以便更好地满足人们对档案信息资源的各种需求。

2.2 双重管理机制

因为档案数字化存在一定缺陷，所以在很多企业采用传统文件和数字化信息共同发展的方式，或者采用数字化为纲要，形成类似的仓库管理的模式。另一种形式就是将档案一式两份，一份为数字化材料，另一份为纸质资料。在利用信息时，及时对两部分的信息进行更新，同时注意两者信息的核对工作，这种方式既增加了工作量又造成了物力的浪费。这种方法仅仅适用于一些特殊的机构。双重管理机制管理下信息的收集和利用更容易出现相应的问题，同时一旦出现问题，两部分档案的核对的工作量就会更大。

3 档案信息资源数字化相关问题的措施

3.1 通过数字化使馆藏的结构得到优化，提高了档案信息资源的利用率

借阅、查询和编辑出版档案史等是传统的馆藏档案的利用方式，容易造成大量信息资源埋没，不能很好的得到利用。档案信息数字化可以突破传统档案管理的局限，在数字设备的环境中生成电子文件，借助计算机存储并且阅读、传送这些文件，完成电子文件的归档管理，还可以使纸质档案数字化，把文字、图像等通过文本录入和图像录入变成数字，方便文件的保存和利用。

3.2 建设档案信息资源数据库

检索性数据和文件性数据是数据库的两种常见的类型，提示馆藏内容，介绍档案的开放范围和目录，提供上网检索途径等是检索性数据的主要作用，使人们可以通过网络而很好的获得档案信息。因此在利用数字化档案信息资源的时候，建设档案信息资源数据库是十分有必要的。

4 数字化档案信息资源的利用

4.1 借阅档案信息最基本的利用方式就是借阅服务

数字化档案可以准确的定位用户所需的信息，利用网络技术使异地检索和获取的困难得到解决，向用户提供多种检索方式和获取方式。目录查询、缩略图查询、全文检索是数字化档案提供的三种检索方式，使用户方便快捷的检索到所需要的信息。

4.2 参考咨询

档案馆满足利用者的一种经常性的重要的服务方式是参考咨询服务。档案数字化使这种参考查询的服务不再是传统的面对面的交谈或者通过信函、电话的方式，而是可以直接利用网络进行一对一的参考咨询，使咨询服务的对象更加广泛，增加了咨询的种类，方便又节省时间。

4.3 编研

编研服务是一项标志着档案部门对社会需求预测水平的主动提供的服务。数字化档案的编研让我们更多的去思考如何提供有用的档案信息，不受媒体出版发行的限制，快速的将信息传播到出去。而且编研的形式丰富多彩，图像、声音等使编研工作的领域得到了极大的拓展。

5 结论

综上所述，在开展档案信息管理工作时，要加大对档案信息数字化处理的重视，结合先进的科学技术创新档案收集方式，拓宽现有的档案信息收集途径，克服档案信息收集过程出现的问题，对档案信息资源进行严格的检查，做好档案信息定期安全维护工作，以便更好地满足人们对档案信息资源的需求。

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