高速公路建设项目会计档案的收集和整理分析

摘 要：信息化技术的发展使得高速公路建设项目发生了一些变化，档案管理实现现代化的管理。改变传统模式，利用新型的技术实现档案的收集与整理能够有效地提升办公效率，实现高速公路档案管理的信息化发展。

关键词：高速公路;档案管理;收集整理;信息化

随着信息技术的飞速发展，高速公路建设项目的档案管理工作模式也变成了信息化管理。由于高速公路建设项目的档案管理具有以下特点：工作量巨大、种类繁多，而且时间跨度较大，因此在收集和整理会计档案时，要运用新型的科学技术进行精确的、完整的、有效地管理档案资料，才能在一定程度上保证高速公路的日常运行和维护工作。会计档案的收集和整理具有重要的作用，相关的工作人员要尽可能的保证会计档案的原始性和具体内容。但是在高速公路在运行时具有一定的复杂性，和不可控性，因此可能会造成在收集和整理档案信息出现一些误差，再加上许多档案管理员的思维模式还没有彻底转变过来，对档案收集和整理工作不够重视，导致收集和整理会计档案的流程较为繁琐、没有效率。通过分析会计档案的收集和整理工作的要求，对档案管理进行优化和完善，并提出提高管理档案水平的解决措施。

1 高速公路建设项目会计档案收集和整理的严格要求

高速公路的会计档案具有重要的社会价值，而且具有很强的时效性，因此在收集和整理档案时，要严格按照规范进行整理，才可以满足会计工作的实时要求。由于高速公路建设是一项复杂且庞大的项目，因此涉及的档案资料很多，时间跨度大，所以在收集和整理高速公路的会计档案时，要注意效率和档案的质量。

1）针对整理材料的严格要求。收集、整理高速公路的会计档案过程中，要注意信息资料的完整性和真实性，时效性和系统性，并确保该信息资料准确无误。另外，每一份信息资料所需要的的办理程序也要完整，档案管理部门最后所保存的资料也必须是原件，千万不能弄虚作假。除此之外，档案管理部门需要收集和整理的资料，需要和生产该资料的其他各个部门完成工作后所生产的纸质版资料是相符合的，最好是原件和复印件都保存。

2）针对收集整理材料的质量要求。高速公路建设项目的档案管理人员需要的资料必须真实有效，还能够反应各个部门的信息，时间和事件、会议等档案也要按照原来的样子保持与维护，档案管理部门需要将这些资料档案原封不动的继续保存下来，尽可能延长档案的使用期限。针对那些比较重要，且后续还有可能用到的档案也要进行附件保存，并把原件和复印件分别装订成册后共同保存。在管理档案时，工作人员要根据以往的工作经验和当前的具体情况对档案进行优化管理，不断更新管理制度和管理模式。档案的工作人员在收集和整理档案资料的过程中，要本着负责任的态度，制定相应的档案管理分类指标，并且按照严格的工作流程，尽可能确保档案信息的可靠性，考虑到当下的具体多项指标，以及档案信息化管理的发展趋势，制定相应的档案管理制度，并按照该制度遵循、执行。与此同时，高速公路的会计档案管理要对各个流程进行详细的解说与说明，明确各个负责人的责任与义务，工作职责落实到每个工作人员。另外，要注意对档案管理人员进行定期的专业技术培训，加强培训力度，并督促他们参与到数据的分析、预测环节当中，尽可能的保证档案管理工作向现代化和信息化发展。

2 提高高速公路建设档案管理的水平

1）加强档案管理的重要性认识。由于高速公路建设档案涉及很多的单位部门，且时间跨度大，加上很多人认为应该把更多的精力放在建设项目中，没有对档案资料的收集和整理工作引起足够的重视，所以首先要提高工作人员对档案管理重要性的认识，还要强化他们的档案管理意识，档案整理要实时跟进建设项目工程，工程建设到哪里，档案资料就要做到哪里。在这种情况下，涉及的各个部门的工作人员才有可能认识到档案工作的重要性，才能对高速公路工程建设起到监督作用，提高档案的质量。另外，工作人员也要不断提高自己的专业技术知识，提高档案管理的意识，加强各部门之间的协调能力，对档案管理具有重要的意义。

