档案馆员的素质与档案管理探讨

摘 要：本文分析了新时期档案馆员应该具备的素质，讨论了提升档案管理水平的有效策略，其中包括建立健全档案管理规范、保证原始凭证的准确性、科学管理纸质和电子档案等，以期为相关人员提供参考。

关键词：档案馆员;素质;档案管理

1 档案馆员应具备的素质

1）优良的思想道德素质。在企业发展中，档案管理往往涉及业务拓展和公司状况，具有一定的特殊性，为了确保档案能够发挥其本身的真正价值，应该对档案馆员的思想道德素质提出更高层次的要求。首先，档案馆员应该具有保密意识和忠诚度，始终坚持把公司的利益作为工作的出发点，严格遵守相关法律法规，不轻易泄露任何信息。其次，需要具有强烈的法制观念，认真学习并严格遵守档案管理工作中的法律规定，务必做到对有关知识了然于胸。最后，由于档案管理工作比较繁杂，为此档案馆员应该有耐心并且细心，对待工作严谨认真，对工作的业务流程加强总结，不断提高工作水平[1]。

2）全面热情的服务理念。之所以要对档案进行管理，是因为能够充分运用档案中的有用信息，因此，需要对档案中的重要信息进行整合，以便方便使用，为企业的更好发展提供参考。档案馆员应该正确认识档案对于企业的价值所在，具有强烈的责任心和服务意识，诚实守信，不弄虚作假，争取提供给他人全面而热情的服务，热爱本职工作，并希望凭借自己的力量为公司创造更大的利益。

3）专业熟练的业务本领。档案管理具备一定的系统性和专业性，档案馆员应树立终身学习观念，在工作中不断学习和总结，只有这样才能在业务能力上有所突破，解决问题时才能游刃有余，同时也是时代赋予各行各业人员的重要使命。档案信息中涉及政治、经济、科技、文化等方面的知识，要求档案馆员加强阅读和学习，在多个领域能够有所涉猎，以此丰富自身的知识，充实头脑;丰富的知识也是解决问题的前提和基础，有利于有关问题得到更好的处理。另外，要具备熟练的计算机操作和信息搜集能力，大数据背景下，信息量巨大，如果一味采取传统的纸质档案管理模式不仅降低工作效率还会导致一系列错误的出现;在日常工作中，档案馆员应该善于运用现代先进设备，比如通过扫描仪扫描纸质文件并将其录入计算机档案管理系统中，减少了中间环节，明显提升了处理速度;除了具备基本的操作技能以外，还要学习部分网络安全知识，避免病毒的侵害，保证档案的安全。

4）敢于突破的创新精神。如今的社会发展迅速，各行各业都在探寻新的道路，市场环境千变万化，形势变得极为复杂。在此背景下，档案馆员需要勇于开拓、积极进取、实现档案管理工作的创新。传统的档案管理主要以保存、整理为出发点，相关信息得不到有效利用，无法为企业提供更好的参考，为此需要转变观念，变保管为使用，实现档案的真正价值;以往的工作人员缺乏服务意识，单纯为了工作而工作，新形势下的档案馆员应该以全新的视角认识服务，积极主动地为他人提供服务，并且做到及时、周到[2]。要想实现以上转变，除了做好基础工作以外，还要认真分析服务方式和范围，全方位、多层次、多途径地提供档案的开发和利用。

2 提升档案管理水平的有效策略

1）建立健全档案管理规范。“没有规矩不成方圆”，任何工作都需要按照规范进行。档案管理由于具有一定的特殊性更应严格按照规定执行，以确保管理的严谨、高效。企业内部应按照既定的法律法规结合自身实际情况制定出科学的档案管理制度，确保在业务流程、权责分配等方面都更加具体，为档案管理工作提供完备可靠的参照依据。在制定规范过程中应充分考虑个人需要，并将其与企业的整体发展联系到一起，既满足了个人意愿又实现了企业的健康发展。以人为本是当代社会极为关注的课题，有利于发挥全体人员的共同作用，提高工作热情和积极性，促进相关规定的顺利落实。

