智能化档案管理的应用与推广研究

展霄鹏

摘 要：随着社会技术化、信息化的发展趋势越来越繁荣。而智能化的档案管理模式的出现就是一个必然趋势。因为单纯依靠传统的档案管理模式早已经不能满足当下强烈的需求，而将区块链技术引入档案管理，具有一定的突破性和创新性。区块链具有的技术式算法、时间戳、自治性和信息不可篡改性等，都对智能化档案的应用与推广有很大的推动作用。本文结合区块链在档案管理上的应用，简单叙述了推广的相关策略。

关键词：智能化;区块链技术;档案管理

1 智能化档案管理中的应用与推广的重要意义

1.1 有利于节约资源，降低档案管理成本

传统的档案管理多以纸质形式存在，用纸张作为承载信息的载体进行记录、运输和传递。但由于档案种类十分庞大，涉及国家、社会、企业和个人的方方面面，导致档案的管理工作是一个重要且非常冗杂的过程。但是随着计算机的普及，档案管理实现智能化成为一个必然趋势。智能化档案管理改变了传统档案的存储模式，一枚小小的硬盘就可以解决大量纸张的使用和存放档案所需场地的问题。不仅节约了纸张，还节省了相关的人力、财力。另外，运输成本也大大降低。

1.2 有利于档案信息顺利地存储、检索和使用

进行智能化档案管理，可以依靠互联网网络的智能系统进行自动收集、分类、整理、存储等，不需要人为去进行干预，就可以完成一系列的操作。因為互联网的存在，人们还可以方便快捷地对所需档案信息进行查询和检索等。而且把档案管理进行智能化以后，可以顺利的解决由于档案信息庞大所需存储空间不足问题。智能化的档案管理具有很大的信息容量，并且利用越来越先进的技术软件还可以不断对程序进行优化，使其能容纳越来越多的数据信息。

1.3 有利于提高档案管理的工作效率，降低档案毁坏风险

因为智能化的档案管理大多是利用互联网网络的优势进行管理。相比于传统的，依靠纯人力来对档案进行分类、整理和保存要方便快捷很多。这样在同等时间内，可处理的档案信息明显增加，极大地提高工作效率，省时又省力。另外，还可以减少由于人为造成的档案毁坏和由于自然灾害如水灾、火灾等的突发风险，保证档案的完整性。档案的完整性十分重要，缺少档案信息，档案的作用也会大大降低，因此，在智能化档案管理进程中保证档案的安全是个很重要的因素。

2 智能化档案管理应用与推广过程中的问题

2.1 管理人员意识不强，所需技能水平不足，理念转变困难

从事档案管理工作的人员，可能对智能化的认识和了解不足而产生抵触心理。他们习惯于以前的管理模式，一时很难改变他们的观念。另外，从事档案工作的人员大多处于中老年，对于智能化管理他们学习和接受各种知识技能的水平相对较弱。而智能化档案管理需要先进的技术和手段，这在一定程度上阻碍了智能化档案管理应用和推广进程。

2.2 缺乏相应的制度保障

目前，还没有相对完善和可参考的智能化档案管理制度，在以前的制度模式下，限制了智能化管理过程的推进。没有制度作为工作的保障，工作人员得不到相应的约束性，也无法激起他们积极参与智能化管理的动力。如何根据实际情况制定相应的制度，让制度辅助智能化管理有效进行，这是一个需要认真考虑的事情。

3 实现智能化档案管理的过程中区块链的应用性

3.1 区块链技术能有效建立一种无差别的识别系统，为档案管理建立一套清晰的身份认证算法

实现档案管理的智能化是一个长期努力的过程，因此，就需要档案管理人员对自己的岗位十分热爱[1]，有耐心。单纯信息采集处理环节就是一个复杂的过程。区块链技术能有效建立一种无差别的识别系统，为档案管理建立一套清晰的身份认证算法。由于区块链技术自身的特点和优势，它具有一定的免信任功能，可以建立统一的底层协议认证系统，使数据方便快捷的自主进行记录和实时更新。另外区块链还有一个很重要的功能就是数据信息在特定规则下，并能够保证数据信息绝对安全的情况下，数据可以完成自由交换。曾经在霍博顿软件工程学院就已经成功有了这方面的应用。这项技术的应用无论是对企业、国家还是个人的档案管理部门来说无疑都是一项很先进，并能加快工作效率的技术。这项技术可以将数据记录和互通的节点相互连接，毫不费力的就解决了繁杂的信息采集和处理过程，使档案管理的效率大大提高。

3.2 提升管理人员素质，规范化操作

实现档案智能化管理就意味着管理者在进行档案管理时，要用到计算机网络的相关知识和基本的技能。这就需要相关的人员去学习和掌握智能化档案管理所用到的具体技能，这样才能有利于智能化的推进。管理人员所需技能和知识不足时，容易产生管理工作不规范的情况。因此，管理人员要自主的去进行学习，和技术的发展保持同步。在掌握和提升自我专业知识和基本技能的同时，还要认清现实，全面理智的对智能化管理工作存在的优劣进行分析和认识。

3.3 健全相关制度，优化管理结构

事物是不断向前发展的，在实现智能化档案管理过程中要建立相应的管理制度。在制度完善的条件下才能保证工作的顺利进行。因此，档案管理工作要根据实际情况建立健全完善的信息化档案管理制度，认真制定各环节、各方面的相关细则。同时对于不同的部门，不同的职位，还应制定相关的规章制度以此来约束员工和各部门，保证工作的顺利进行。

3.4 引入区块链技术保障档案信息的安全性

档案与我们社会上的每个人息息相关，它的重要性不言而喻。无论任何类型的档案都是在保证它的全面性、保密性的前提下才能发挥它自身的作用。失去这两种特性的档案也就没有了存在的意义，因此保证档案的安全和全面十分重要[2]。在智能化的过程中，由于黑客、病毒等的存在要特别注意智能化档案管理时档案的安全是否能够有效保证。但区块链具有时间戳功能，对信息追踪、防伪是个很重要突破。区块链技术的时间戳功能是由于信息和区块之间有一定的时间顺序，可以追踪信息的源尾，而且信息也无法更改，不可改造，很好地保证了数据的安全性，引入区块链技术地档案管理工作十分重要。

3.5 保障系统的硬件设施完善

先进的技术需要先进的设备才能保证工作的顺利进行。因此，智能化档案管理工作的顺利进行，需要根据实际情况结合当前的设备和技术成果，对系统设备和技术进行优化改进、优化和提升。为智能化档案管理工作的顺利开展做好保障。除了硬件设备如数据扫描仪等之外[3]，还要创建相关的信息管理系统、检索系统和存储系统等。使档案管理实现网格化，保证智能化档案管理的效率和质量。

4 结束

总之，对于档案管理进行智能化应用和推广，对从事档案管理这份职业的工作人员来说是一个很好的改革。在应用的过程中要考虑档案的安全性、系统性、规范性和如何实现档案的资源共享，保证档案的安全、保密是最主要的因素。在这个过程中，通过提升相关管理人员的意识和职业技能，制定相关的管理制度，健全相关细则，配置相应的硬件设施，快速有效地推进智能化档案管理工作的应用。

参考文献

[1]黄光香.智能化档案管理的应用与推广[J].办公室业务，2014，（07）：75.

[2]王霞.档案信息化管理的实现策略探讨[J].中外企业家，2020，（08）：139.

[3]夏进刚.城建档案信息化管理的实现策略探讨[J].城建档案，2017，（02）：14-15.