企业电子档案管理中存在的隐患和应对对策分析

郭秀丽

摘 要： 随着电子档案管理工作的不断深化与发展，企业陆续以电子档案管理方式开展档案管理与档案利用工作，有效提升了企业档案相关工作的工作效率。但同时也存在一定的隐患，对企业档案信息造成了一定的威胁。基于此，本文分析了企业电子档案管理中存在的隐患，并提出保证企业电子档案信息安全的有效措施，推动企业电子档案健康发展。

关键词： 电子档案;安全隐患;应对对策

【中图分类号】G276     【文献标识码】A     【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.30.269

随着信息化建设在各行各业中的广泛应用，电子档案建设成为各个企业档案管理工作的新方向，随着电子档案管理工作的不断深入，其安全隐患也随之显现出来，为了保证企业电子档案管理工作安全稳健运行，需要对当前企业电子档案管理工作进行分析，找到其中存在的隐患，并采取有效措施保证电子档案工作有序进行。

1 企业电子档案管理中存在的安全隐患

1.1 网络安全问题所造成的电子档案管理隐患

电子档案管理以网络技术为载体，在电子档案数据分享、资料传输的过程中容易给不法分子造成可乘之机，黑客会利用网络技术漏洞窃取企业信息或破坏企业网络安全，这些行为都会对企业电子档案资料形成威胁。企业电子档案信息中记录了重要的数据内容与企业信息，一旦被不法分子窃取会为企业造成难以估量的损失。此外，电脑病毒也是威胁电子档案安全的重大隐患，電脑病毒会破坏、篡改甚至删除企业的档案信息，造成企业机密泄漏，破坏企业档案信息的完整性。

1.2 没有形成统一的档案存储格式

各企业在电子档案管理过程中采用的存储方法并不相同，电子档案的格式也有所差异。企业一旦更换电脑软件，就容易出现档案管理软件与其他软件不兼容的情况，在进行信息转换的过程中，由于解读误差会造成信息错误，从而影响企业电子档案管理的健全性。

1.3 不当的操作行为所造成的安全隐患

在电子档案管理过程中，无纸化办公已经成为一种全新的档案管理趋势，当前电子档案证逐步代替纸质档案管理方式，成为档案管理的主要工作形式。但是，电子档案管理工作提高了对档案管理工作人员的要求，档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，还要熟知计算机操作技能，具备电子档案管理能力与素养。一旦在工作过程中操作失误，就会造成档案信息丢失的情况，如在将原始档案输入电子档案管理系统后没有点击保存按钮，就会造成档案缺失的情况。或者在输入的过程中由于输入方式不当，会导致信息格式不一致，从而威胁电子档案的安全。

2 提高企业电子档案管理安全性的有效对策

2.1 采用数据格式标准统一的软件

企业在开展电子档案管理工作的过程中，要确定统一的数据采集格式标准，按照规定要求开展档案信息归纳整理工作。有些企业虽然开展电子档案管理工作。但在具体实践过程中只是将档案信息内容加以简单的电子录入处理，没有考虑软件格式是否符合档案管理要求，从而造成电子档案资料格式各异的情况。企业之间及企业内部没有形成统一的党按文件格式标准，有些企业内部不同部门之间也存在档案格式不兼容的问题，这些隐患都将为日后档案管理工作造成负担，难以有效利用档案中记载的信息资料。因此，企业要尽量统一档案格式标准，并对档案实施动态监测管理方式，便于及时发现问题进行纠正[1]。

2.2 提高对电子档案安全性的管理

虽然电子档案具有永久保持的特点，但受诸多因素影响电子档案信息也会出现损坏或丢失的情况，从而为企业档案管理工作造成不良影响。因此，要加强对企业电子档案安全管理工作，需要定时备份电子档案内容。随着时间的不断发展，计算机中会存有大量的档案信息，一旦操作不当就会出现档案信息误删的情况。因此，需要定期检查病毒、维护电子档案存储设备，及时对存放电子档案信息的硬件与软件设施进行更新升级。保证电子档案管理系统及存储设备能够有序运行。此外，在电子档案安全管理操作过程中，可以利用身份验证防火墙、权限设置、杀毒软件等方式防止电子档案被恶意篡改或访问。电子档案管理以网络技术与计算机技术为载体，企业要为电子档案管理工作选择，优质的存储设备。从当前大数据信息管理情况分析来看，通常都会建设网络存储中心，以双机备份的方式降低电子档案管理风险，从而提高电子档案数据信息的安全性。建立电子档案存储安全机制，可以通过病毒查杀防止病毒软件对数据信息造成的损坏。客户端需要及时更新杀毒软件，档案管理人员要重视对计算机病毒查杀工作的重要性。此外，要及时更新计算机程序，要及时安装操作系统并对数据库系统进行补丁修复，对安全漏洞进行补丁升级保证系统安全。通过数据权限的方式控制操作用户，从而确保他人无法对档案信息进行操作。同时要重视档案数据备份工作，网络自身的防护能力不足以支持整个档案信息管理系统在电子档案管理工作过程中，要提升对档案数据备份的重视程度，避免档案数据丢失造成的损害。从而加强档案信息数据的安全管理能力[2]。

2.3 健全档案信息安全管理制度

首先，要重视对网络安全人才的培养工作，要在企业内部培养既掌握信息安全法律法规条例，又熟知信息安全设备与设施的档案信息技术人才。其次，要加强档案保护应急管理制度，提高档案管理人员在日常工作中对档案信息风险的防范意识，从而能够在第一时间，发现并处理档案信息存在的安全隐患，提升档案管理人员的应急处理能力。企业要制定科学系统的档案信息应急处理体系，一旦发生突发事件需要及时采取应对措施，从而保证应急方法的科学性与规范性。最后，企业要建立信息保密制度不断强化企业档案管理人员的安全意识，使其在档案信息管理工作过程中能够做到优盘、移动硬盘、内外网电脑规范使用，强化档案信息数字化管理的安全意识[3]。

结束语：综上所述，随着网络技术与计算机技术的高速发展，我国企业已经陆续开展企业电子档案管理工作方式。电子档案管理方式能够有效提升档案管理与档案利用工作质量与效率，但其在安全性能方面也存在一定的隐患。因此，企业要细致分析判断电子档案管理工作可能出现的隐患，并采取有效的应对措施提升电子档案管理工作的安全性，确保企业电子档案管理工作有序进行。

参考文献

[1] 辛凤.探讨企业电子档案管理中存在的隐患及应对方案[J].价值工程，2020，39（12）：267-269.

[2] 杨云贤.电子档案管理存在的问题及优化对策[J].城建档案，2019（12）：18-19.

[3] 郭金萍.电子档案管理存在的风险与不安全因素的防范措施[J].办公室业务，2019（19）：94-95.