新时代背景下科研院所的档案管理

摘 要：新时代，新征程。科研院所专职成为企业，成为社会竞争的一部分。只有不断增强竞争力，才能在竞争中永葆强大的前行动力。档案管理部门作为企业信息资源的管理部门，只有不断地提高自身水平，才能更好地为企业提供信息资源支持。

关键词：新时代;企业;科研院所;档案管理

1 绪论

1.1 论述意义

一所企业的记忆和文化维系着职工的归属感和认同感，是职工人心凝聚力所在，是一所企业魅力和文化软实力的核心竞争力。保存一所企业的记忆和文化能够保护企业的特色，延续企业的历史，创造新鲜的财富。我国原有的科研事业单位的管理体制是在传统的计划经济体制下形成的，一直以来，是以政府领导、管理、投入为主体，科研院所历来任务由政府下达，经费也主要靠政府拨款，其弊端日益暴露，科研与生产脱节;研究开发成果应用转化率低;科技资源配置不合理;科研开发工作重复分散。随着我国市场经济体制的建立，科研事业单位原有的管理体制已越来越不适应社会经济的发展。1985年中央做出关于科技体制改革的决定以来，科研事业单位先后组织实施了科学事业费拨款制度、扩大科研院所自主权和科研院所内部管理制度，产权制度等一系列改革，目前，以“转制”为主要特征的改革使技术开发型、公益型科研院所走向市场，从根本上改变了我国旧的科研管理体制，被人们称为“变性”革命，变革取得了很大的成绩，但同时也存在或带来很多问题。

由于档案自身具有原始记录性，记录着企业的变迁与发展，它作为反映企业变化的凭证，具有天然的优势。档案管理部门作为企业记忆工程的主要组织者，对保存企业历史、企业精神内涵、记载企业历史变迁，具有重要作用，但在实际操作过程中，企业档案归档并没有统一和固定的模式，档案管理部门大多按照企业发展的侧重点进行归档，片面强调有形记忆，强调积累，忽视成果输出等问题。

1.2 目的与意义

企业发展离不开信息支持，档案管理部门作为信息资源保管者。因此，对于新背景下的档案管理改革就显得尤为重要。档案部门需要采取措施来保存科研院所在形成以及整个变迁过程中形成的且具有价值的历史记录，包括与科研院所有关的资料、照片、新载体文件等，保存科研院所记忆，能够保护历史的延续性，能够促进科研院所文化建设，能够促进科研院所财富转化，也能够丰富行业发展道路。这既是科研院所发展的自身需要，同时也是该行业发展的需要。

2 科研院所档案管理现状—以我院为例

以我院为例，大致论述科研院所档案管理存在的一些问题。我院暨四川省建筑科学研究院成立于1954年，历经多次变革和发展，目前已发展成为专业门类齐全，科技力量雄厚，西部地区最大的综合性建筑科研院。按照中央关于深化科技体制改革的要求和四川省科技厅的部署，我院于2001年4月转制为技术开发型的科技型企业，成为四川省第一批由科研事业单位转制科技型企业的科研院所。截至目前为止，我院档案管理部门已形成集工程档案、文书档案、人事档案、财会档案、图纸档案，声像档案为一体的综合档案管理部门。但是，越是快速发展，档案管理存在的问题暴露的也越明显。

2.1 档案征集范围模糊，价值鉴定缺失

档案的价值包括两个方面，凭证作用和利用价值作用。传统的档案管理以及档案工作更加注重档案的凭证作用，凡事都讲究个真凭实据。现存的档案归档范围已经无法涵盖企业发展的各个方面。并且，档案价值鉴定模糊。以工程档案为例，不同科室之间的归档范围存在些许偏差，不同价值的档案有着相同的保管期限。

2.2 重视档案整理工作，忽视档案资源建设

按照约定，每年在固定期限向档案管理部门进行资料移交。档案人员投入大量的时间精在档案整理环節，档案编研、档案信息资源整合、档案周边开发、档案修复方面所做甚微。

2.3 档案管理信息系统落后，检索工具单一

档案管理部门的档案信息系统存在弊端。对远程服务器依赖严重，一旦服务器存在问题，信息系统即刻瘫痪。检索工具效率低下，直接影响档案服务效率。

3 基于现状的一些解决措施

企业档案是在其，科研、生产、管理与经营活动中生成并积累对过去的记录，当前与未来具备参与与借鉴作用的信息记录，具有原始性、权威性、广泛性、平整性、连续性、可扩充性的特点。科研院所在改制之后进入企业运行的轨道，寻找与之更加契合的档案管理办法，更加能够为科研院所的发展提供动力支持。

3.1 完善档案管理制度

完善的制度是促进档案工作迈向规范化、制度的重要保障。针对档案管理工作的基础环节暨“形成、收集、整理、鉴定、保管、编目与检索、编研、统计、利用”，严格参照《档案法》、《档案法实施办法》、《科学技术档案工作条例》的相关规定，根据科研院所的实际情况与发展需求，制定切实可行的归档制度。

