建设工程项目中档案管理的重要性及强化措施

黄文冰

摘 要： 近年来，我国的工程建设越来越多，工程的档案管理工作也越来越受到重视。在工程项目建设中，档案材料虽是静态的，但整个项目的调控和管理却是一个动态且多变的过程，为了使项目的实际管理更高效，档案管理工作人员必须采取恰当方法，科学、系统地开展档案管理工作，强化管理措施，提高管理效率。文章在分析建设工程项目中档案管理的作用和地位的基础上，阐述了强化建设工程项目档案管理的相关措施。

关键词： 建设工程项目;档案管理;强化措施

【中图分类号】TU723.3     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.276

引言：在工程建设项目方面，也有越来越多的企业尝到了信息化建设的甜果。但是，很多相关企业在档案管理方面的问题仍然采用非常传统的方式进行处理。在当今这个变幻莫测的时代中，传统的档案管理工作已经出现了一些问题，如果不对这些问题进行分析矫正，不仅会使档案管理工作难以适应时代的发展变化，还会让企业的运行出现问题。因此，档案管理工作问题的解决应该成为企业从上到下共同重视的话题。

1 工程建设项目档案管理创新的必要性

当前工程建设活动如火如荼地开展，要想加快行业发展步伐，确保工程建设活动有序推进，应具体落实项目档案过程式管理工作，并动态更新档案管理内容，以期为工程建设行业稳健发展提供档案资料支持。要想真正实现档案创新管理目的，建设单位、施工监理单位应协同配合。档案创新式管理思想贯穿于工程建设项目全过程，并且配套管理制度随之完善，有利于确保档案管理工作制度化、规范化进行。之所以工程建设项目档案管理效果不尽如人意，主要是因为从业人员重视程度不足，具体表现为档案资料收集的漏洞，施工信息数据整理实效性不足等。这样一来就导致工程建设活动低效推进，并且档案管理政策指导作用不同程度弱化。由于工程建设单位处于转型关键期，对于从业人员来说，应高度关注施工企业档案管理工作，基于档案资料制定可行性施工计划，进而取得工程建设的良好效果，并不断优化项目质量。档案创新管理期间，领导者应充分发挥示范作用，并大范围宣传档案创新管理的作用，促使员工树立正确认知，以此优化工程建设项目质量，确保建设工作在有效利用档案信息的情况下顺利推进。鉴于上述分析我们可以看出，档案创新管理工作的价值贯穿于工程建设的全过程，也是工程建设质量和效率的稳定保障。

2 强化建设工程项目档案管理的相关措施

2.1 全面掌握建设工程项目档案管理的有关法律法规和政策规定

就现有的档案管理文件来说，我国目前已经出台了《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等，这些法规及文件为建设工程项目档案管理指明了方向。同时，国家有关部门对建设工程项目的档案管理也出台了相关文件，提出了明确要求。因此，建设工程项目的档案管理工作人员只有认真学习并熟练掌握这些政策和文件规定，才能很好地保证建设工程档案管理工作顺利地、有依据地开展，使建设项目施工全过程记录和档案整理工作能够做到有条不紊。

2.2 强化对参建单位形成建设项目档案的管控

企业在签订项目合同时，应将对竣工项目档案的要求纳入合同中，并作为工程验收时的依据之一。在建设项目的各个阶段要重视文件材料的法律价值，例如：文字材料要有主要负责人签字，以单位名义形成的文件要加盖公章，图纸标签栏不得有漏签等。企业的工程规划发展部门在建设项目各个阶段产生的文件材料原件要及时移交给建设项目档案管理员专人保管，取得工程前期文件材料后应立即移交，派出的甲方代表应在工程竣工验收合格后及时整理各种文件材料，确认无误后及时移交。工作人员发生岗位变动时，必须首先办理档案清理和移交手续，不得私自留存应归档的文件材料。

2.3 提升档案工作管理人员的培训和指导力度

首先，明确培训内容，面向培训对象宣传法律法规知识、制度知识，这既能充实培训内容，又能促进档案资源管理工作有序开展。其次，定期开展知识讲座，宣传最新的档案管理理念，使档案管理员在最新观念指导下调整档案管理行为，确保档案创新管理工作落实于全过程。再次，组织教育培训活动，通过聘请资深档案管理人员进行知识讲授，以此丰富档案管理员知识储备、强化档案管理技能。最后，提供外出学习机会，使档案管理员通过外出学习来拓展工作视域，确保最新管理理念与工程项目建设实践相结合，最终实现档案创新式管理的目的。

2.4 明確管理的相关范围，做好工作重点的突出工作。

一项工程项目，从准备，到施工、然后再到检查，再到竣工，都要进行详细的资料登记。但是每一项登记在不能面面俱到的情况下，要有所详略取舍，还要突出工作的重点，在保证资料重点详细的情况下尽可能提高效率，这也有利于节省人力成本。工作人员更要结合工程实际情况进行信息登记和资料处理，更高效地进行档案管理工作。

2.5 积极推进建设项目档案管理数字化

档案数字化管理平台的建设对硬件设施和软件系统的要求较高，必须购置性能稳定、安全可靠的硬件设施，才能满足档案数字化管理工作的具体要求，实现高效准确的档案资源采集、利用、管理。企业在实际应用过程中，根据自身的实际条件和财务现状，应配置刻录机、扫描仪、转换设备、音视频数字化设备、存储设备、数码相机等，有条件的可以聘请专业的软件设计团队，建立建设项目档案专用网络平台和后台数字档案存储数据服务器，实现建设项目档案资源的查询、调用、录入等功能，从根本上提高建设项目档案的数字化管理水平，实现企业档案管理数字化。

结语：综上所述，建设工程档案记录了建设工程项目实施的全过程，是建设工程项目中不可或缺的重要文件。档案管理工作的规范化确保了建设工程项目的顺利进行，也是工程项目各个环节目标切实实现的重要保证。因此，各相关单位需要在日常工作中积极宣传档案管理的有关法律法规，重视对档案管理工作人员的培训，强化大家对档案管理工作重要性、必要性的认识，进一步完善内部档案管理制度，进而使建设工程项目可以在档案材料中全面、客观、真实地体现，使建设工程可以顺利进行，为企业和经济社会发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1] 杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016（18）：126.

[2] 崔英迪.建设工程档案管理的重要性及其规范化[J].居舍，2019（25）：158.

[3] 王冬燕.重点工程项目档案工作不容忽视的问题[J].兰台世界，2014（S5）：88-89.