提升事业单位档案管理信息化建设的策略探讨

摘 要：档案管理是机关事业单位的一项重要工作。随着我国信息化进程的加快，信息技术广泛应用到社会各领域，各级机关事业单位也积极转变传统的档案管理模式，推进信息化档案建设，但是具体的推进过程中也存在着诸多问题影响了档案管理工作效率。本文主要分析了档案管理信息化建设存在的问题以及如何有效提升我国事业单位档案管理信息化建设的策略，从而为各机关事业单位管理和服务工作提供借鉴。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;策略

随着信息技术的发展和网络的迅速普及，信息化管理技术广泛应用到社会各行业和各领域，事业单位的档案管理工作也实现了信息化管理。但是，从目前事业单位档案管理信息化进程看，仍存在着信息化水平低、重视程度不够等一些问题，一定程度影响档案管理的效果，制约了事业单位的健康发展。因此，充分利用信息化技术成果，加强机关事业单位档案管理工作，是信息化背景下亟待解决的问题。

1 事业单位档案管理信息化中存在的问题

1.1 重视程度不够

信息化建设是事业单位档案管理的必然趋势，目前各事业单位也都按照相关要求配备了软硬件设备，推进档案的数字化、信息化建设。但是仍有部分管理人员和领导没有深刻认识到信息化建设的重要性。认为档案管理只是对相关人事档案进行保管和储存，简单把档案管理信息化等同于将所有的档案内容录入电脑系统，对信息化管理缺少正确的认识和统筹规划，大大降低了档案管理工作信息化建设的效率和水平。

1.2 缺乏专业性管理人才

档案管理与信息化的结合，对档案管理人员提出了更高要求。但是，目前事业单位对这方面人才的引进力度不够，大多数管理人员都没有受过专业管理培训，缺乏一定的理论知识和信息化素养，特别随着事业单位的改革重组，很多部门人员调整，导致没有专门的人员对档案进行管理，对档案工作投入精力不足，一定程度上影响了事业单位档案管理水平。

1.3 档案信息化利用程度低

虽然各事业单位已经实现了档案管理信息化，节约了劳动成本，提高了工作效率和档案管理水平。但是，很多单位在开展档案管理的过程中，对一些重大档案信息材料利用效率低，比如，对人事档案主要在人员调动时有利用价值，没有认识到有效的利用效果。

1.4 档案信息安全存在潜在威胁

虽然电子档案具有诸多优势，但是面对复杂的网络环境，很多不确定因素加大了档案保密信息泄露的风险，部分事业单位没有对信息资源进行安全保密处理，社会上一些不法分子的恶意破坏，甚至是管理人员的一些误操作也会导到档案信息安全性遭到破坏。

2 提升事业单位档案管理信息化建设的有效策略

2.1 提高信息化建设的重视程度

相关管理人员和责任人要明确档案管理信息化建设的重要性，注重运用新技术、新手段、新方法来管理档案，提升对档案管理信息化建设的支持力度。首先，要加强软硬件设备的投入，营造良好的网络环境，提升管理水平。其次，及时维护和更新信息化档案管理，从整理，查阅，收集等方面严格档案工作程序，确保内容准确完整，提高档案信息管理高效运作。

2.2 注重档案管理人员队伍建设

档案人才队伍建设是档案信息化建设的关键因素之一。档案管理人员不仅要具备一定的专业基础知识，同时还掌握计算机网络、数据、计算机软件等知识。一是加强业务培训。注重培养档案管理人员的信息技术知识以及档案管理技能，通过长期培训与短期培训相结合的方式，及时更新管理知识，学会熟练运用计算机，并将参加培训的情况列人考核、评审的范围，从而调动人员参与的积极性。二是加强优秀人才的引进。通过与高等院校联合，采用引进、联合培养等方式，加强对高素质人才的引进，尤其是同时具备档案管理与计算机技术的复合型人才，从而建立高素质的技术团队，提升机关事业单位档案管理信息化水平。

2.3 提升信息化服务利用能力

各机关事业单位在加快推进档案管理系统、管理场所、设备等方面信息技术化的同时，还要借助信息化、数字化管理进程，不断提升机关事业单位档案利用率，按照政务信息公开的原则，逐步建立档案资源共享机制，充分挖掘有价值的档案信息，通过档案分类、设置角色权限、安全审查等程序实现档案查询、使用等信息化服务，能力最大化实现档案的效用。

2.4 提高档案信息的安全利用

为确保人事档案信息保密及适度公开，关键要制定完善的安全管理制度，既要有合理的開放程序，也要有严格的责任追究制度，以满足不同群体对档案利用的需求，也确保档案资源的安全管理。同时，要强管理人员自身的安全防范意识，对网络数据库中的档案资料进行定期维护与更新，做好电子档案备份工作，并且合理利用计算机防火墙等科技手段及技术设备来保障档案安全，防止重要档案的丢失。

3 结语

总之，档案管理是机关事业单位发展的重要资源。在信息化背景下，机关事业单位要充分发挥信息技术优势，加快推进档案管理的信息化进程，提升档案管理效率，从而为机关事业单位的发展提供坚实的保障。

参考文献

[1]丛迪阳.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2019（04）：74-75.

[2]刘敏.浅析提升事业单位档案管理信息化建设的策略[J].科技创新导报，2018，15（24）：156+158.

[3]李峰.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].办公室业务，2017，16（24）：89-90.

作者简介

郑云鹏，男，汉族，吉林白城人，助理编辑，研究方向：档案管理。