2）建立完善的档案接收和管理机制。高速公路建设项目复杂繁琐，因此档案的数量巨大，档案的移交程序也比较复杂，在移交档案时，数量庞大，而且速度较慢。所以档案管理工作人员在移交程序之前，做好准备，估测大致的档案数量，并准备足够的空间储存这些档案，保证移交后的档案能够及时入库。由于档案数量多，所以工作人员要严格按照要求，控制档案室的温度和湿度，并做好防虫、防盗、防高温等工作，尽可能减缓档案的老化时间[1]。其次还要实行档案的查阅、借阅管理制度，按照相关的规定严格执行，保证档案的安全性。

3）加强档案管理的信息化建设。档案管理部门可以利用信息技术对档案资料实行信息化管理，提高会计档案的收集和整理的效率，将会计档案通过不同的类别进行分类，并建立相应的目录，对于查阅和检索具有重要的作用，逐步實现高速公路会计档案的信息化管理。根据不同的高速公路建设项目，建立合适的、科学的档案管理系统，将所有档案分类整理并添加目录，录入相应的内容，简洁方便，方便查阅检索，而且电子化的档案管理携带方便，便于储存。

3 高速公路档案管理信息化的建设流程

1）建立档案管理机构。高速公路建设项目的档案收集和整理的工作量大、范围广、时间紧，所以要建立专门的档案管理机构提高会计档案的收集整理效率。首先，增加投入资金购置档案管理设备，建立完善的档案管理机构，实行责任到人的制度，落实每个责任人的责任和义务，制定详尽的档案管理流程和计划，这是实现档案信息化建设的基础。

2）制定详细的考核制度和管理制度。高速公路档案的收集工作大致分为以下几个流程：纸质档案数字化、电子档案归整、档案保密协议、档案管理系统线上平台建设、档案管理绩效评估、档案审核制度以及档案设备的维护与保养等等[2]，这些流程要求会计档案管理人员对档案管理工作引起足够的重视，并在较短的时间内制定合理的、科学的相关制度，提高档案收集和整理的效率，发挥信息化档案管理系统的价值。

3）增加档案设备，监理档案管理系统。依靠信息技术建立档案管理系统，并制定相应的档案管理模式，在一定程度上能够实现档案收集整理工作的信息化。另外，还要加大投入资金，增加档案管理设备，比如：电脑、扫描仪、打印机、凭证装订机等等。

4）明确数字化档案的类别。高速公路档案涉及多方面，所以为了方便查阅，需要对这些档案进行类别分类，首先把会计档案的纸质版通过扫描仪转成电子版，再把会计档案按照不同的类别进行分类，并著录，录入相应的内容，不仅方便查阅和检索，也方便档案管理人员收集和整理，还可以提高工作人员的管理效率，充分发挥电子档案的价值。

4 结语

科学技术的不断发展，使得我们的社会生活更加的方便快捷。在高速公路建设项目会计档案的收集和整理的过程中，使用现代科学技术建立档案管理系统，不仅可以解决高速公路会计档案数量庞大的难题，也方便档案管理人员的后续工作，对于查阅、检索的人来说也比较方便。实现档案收集和整理的信息化，在一定程度上提高了档案管理的效率，满足了日益增长的档案信息的需求。与此同时，提高会计档案管理人员对档案资料的重视程度，对于提高档案收集和整理工作效率具有一定的重要作用，定期对工作人员进行专业培训，才能更好的实行档案管理。

参考文献

[1]吴超.高速公路建设档案管理浅析[J].办公室业务，2019（05）：74-75.

[2]茅敏.高速公路建设项目档案精细化管理实践探讨[J].城建档案，2019（03）：78-79.

作者简介

杨娜（1970-），满族，云南省大理市，助理馆员，大专。