基于绩效评价的企业档案信息化建设可持续性分析

王梦漪

摘 要：企业为迎合信息社会发展，在档案信息化建设方面也取得了一定的建设成果。档案信息化建设成果是否符合企业档案管理工作的长远目标？是否对于企业档案管理工作有指导性？在档案管理阶段性工作上的改进方向又在哪？…为解决如此一系列的问题，本文提出并阐述了构建档案信息化建设绩效评价体系的思路方法，为档案信息化建设的可持续发展提供了方向。

关键词：档案信息化建设;绩效评价体系;建立

随着信息技术的发展，企业逐渐以办公自动化系统代替了纸质文件流转。档案管理工作面临着新考验，为了配合电子文件的归档，企业也采取了相应举措。投资了专项资金建立档案信息化系统、输送了档案管理人员参加专业化培训……为了保障如此人力物力财力的投入能够达到最优效果，建立一套具有针对性的评估体系来进行档案信息化建设的PDCA循环管理。

本文运用文献调查法并结合个人档案管理及绩效管理的工作经验，针对档案信息化绩效评价的原则、主体结构及评价体系提出了建议，希望对企业档案管理起到积极的参考作用。

1 企业档案信息化建设的绩效评价原则

1.1 统一领导原则

公司需成立“档案信息化建设的绩效评价”小组（或以档案管理工作小组覆盖），由公司分管领导为组长，部室负责人及档案管理负责人为组员组成。负责审定档案信息化建设绩效评价相关文件、评价结果及工作指导，同时档案管理负责人负责具体实施评价工作。

1.2 全面评价原则

档案信息化建设绩效评价要注重PDCA循环管理。即制定相关制度方案、搭建评价体系、确定评价主体、形成改进措施、推进问题整改并开展第二轮的评价工作;档案信息化建设绩效评价要包含档案全生命周期，从收集、归档、整理到利用、统计、编研均作为评价内容;档案信息化建设绩效评价要覆盖所有涉及档案业务主体，从公司内部员工到外部员工、行业专家等，多样化的评价主体可保证评价结果的参考性。

1.3 科学量化原则

为了档案信息化建设绩效评价工作更具指导意义、评价结果更准确，评价主体的选择及评价内容的设立需具有科学性和可量化的特点。以评价工作的目的为方向，以评价结果为导向，明确并固化评价机制。此外，要重视评价工作的过程管理及评价结果的积累总结，准确无误的元数据及经过时间累积出来的样本量是保证评价结果科学性和基础。

2 档案信息化建设绩效评价体系建立

2.1 评价主体

对档案信息化建设进行评价的主要对象必须是参与企业档案管理的相关业务，包含档案的收集、归档、整理、利用和统计等的档案管理工作全过程。评价主体的人为因素会导致评价结果的片面性和主观性，为了提高档案信息化建设绩效评价的全面性、客观性和参考性，区分内、外部主体，搭建多层次、全覆盖的评价主体体系，使评估的结果具有有限的说服力。

2.1.1 内部主体

档案信息化建设绩效评价的内部主体包括公司参与档案管理工作的档案管理人员和档案利用人员。档案管理人员覆盖公司专、兼职档案员、档案管理部门负责人、分管领导，他们参与了整个档案生命周期及档案信息化建设的指导、策划、实施和总结相关工作。档案利用人员覆盖因任何理由借阅档案的公司员工，他們是档案管理工作和档案信息化建设的直接受益者。

2.1.2 外部主体

档案信息化建设绩效评价的外部主体包括与企业机构有关联的公司和指导企业档案管理工作的政府机构的档案从业者、档案行业专家及档案利用外部用户等，相关公司、机构的档案从业者及行业专家具有一定的专业知识，他们的评价具有指导性和参考性。而档案利用外部用户虽缺乏专业知识，但他们是档案信息化建设的实际受益者且与本公司无利益关系，评价具有一定的客观性。

2.2 评价维度

2.2.1 评价档案管理工作及档案信息化建设的目标实现

随着信息技术不断更新，档案管理工作应不断明确阶段性的目标。档案归档模式应顺应公司文件流转的形式、提高档案归档的效率、保证档案存在的价值。档案服务方式应满足利用者的合理需求，提高档案利用的效率，保证档案本身的完整。档案信息化建设评价应检验目标的实现效果、提高档案管理工作效率、保证档案的准确性、完整性、可用性和安全性。档案信息化建设绩效评价的指标设置方向，应以检验目标完成程度为主要内容，占五成权重。

