谈如何做好档案管理工作

王宁

摘 要：档案管理是对个人或者组织的档案信息进行输入、管理、提取、服务的过程的总称。传统的档案管理信息多、范围广，依靠人工对数据进行录入和提取，来供人们使用。在这一过程中大量信息需要被录入，管理繁琐，总体管理效率不高。 随着信息科学技术的发展，新时代的档案管理方法也发生了变化。开始使用信息化和大数据来管理存档信息，实现了对档案信息的充分挖掘与信息分析和筛选，提高了档案管理的服务水平和质量。同时，能够降低档案管理的成本，减轻档案管理人员的管理压力。

关键词：档案;管理;信息化

档案管理是当今社会管理的重要内容，通过对档案信息的储存及开发，服务社会工作，实现档案的开放与利用。

1 档案管理的特点

随着社会快速发展，档案信息量越来越丰富，对档案数据的录入、更新、搜索、检索也越来越困难。信息数据之间的联系越来越紧密，这就给档案的管理和服务工作带来了难题，也对数据的管理方式提出了更高要求。传统的一对一档案录入和输出的管理模式，不仅管理效率不高，而且加大了管理者的操作压力，降低档案服务社会的工作性质。信息化时代对档案管理工作提出了更高挑战，要求对档案管理优化升级，不断实现对海量数据进行科学收集、整理和分析，从而得到更加有效的管理。利用大数据开展档案管理，帮助档案管理通过服务工作面向未来，及时更新发展信息，不断提高工作效率。

2 提高档案管理水平的方法

2.1 档案管理电子化

电子档案的出现是从传统档案管理方式到现代管理方式的巨大转变。以往都是采用纸质化的方式对档案信息进行录入、提取和管理，相对来说限制了档案管理工作的管理效率和服务功能。同时，纸质版的相对保存难度大，容易破损，容易导致档案信息丢失。随着计算机信息技术的发展，电子档案应运而生。首先，电子档案能够缩小纸质版档案信息的储存空间，减少了纸质版人工管理的压力。其次，电子档案相较于纸质版档案更具有保密性。通过设定密码来进行安全管理，不容易泄露档案被管理者的个人信息。最后，电子档案具有快速查找和提取信息的特征，可以提高档案管理的利用率，提高档案管理的服务性能。

2.2 建立优化档案信息检索系统

档案信息管理最大的目标是方便人们在必要时实现对档案信息进行提取和使用，因而档案管理数据的检索和提取就显得尤为重要，电子档案是在提高数据管理能力，提高档案数据管理效率和安全性以及相对减少档案管理人员工作量方面的突破。因为电子文件可以存储大量文件信息，利用现代计算机管理技术建立电子档案提高了档案数据管理的效率和安全性，相对来说也减轻了档案管理工作人员的工作压力。电子档案可以储存广泛的档案信息，需要管理的数据总量也就非常庞大，需要建立信息检索系统实现对档案信息的管理和查询。信息检索系统在信息录入初期需要对数据进行索引编注，可能比较麻烦，但是后期利用标注分门别类进行检索和提取时，我们就能发现检索系统的优势。利用档案信息检索系统可以实现系统内部档案信息井井有条，帮助档案管理人员快速找到相关档案信息，提高工作效率，提高服务工作的质量。

2.3 规范档案管理的外借制度

档案管理是一项非常严肃、严谨的工作，关系到个人、单位的隐私和安全。因此，档案管理必须在明确的规章制度下进行操作，保护被管理档案者的权益。由于当前信息管理的交叉性，有时候会出现档案管理外借的现象。档案外借关系到档案的安全问题，需要在相关外借制度的规范下进行。首先，对需要外借档案的人员身份进行调查和核实，确定身份之后需要进行身份登记，填写借阅审批单。管理人员要告知外借档案的人员保护档案材料完整、按时归还档案的义务。同时，要进行后期追踪和回访，确保外借档案资料的安全，做好外借档案的归档和检查工作。对于档案管理人员要加强对档案管理人员的培训，要求其明确档案外借制度的规范和要求。只有档案外借人员和管理人员共同遵守相关规范和制度，才能保证做好档案外借工作，提高档案管理工作质量和效率。

2.4 加大对档案管理人员的培训

近年来，档案管理的重要性正在凸显，社会对档案管理人才的需求也在增多。目前，已经有很多高校建立了档案管理专业专门进行档案管理人才的培养。在实际工作中，档案管理部门需要加大引进人才的力度，吸引具有专业资格的档案管理人才参加档案管理。同时，档案管理部门要积极组织有关培训活动和课程，提高管理人员的专业素质和水平。提高管理人员利用信息化方式处理档案信息的能力。开展档案管理工作相关制度规范培训，提高管理人员的专业素质。要继续鼓励支持管理人员进行自我教育、自我提升。档案管理工作本身是一项服务工作，档案管理人员的服务意识和专业素质在档案管理过程同等重要。必须提高档案管理人员的服务意识，只有这样才能切实提高档案工作的服务水平。

2.5 提高档案信息化的管理水平

提高档案的信息化管理水平主要是借助于大数据技术实现的。利用大数据能够实现对档案管理信息的深度挖掘，组织，存储和分析，改变了传统档案管理的数据操作过程和方式。使数据管理变得更加高效，便捷和智能，提高了管理数据的效率，为档案使用用户对信息的管理提供了便利。同时，借助大数据能够实现档案管理数据的高效传输和共享，提高了数据的使用效率。信息化背景下，要继续推行大数据管理方式与档案管理的融合，加大网络化管理的力度。让档案信息资源在大数据环境中发挥重要作用，促进社会进步与发展。

3 结束语

综合来看，未来对档案管理和利用需要更有效的数据收集，筛选，处理和分析功能。因此，及时的更新档案管理方法是促进档案管理水平提高的重要内容。当前，利用大数据对档案管理进行数据收集和统计分析是提高档案管理效率的重要方式。需要加大对档案管理人才和大数据技术人才的引进和培养，对于现有员工，有必要加大培训力度，以帮助员工奠定坚实的基础并不断提高技能。同时，要主注意大数据管理数据的安全保护，防止档案资料被黑客窃取和破坏。让档案信息资源在大数据环境中发挥重要作用，促进社会进步与发展。

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