如何做好事业单位照片档案管理工作

张颖

摘 要：对于事业单位来说，照片档案是档案管理工作的重要组成成分，将照片档案的收集保管工作做好，是完成整个照片档案管理工作的前提和基础。但是经过调查发现，现阶段许多事业单位对照片档案管理工作的重视力度不够，最终导致照片档案管理工作停滞不前。本人将指出照片档案管理工作的重要性，提出事业单位做好照片管理工作的具体措施。

关键词：事业单位;照片档案管理

国家机构、社会组织以及个人会在社会活动当中形成照片档案，对于事业单位来说，业务活动的照片档案具有较大的保存价值。事业单位在实际的管理过程当中会形成许多文字类型的档案，但是由于文字类型档案的局限性，导致对许多业务活动的表述不完整，照片档案作为档案中的一部分，可以有效的弥补文字档案存在的缺陷。

1 照片档案管理的重要性

照片档案是国家机构，社会组织以及个人在生活工作当中直接形成的，以静态摄影为主要反应方式的，具有保存价值的历史记录。在许多事业单位当中，照片档案在实际的经营管理以及各项业务当中都发挥着巨大的作用，并且随着信息技术的不断发展，照片档案在社会活动中的重要性逐渐凸显出来，凭借着照片独有的特性，有效的记录了企业在不同时期管理方面的变化和发展。

2 事业单位做好照片档案管理工作的具体措施

2.1 规范事业单位照片档案管理制度

事业单位在对照片档案进行管理的时候，应当将国家档案管理法律法规的内容作为最根本的基础，从而建立照片档案管理的立卷，归档，保管，查阅以及销毁的照片档案管理制度。健全的照片档案管理制度是照片档案管理规范化发展的基础，可以保证事业单位招聘档案管理的规范化，所以在具体的制定制度过程当中，应当根据我国现有的档案法，照片档案管理规范等法律法规和相关照片档案管理的规定，结合事业单位具体的情况，从照片档案的收集，归档，保管，保密，利用，鉴定等方面进行入手，进一步完善照片档案管理的制度。建立完善的事业单位招聘档案管理规范制度可以对照片档案进行规律性管理，促使事业单位招聘档案管理工作的规范化发展。

2.2 提高照片档案工作的重视力度

随着社会的不断发展，照片档案管理工作在事业单位当中的重要性逐渐凸显出来，所以各方面需要加强对其的重视力度，努力做好本单位的照片档案管理工作。首先事业单位的领导要高度重视照片档案管理工作，从而提醒档案管理人员能够按时收集和整理照片档案，同时还可以保证档案管理人员提出的相关设备问题能够得到有效解决，保证在照片档案管理工作当中的资金，设备等方面的支持。其次还需要事业单位各个科室对照片管理档案工作的重视加强，从而及时收集照片档案资料，在实际的工作当中相互配合，将各个科室产生的照片档案及时移送给档案室进行收集整理和归纳，有利于照片档案的收集管理。最后事业单位档案管理人员需要加强对自身工作的重视，保证各类业务工作的照片都能够及时进行收集，收集完成之后及时将其进行归档，保证收集归档工作的正常进行，促进视野单位的照片档案管理工作朝着更深层次的方向发展。

2.3 做好照片收集工作

做好照片檔案的收集工作是照片档案管理的重点之一，所以应当加强对各部门，各科室形成的照片档案的收集工作。在实际的收集过程当中，可以通过各种方式各种渠道进行，保证事业单位照片收集的完整性。首先应当注意照片档案的真实性，只有保证了照片的真实性，照片档案的真实性才能够得到保证，从而保证所反映出来的内容和形象符合实际情况，在之后的工作考察以及历史研究当中发挥相应的作用。其次应当在收集的时候附有文字说明。照片档案一般是由底片照片以及文字说明三部分组成的，其中文字说明是照片档案管理当中必要的组成部分，由于照片大多自身的局限性，所以一般情况需要借助文字对照片进行补充说明，只有保证三个部分的完整性，才能够将照片档案的价值发挥到最大化。第三要保证收集到的照片档案的质量，尽可能选择清晰，形象与主题内容联系密切的照片收集归档。最后要保证收集的照片档案的内容完整性。在实际收集照片的时候，需要对某一个重大事件，重大活动，特定业务的成果等相关的照片收集齐全，从而保证照片档案的完整性价值能够得到充分发挥。

2.4 加强照片档案的保管利用

在完成照片档案的收集整理工作之后，还需要加强照片档案的保管工作。照片档案制成材料具有特殊性，他的保存要求比其他的档案更高。首先要做好照片底片入库之前的检查，严格把控好照片档案的入库关，对所有的照片都要进行扫描，并对其形成的电子照片档案刻盘一并保存。对于已经存在于库中的照片档案，工作人员要定期进行检查。其次要保证照片档案到库房温湿度在合理范围之内。一般情况下，库房的温度需要控制在15～20摄氏度，湿度需要控制在50%～60%.同时还需要防止库房当中存在较多的灰尘，做好防光防潮，防有害气体等工作。第三，要尽可能采用性能良好的档案装具，保证照片在装错之后能够立即放在相应的箱柜当中，而光盘则要放进特制的装具当中底片则应当装进特制的底片袋当中。照片档案的保存价值主要在于利用照片档案，在实际的工作当中具有凭证性，依据性和广泛交流的作用，只有做好了照片档案的利用工作，才能够使得照片自身的珍贵和历史价值得到充分的发挥。在对照片进行利用的时候，首先要开展主动服务，树立服务意识，尽可能为应用者查找所需要的照片提供应有的服务。其次要尽可能利用照片直观、形象、真实的特点，尽快将其编辑成册，举办图片展，对照片档案应有的价值进行宣传。最后要将照片档案与文书档案进行结合利用，依托网络将扫描照片以电子文件的形式在网上进行发表，进一步提高照片档案的利用效率。

2.5 提高人员的培训力度

保证照片档案管理人员的综合素质是事业单位做好照片档案管理工作的必要条件，所以应当努力提高工作人员对招标档案的业务素质和技术水平，对其进行专业的业务培训教育。事业单位要在照片档案管理人员方面注入精力，尽可能保证照片档案的管理工作人员都能够熟悉的掌握事业单位内部的实际情况。其次，还需要保证照片档案管理人员具有强烈的责任心和事业心，对工作人员进行综合素质培养，为之后的事业单位招聘档案管理工作奠定坚实的基础。

2.6 增加设备投入

事业单位的招聘档案管理工作应当有良好的管理设备作为物质保障。事业单位要想做好照片档案管理工作，还需要单位领导的重视以及各科室的配合和支持，尽可能加大照片档案管理的设备投入。在日常的管理工作当中，管理人员也要加强对设备的保护和维修。

3 结束语

事业单位的照片档案是档案管理工作的重要组成部分，要想加强事业单位招聘档案的管理工作，需要领导人员加大对其的重视力度，尽可能健全各项管理制度，及时对各种照片进行收集，有效的推动照片档案管理工作沿着正确的方向发展。

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