2）保证原始凭证的准确性。档案来源于原始文件，经过节选重要内容，并加以整合最终形成浓缩版文件，即档案。为了确保档案的准确性，需要格外重视原始文件的来源，严格规范有关规定，避免问题文件的出现，以便为档案管理工作奠定重要的基石。对于文件管理需要提出以下具体要求：第一，文件格式务必统一规范，方便阅读和整理，为后续管理提供便利;第二，主要元素应保持完整，内容也应做到完备无缺陷，页面整洁，具备长时间放置的条件;第三，文件纸张尺寸统一，通常情况下大多采用A4纸，標准化用纸也为后期的文件整理带来了方便。

3）科学管理纸质和电子档案。相比于电子档案，纸质档案具有不可比拟的优势，作为最初凭证，其更具真实性和隐秘性，因此应该着重做好纸质档案的立卷优化工作，在装订和立卷方式方面都应加强注意，尽可能确保其质量和规范化，便于长期保管。当今，网络发展迅速，其在一定程度上已经取代了人力作用，并将发挥更大作用;尤其在大数据背景下，信息量高度增加，纸质档案已经无法准确记录海量信息，因此，电子档案的管理也应该成为工作中的重要部分。电子档案的传输对网络畅通性要求较高，企业方面务必提高网络的流畅度，通过采用先进技术实现网络的全面覆盖。为了确保电子档案管理工作的高效进行，应该专门聘请技术人员解决网络技术问题，并通过设置防火墙等措施保证网络安全，进而提升电子档案的高度保密。纸质和电子档案有其各自的优势，档案馆员应该做好两方面的管理工作，使其充分发挥各自的最大效能。

4）完善基础设施的建立。不同于以往的档案管理，除了做好纸质档案的装订、抄写等工作，还要与时俱进，做好电子档案的收发和存储等工作。企业方面应该加大资金投入，购买符合实际需要的打印机、计算机等设备，并且做好维护和检修工作，为此可以将每台电脑对应到个人，一旦出现问题需要在第一时间找对相应的责任人，检查其中的故障，确定是否由于人为因素产生，然后酌情做出适当的处理。为了更好地管理档案，可以建立档案数据库，其中设置上传、检索和下载等功能，并根据档案内容分类存放，方便查找;在此基础上设置密码和验证码等以确保内部人员使用，实现安全管理。给予档案管理工作一定的支持和鼓励，适当提升档案馆员的薪资水平，为其营造良好的工作环境，以激励员工更加努力、充满热情地工作，保证高水平管理档案，为企业的进一步发展创造条件。

5）培养高水平档案工作人员。首先，提高信息整合能力。信息整合是档案馆员应具备的基础能力，对于提高工作效率和效果具有重要意义。工作人员需要能够精准定位重要部分并进行提取，开展工作具有条理性和层次性，保证前后工作的顺利衔接。企业可以开展信息整合竞赛，主考官为参赛人员提供特定的信息库，要求其根据给出的题目从信息库中查找有关资料并加以整合，最后形成体系，用时最短、信息最准确的人员获胜，并得到一定奖励。其次，为档案馆员提供优质的学习和提升平台。除了日常学习以外，还应加强人才培养，如开展相关方面知识讲座或培训，培训过后针对知识进行考核，还可以为其提供与外界交流学习的机会，提升专业水平。最后，提高准入门槛、建立考评机制。在人才的引入方面应该适当提升专业门槛，确保应聘人员具有较强的专业素质，并且加强年轻人才的招聘，为壮大管理队伍做好人才储备。加强人事行政管理，严格规定按时上下班，确保工作人员保持良好的工作态度;建立绩效考核标准，每月进行考核，考核结果与工资挂钩。

3 结论

档案管理对于企业来说具有重要意义，新时期应该以全新的视角深刻认识其价值。档案馆员需要具有良好的职业操守，对待工作认真负责，并严格遵守法律法规，同时要敢于突破，加强创新，以公司利益作为档案管理出发点;完善管理规范，同时管理好纸质和电子档案，注重人才培养，提升档案管理水平。

参考文献

[1]韩苗.档案馆员职业素质培养策略研究[J].办公室业务，2020（04）：174+183.

[2]崔铭.档案馆员专业素质构成及其成长路径探析[J].卷宗，2019，009（003）：142.

作者简介

张耀丹（1976-），女，汉，四川省资阳市，本科，助理馆员，研究方向：合同管理。