2.2.2 评价档案信息化系统的服务效率与服务质量实现

档案信息化系统犹如信息档案通向用户的桥梁，用户满意度是检验档案信息化建设的重要指标，可占四成权重，而评价内容需考虑到档案管理条线及档案利用条线。其中档案管理条线更注重系统的服务效率，系统响应的及时、数据处理的便捷、跨系统联动的流畅等都明显提高档案管理员乃至公司的档案管理工作效率;档案利用条线更注重系统的服务质量，系统操作的便捷、界面反馈的友好、利用历史的记录等是较能获取档案利用者高满意度的要点。

2.2.3 评价档案信息化建设的合规性和创新性实现

首先，需对于系统进行合规性评价（可采用信息安全等级保护测评的成果），保证系统中发生的信息安全事件是区分等级相应处置的，保证档案的存储、传输、处理过程区分权限的，保证档案本身是区分密级的。这项评价并不是一次性的，而是持续性的。在档案管理过程中，无时无刻会产生新的文件、新的案卷，档案信息化系统的合规性评价应是固化的评价指标项。

其次，档案信息化系统需是不断创新的，每个阶段都有不同的创新方向。短期看来，电子文件归档率如何？是否可以顺利配合办公自动化系统？档案借阅方式是否更加便捷？长期看来，是否对档案管理工作有正向的引导？企业大数据库概念是否能够达成？是否能让档案文化更深入人心？等。合规性评价和创新性评价缺一不可，但权重设置可根据档案管理工作阶段性的目标有所偏重，总的权重占一成，或可设置为加分指标。

2.3 评价结果运用及再评估

2.3.1 档案信息化建设绩效评价的信息公开机制

依靠信息公开来完善及推动档案信息化建设。一方面是要以保障评价主体的知情权来维护长期合作关系，有利于固化评价主体人员结构，使得评价结果更具有延续性、更具有可参考性。另一方面，评价结果的公开也是推动档案信息化建设改革发展的利器，以群众监督模式，审视评价结果是否落地、整改成果是否可观。

2.3.2 档案信息化建设绩效评价的奖惩机制

為了保证档案信息化建设绩效评价持续、有效的运行，有必要建立合理的奖惩制度，将绩效评价与档案管理部门、内部评价主体和外部评价主体的部分利益建立一定联系。档案管理部门是档案信息化建设绩效评价的责任部门，应体现“惩”，将档案信息化建设绩效评价要求纳入部门的绩效考核之中;而评价主体大多是志愿参与绩效评价的人员，是需维护的对象，应体现“奖”，可采用合理化建议评选等方式给予适当奖励。

2.3.3 档案信息化建设绩效评价体系的再评估机制

以上讨论的均是针对档案信息化建设建立的绩效评价，而针对整个绩效评价工作也需要进行定期评估。绩效评价虽主张以固化的体系来形成科学的评价数据库，但为保证绩效评价工作的合理性与可持续性，需在每期绩效评价后，针对绩效评价工作本身进行多维度的分析。首先，绩效评价结果应是符合档案信息化建设实际现状的，这是绩效评价体系指标设置的合理性体现;其次绩效评价工作应是对档案信息化建设有指导意义的，这是绩效评价体系建立的指导性体现;最后应提出对优化档案信息化建设绩效评价工作的思考及改进方向，这是绩效评价体系的持续性体现。

3 结语

档案管理的信息化建设体现了档案信息资源的开发和现代服务平台的发展，对于提高档案管理效率及档案服务质量有不可忽视的作用，而档案信息化建设的绩效评价工作是提高档案信息化建设质量的重要途径。企业要明确档案信息化建设的长远目标及短期目标，以绩效评价手段来检验目标完成程度，进而有针对性进行调整和推进。以“统一领导、全面评价、科学量化”为指导思想，合理建立评价体系，并定期对评价工作进行再评估。确保档案信息化建设及绩效评价工作的可持续性。

参考文献

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