浅谈社保档案数字化的工作思路

冯忠豪

摘  要：社保档案直接记录人们在社会参保的实际情况，社保也是民生根本问题的保障，社保档案管理对社会基础建设有着必然价值，社保是社会稳定的必要因素，传统的社保档案采用纸质文档管理，存放于各地的人力资源管理中心，但由于我国的人口活动范围快速增长，传统的社保档案管理已经满足不了公民快速提取社保信息要求，所以借助计算机技术实现档案数字化管理，对构建我国社保信息体系具有重要价值意义。

关键词：社保档案;数字化管理;数字化

现如今是信息化网络时代，利用网络技术可以快速查询档案内容，信息技术诞生也为社保员工就业造成巨大的冲击，同时社保数字化管理为我国公民信息基础建设带来新的机遇和挑战，社保被称为社会保险关系到公民退休的养老标准，通过详细完整的社保记录为公民的参保情况做事实依据，社保数据档案库的建立为社保管理体系带来全局性的便利，本文主要从社保档案数字化管理需求和社保档案数字化构架措施阐述数字化管理重要性。

1 社保档案数字化管理的需求探析

1.1 社保档案管理数字化是改变应用现状的需求

传统的社保档案管理大部分集中纸质档案的管理，随着信息技术的诞生，少部分利用电子档案进行管理，但是纸质档案管理存在诸多的弊端，纸质档案有众多纸张构成，对于档案的存放需要较大的空间进行存储，还要保证存储环境的相对安全，对于档案的整理投入大量的人力进行档案社保内容的编目。就现有状态而言，我国社保档案管理人员由于管理需求人员队伍明显不足，同时在档案整理上由于管理人员疏忽会造成档案文献的缺失或破损，此外公民在查阅社保信息时，没有办法通过个人信息直接查询社保内容，直接造成社保档案管理的壁垒降低社保档案的真正价值。数字化技术的诞生直接改变社保档案管理模式，改变传统档案管理鸡肋现状，数字化档案管理直接节省档案存储的空间，公民通过身份信息通过社保档案系统直接查询社保缴费年限和社保基础信息，解决异地查询存在的弊端也方便社保信息异地转换，数字化档案管理模式下需要加强就是社保系统安全隐患，公民咋查询社保信息时可通过验证码技术对社保档案进行加密处理，保证社保档案数字化的广泛应用。

1.2 社保档案管理数字化是拓宽社保档案管理渠道的需求

社保档案涉及公民私人信息，社保档案管理部门属于个体进行工作的衔接，所以传统的社保档案管理工作，各部门之间无法统一协调出现沟通不顺畅，所以造成公民的档案信息经多个部门审核生产，在社保审核上常出现工作人员的失误，造成社保信息与实际情况不符，应用数字化信息技术管理社保档案有效解决这一问题，数字化档案管理可以提高社保内容查询和修正的工作效率，提高社保内容的准确性和时效性，社保档案管理可以借鉴计算机信息结束构建社保查询软件，以投保人作为信息核心对象，有效建立各个部门之间沟通的纽带，实現社保信息的安全共享与信息交换，社保管理部门之间设置访问权限，通过权限密码进行密保快速查询，利用数字化技术扩宽社保档案的管理渠道。

1.3 社保档案管理数字化是提高管理效率的需求

随着社会的发展和进步，近年来社保业务范围不断扩大，参加社保的人员不断增多，传统的纸质社保档案管理方式和手工管理方式已经不能满足日益增长的社保档案数量的需要，陈旧的管理模式面对过量的社保档案管理工作量已经一筹莫展。社保档案管理数字化极大地提高了社保档案管理的工作效率，同时也使用户或投保人对社保档案的查阅、查询更加方便快捷。利用发达的网络技术，社保档案的有效信息可凭用户本人的有效信息在相关网站上即可查询个人参保相关信息，真正实现了足不出户就可知社保信息。因此社保档案管理数字化也是提高参保人员查询效率的重要举措。

2 社保档案数字化管理的架构措施

2.1 社保档案数字化的硬件支持措施

要构架完善的社保档案数字化管理体系，首先应当建立满足社保档案数字化管理.需求的硬件支持。无处不在的网络技术是社保费用征缴工作的方便快捷的新渠道，用户可以通过网络或商业银行网点随时随地方便快捷地交费、取费。通过网络系统整合了用户的养老、工伤、医疗、失业、生育等保险项目为一体，用户可以通过网络资源方便地查询个人信息，实现了大范围的资源共享，是用户有了更多的知情权和对自已社保档案的了解，也增加了用户加入社保的积极性。而社保档案数字化管理带来的快捷与方便必须有足够的硬件支持，面对如此庞大的数据库，必须有专业的、稳定的服务器来处理数据和存储数据，同时档案管理人员也必须有功能强大、计算速度快的计算机终端来管理和运行数据库资料，由于社保档案综合了用户的各个项目的保险。

2.2 社保档案数字化管理的软件支持

由于我国参保人员年限数量广泛，相对档案数据库信息庞大复杂，社保档案数字化管理要满足多人同时在线查询社保信息不出现网络瘫痪的现状，保障社保档案查询软件的快速运行，进行社保档案管理工作可将纸质文档通过计算机扫描或者手机扫描直接传输到社保档案系统中建立社保档案信息文档，同时可以根据公民的年龄性别和参保年限进行优质用户的筛选，直接规避诚信失信人员形成有效的社保信息管理和分类，数字化管理同时实现异地社保信息的查询，公民不用通过工作时间直接办理社保档案查询和管理，减少工作原因带来的查询不便，虽然社保档案管理软件存在强大的使用功能，但是由于参保人员的文化水平不同，所以社保档案管理软件操作系统要进行精简处理，实现不同人群均可操作社保档案管理软件。

2.3 社保档案数字化管理的安全保障

社保档案数字化管.理的优势纵多，但也有一定的风险，尤其以档案的数据完全为甚。由于数字化档案通常存储在计算机终端或服务器的硬盘、存储卡等存储介质上，这些介质必须远离强磁场和有毒害气体等，必须保证载体完整性，防止数据丢失。数字化的社保档案比较容易复制和下载。因此，要防止管理人员误操作或将公众社保档案用作其它无关用途，对此应制定严格的信息操作规程和保密流程，防止数据丢失或外泄。再次，由于社保档案在网络上传输和共享，应当采用加密传输或口令查询等网络安全技术，防止用户个人社保档案外泄。

3 结束语

综上所述，社保档案管理体系直接决定民生基础的建设，社保档案管理数字化的实施有利于办公效率的提升，改变传统的社保档案整合模式，参保人员乐意跨地区跨时区进行参保情况的查询，社保档案管理系统也可以直接筛选参保人员的诚信程度，规避社保体系的不良因素，保障社保档案系统的真实性和可靠性。

参考文献

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