3.2 丰富档案管理内容

档案管理部门不仅应该承担档案整理工作，更该加强对档案整体的管理工作。强化档案资源的整合，也就是要注重的档案的编研工作、档案信息资源开发。在档案资源开发利用中，充分了解借阅者的需求，针对各类不同借阅者的需求，查阅馆藏档案资料，进行二次整理综合，使档案资源信息从零散到综合，从无序到有序，从冗长到简洁，方便各类人员对档案编研成果的利用。必须更新观念，提高认识。牢固树立档案编研工作为科研院所长远发展服务的指导思想，围绕领导决策、科研生产管理、综合管理等重点工作，有针对性地开发研究。档案人员要善于从全局去观察、思考，需要什么，就提供什么样的档案编研资料，及时主动地了解单位科研生产与经营状况，了解需求，围绕中心工作确定编研题目，提供编研成果，有效地发挥服务保障作用。

3.3 更新档案管理信息系统

对现有的档案管理信息系统就行升级换代，加强其智能化的设计要求。充分考虑研究院所的独特性，建立相关应用模块，方便操作使用与此同时，严格执行国家“双轨制”的归档要求，参照国家一级档案部门验收标准，对档案进行数字化处理。从长远的角度看，要对每一份归档资料进行数字化处理。这样，既方便借阅者调用需求，同时可以减少对档案原件的破坏风险。多方数据备份，降低对单一服务器的依赖。

3.4 加强档案管理队伍建设

在基层档案管理部门，专职档案管理人员很多都是非档案专业毕业的，没有对档案学进行系统了解。这样使得档案工作的思想就较为保守、落后，档案工作一般以沿袭前人为主，缺乏创新。科研院所因其独有的特点，要求档案管理人员的队伍不仅要有的档案专业，也要有一定的科研水平的人才。同时，档案管理人员进行档案相关知识的培训，以及对本研究院所主要工作方面的内容进行培训。使得档案管理人员可以具备扎实的档案基础知识、工作技能，完善的知识结构，长远的档案管理建设思想。保证对各个专业领域的档案进行更加有效的管理。

4 展望科研院所档案管理的发展方向

科研院所作为一种特殊形式的企业载体，有着自身不可磨灭的特点。因此，科研院所的档案管理建设也应该有自身的特点。

4.1 行业特点

依然是以我院为例进行阐述。现阶段我院已发展成为能承担科研、勘察設计、监理、质量检测鉴定、咨询、专项施工和新产品开发等各项业务的综合性研究单位。我们所处行业，也就是建筑业，是提升国家GDP发展速度的强心剂。为了突出建筑、设计、科学研究的学科特色在行业中的地位，在档案室的建设中就应注意相关档案的针对性、系统性和有价值等三方面的内容。档案建设的针对性就是要针对行业和我院科研与生产的需要，收集与之有关的文件、档案、科研成果、产品说明等，以便符合我院经济建设的实际需要。系统性即所拥有的文献、档案、资料应成系统而且完整，至少要能满足本院下属科室在设计、材料、检测等各方面的需要，要与各学科的发展相适应。这就要求档案建设应注意进行系统选择，对相关档案进行补充、组织和调整，以避免文件、档案材料等原始资料杂乱无章，无主次轻重之分。档案建设要有价值，没有价值就没有必要设立档案室。为此，档案的内容必须满足我院发展的实际需要，特别是要我院科研人员的研究工作具有参考价值。这就要求收集、保存的档案材料应具有较长时间的参考作用和潜在的使用价值。为此，档案室收集、保存的文件档案（资料）必须具有明确的思想观点和学术观点，且其论证必须充分、完备。

4.2 地域特点

我院地处大西南，坐落于成都平原。主要服务于西南片区以及部分中部地区。因其所处地域的特殊性、地震、泥石流、洪涝灾害、气候湿热为建筑业的发展提出不小的考验。在长期的潜心钻研下，我院在抗震加固技术以及节能技术、检测鉴定取得不小的成绩。因此，档案管理部门的建设要围绕抗震加固、节能运用以及检测鉴定的生产及科研实际，收集相关文献资料，建设与之相应的档案管理部门。

4.3 逐步走向开放

多元化的信息能够为科研院所的发展提供更为充足的动力。要调查、了解与本部门关系密切的现行立档机构中所保存的与“建筑设计、科学研究”相关的特色档案，以便建立资源共享关系，扩大档案服务范围。监理与高校档案馆、地方档案馆以及行业其它企业档案部门的协作关系，为利用者提供更加完善的服务。在相应和谐社会的建设中，馆藏档案逐步向社会开放，为行业以及相关专业的学生提供查询借阅服务。实现行业的发展。利益的共赢。

5 结语

科研院所的发展离不开档案信息的支持，档案管理部门是档案信息资源的管理中心。因此，只有加强档案管理部门的管理建设，才能更好地促进科研院所的发展，行业的进步。

参考文献

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[4]陶醒.论档案信息传播效果的优化[J].安徽科技，2007，000（011）：46-47.

作者简介

李超（1990-），女，汉族，内蒙古包头市，大学本科，四川省建筑科学研究院有限公司，档案管理。