应急部门档案管理制度之我见

刘佳梅

摘 要：随着应急部门的组建，应急部门工作内容相对增加，面对复杂多样，瞬息万变的工作，保存一手材料，建立完善的档案管理制度是应急部门重点工作之一。

关键词：应急部门;档案管理;制度;建议

随着应急部门的组建，应急部门工作内容相对增加，面对复杂多样，瞬息万变的工作，如何保存一手材料，以备不时之需，建立完善的档案管理制度是应急部门重点工作之一。下面就如何建立完善的档案管理制度进行阐述。

1 应急部门档案管理的内容

能造成严重社会危害而需要采取应急处置措施予以应对自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件都是应急部门档案管理的内容。

2 應急部门档案管理的意义

1）应急部门档案管理对提高预防和处置突发公共事件具有重要意义。应急档案记载了事件发生时间、地点、起因、现场记录、安排部署、组织实施、评估分析、善后处理等项内容，可为后人预防和处置类似突发公共事件提供科学有力的依据材料，具有重要的参考价值和意义。

2）应急部门档案具有重要的安全警示与宣传价值。应急档案可作为重要的科普宣传材料，通过历史事件还原，使广大群众认识到突发公共事件的危害，增强防微杜渐，自我防护意识。

3）应急部门档案可为应急管理全过程提供信息咨询和决策服务。一卷收集存储完整的档案可为类似突发公共事件提供有力信息的帮助，为领导者决策提供重要依据。

4）应急部门档案可为政府及监察部门褒奖与处置参与应急工作人员提供重要依据。通过应急部门档案的真实记载可为政府部门褒奖参与人员提供依据支持，同时也为纪检监察部门处置工作不力者提供了相应依据。以便政府或纪检监察部门迅速开展褒奖与处置工作。

3 实现统一的档案管理

档案工作必须《中华人民共和国档案法》有关规定，依据档案管理有关原则、规定，实行集中统一管理，确保档案的完整与安全。应急部门应按工作性质和职能，确定一名专职档案管理人员，各股室设一名兼职档案员。年终，由各股室档案员将本股室的档案收集齐全，分类整理交由单位专职档案管理员统一编号，统一装订，分类保管。在移送纸质档案时，也要将电子档案一并移交，并履行交接手续。在平时查阅档案字样时尽量查阅电子文件，如需查阅纸质档案时，要做好记录。

3.1 明确严格的归档范围

《中华人民共和国档案法》第十条明确指出“ 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”因此，应急部门活动中形成的符合国家规定的立卷归档的材料，包括在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、上传下达文件、会计、执法文书、执法卷宗、会议记录、声像等不同形式和载体的文件材料，都应依法归档。档案员及档案传送人不得以任何借口不予存档。

3.2 细化归档方法

1）文书档案，本年度形成的文书档案在次年年初，由各股室档案管理员整理完毕，经本股室负责人审定后，交由单位专职档案管理员进行统一编号，保存。股室档案员在上交纸质档案时，应同时上交电子文件档案。电子文件可存储在U盘或磁盘中。

2）照片、录音、录像等音像档案，由各股室档案员负责照片、录音、录像的整理，剔除没有利用价值的照片，将效果好，质量高的照片进行保存。每张照片附说明。每次活动结束后，统一建文件夹，整理后，在次年年初，一次性将影像资料文件夹存储在U盘或磁盘中交由单位专职档案管理员进行管理。股室档案员要自行备份。

3）会计档案，财务人员应按照《会计档案管理办法》进行统一归档，将会计凭证、总账、明细账、固定资产卡片以及年度报表等在次年6月份前，一并移交单位专职档案管理员保管。

4）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案，由本单位负责宣传网评人员进行统一整理归档，并将数据备份，交给单位专职档案管理员保管一份。

5）设备档案，由各股室档案员按照设备购置、使用情况进行收集整理，报单位专职档案管理员备案。

6）奖牌、奖章、证书等实物档案，本单位获得奖牌、奖章、证书应在档案室内专门布置一面荣誉墙，将以上实物档案按时间与年代顺序进行摆放。

3.3 执行严格的档案借阅手续

1）借阅档案需要办理严格的借阅手续，本单位人员也不例外，单位一般人员借阅时，由股室负责人签字，股室负责人借阅时由单位主要领导签字，如主要领导不在单位时，可由主要领导电话告知单位专职档案管理员，后补齐签字手续。外单位因工作需要借阅档案的，须有单位介绍信，并经单位主要领导同意后，方可借阅。档案除非特殊情况，一般不得外借，如有特殊情况需要外借的，须有单位主要领导签字批准。

2）借阅档案资料注意保密，不得随意转借他人，借阅档案者不得随意在档案上涂画，不得复印、拍照，如需要复印、拍照，需征得本单位主要领导同意。

3）单位专职档案员有义务及时检查借阅者档案归还情况，对破坏、损毁档案者要及时向单位主要领导汇报。

4）借阅档案如没有特殊情况不得带离档案室，带出档案室的档案要及时归还。一般借阅不得超过15天，如需继续借阅，再行履行借阅手续。

4 档案保管要求

1）要有专门的档案室和足够多的档案柜，要防潮、防火、防虫，档案室内严禁吸烟，要保持档案室干净干燥，避免发生档案霉变现象，要配备灭火器，干燥剂、灭虫药等。档案室由单位专职档案员进行负责管理。

2）档案员要对档案进行经常性检查，发现有损坏或霉变的档案，要及时采取措施进行补救，如果本人处理不了，或是发现有人为破坏现象，要及时向主要领导汇报。

3）档案要按年代、期限、类别进行分类保管，做到排列有序，编号统一，方便查阅和管理，对于借阅的档案要及时归回原位，不得排放错乱。

4）档案柜摆放要有距离，做到通风良好，远离窗户，防止雨水进入。

5 配备专业的档案人员

根据档案管理要求，应急局档案管理员除具体一般档案员的业务能力外，还需要具备以下职业技能。

1）能系统地掌握了档案专业的基础理论和专业知识。

2）要熟悉党和国家有关档案工作的方针、政策和档案工作法规，能起草本单位乃至本地区的有关档案方面的规章制度的能力。

3）要具有独立完成档案工作的业务能力和素质。

4）要具有深入研究档案业务工作的精神，根据应急管理行业的特点，研究拟订档案管理工作的重要计划、方案。

5）能够独立解决档案业务、理论咨询，解决档案疑难问题。

6）如果单位有重要档案业务项目，能够承担或主持，能够编审档案史料。

6 小结

相信通过以上制度的建立与约束，对提高预防和处置突发公共事件具有重要意义，对提高应急部门档案管理工作会有较大帮助，使应急工作更好更快的为社会服务。