新时期如何做好办公室文书档案的收集与归档工作

张利

摘 要：办公室文书档案是企、事业单位工作开展情况的完整记录，是非常重要的档案材料，它记载着单位发展的历史变迁及重要工作开展的各项情况，因此新时期如何做好办公室文书档案的收集与归档工作是我们应该着重考虑的问题，本文分析了当前办公室文书档案工作存在的问题，为下一步做好单位各项事业发展奠定良好基础。

关键词：办公室;文书档案;收集与归档

办公室文书档案在企、事业单位发展过程中起着重要的作用，为领导决策和单位事业发展提供科学、有效、真实的记录与依据。在新时期，又对档案工作提出了新的要求，因此，如何做好新时期办公室文书档案的收集与归档工作，是目前办公室档案工作者亟需思考与解决的一个重要问题。

1 办公室文书档案亟需解决的问题

1.1 档案专职人员兼职工作多

在企、事业单位办公室，基本都会配有专职档案工作人员，对办公室文书档案或单位综合档案进行管理。近年来通过不断培训及综合素质的提升，大多数档案工作者都具有较高专业素养和档案责任意识。但大多数专职档案工作者在繁杂办公室业务中，往往承担了较多的兼职工作，对于所谓的“主业”有时候感觉力不从心，也造成了对办公室文书档案收集、整理、归档等各项环节出现不及时、纰漏现象。

1.2 档案归档协同意识有待加强

办公室作为单位上传下达的综合部门，大多数材料虽由办公室“产出”，但未涵盖所有文书档案的范围。因此在收集与归档中，除本部门文书档案外，还需要其他各部门配合协同，不能仅靠档案工作者“眼看六路、耳听八方”进行收集与归档，还要加强单位其他部门的档案归档协同意识，自觉将上传下达及工作完成的材料及时归档，以便日后查阅使用。

1.3 档案收集分类有待细化

在办公室工作中，为确保文书档案收集能够做到在归档范围内的材料应收尽收，在日常工作中可能随时会将某项工作结束的材料或者阶段性成果进行归档，也会在未开始集中整理前就需要查阅使用，在这些环节中，如果档案收集时分类工作不细化、不到位，會造成在文书档案提供利用时查阅不便、调阅的材料不系统、不全面等现象。

1.4 档案归档方式有待提高

随着办公方式的改变，文书档案不仅需要纸质存档还要将电子版档案一并存档，因此在收集与归档时会出现的问题，一是收集与归档时仅将纸质版进行保存，电子版档案没有及时归档;二是电子版归档时，因修改次数较多，最终保存版与归档版本不一致，出现名称相同内容不同或内容一样名称不同等各种情况，因此造成保存的电子档案不真实或有冗余数据。

2 做好办公室文书档案的有效措施

2.1 提高对文书档案工作的重视程度

在办公室工作中，不能将重视档案变成仅仅停留在嘴边上的口号，而是要切实意识到档案工作的重要性，对于档案工作的重视程度要不断加强。单位主要领导要具备强烈的档案意识，合理安排人员配置，为文书档案工作配备具备专业素养的专职档案工作者，让他们有时间、有精力专注于文书档案工作，切实将该项工作做好做实做细;同时，要在单位各部门中贯彻档案意识，各部门与办公室专职档案工作人员做好协同配合，共同做好文书档案的收集和归档工作。

2.2 完善文书档案管理工作制度

不断完善文书档案的收集与归档管理工作制度，明确文书档案的收集时间、保管期限、归档范围和相关注意事项，明确专职档案人员的工作程序，理清各部门需协同配合的各项工作。

2.3 加强对文书档案收集与归档的宣传

不断加强对单位文书档案工作制度的宣传与执行力度，办公室要加强与单位各部门的沟通与协调，使各部门了解档案收集范围、收集时限，增强档案归档意识，确保档案材料能够及时、完整归档，做到没有遗漏、不留死角。

2.4 不断提高专职档案管理人员的素质能力

专职档案管理人员是文书档案管理工作的具体执行人，只有不断提高专职档案管理人员的素质能力，才能进一步提升文书档案管理工作的效率与质量。档案管理人员要定期参加各种专业培训和学习，不断提高档案意识，增强知识储备，提高综合素质，能熟练应用各种新型设备与技术，掌握更多的现代化办公和档案工作的方法、手段，以更好地胜任档案工作。

2.5 做好文书档案的收集与分类工作

在文书档案收集的同时，要做好档案的分类及细化工作，例如，按照处理文件的部门、事由、类别等进行及时分类和编号，即便随时查阅也会清晰可见，同一事件、同一事由都在一起保管，有利于保持档案材料的系统性、连贯性、完整性，确保高效、及时地提供文书档案查阅服务。

2.6 创新文书档案的归档方式

在文书档案归档方式中，要将纸质与电子版材料一同归档，做好电子档案的储存、编号、保管，查验电子档案内容的准确性，确保所存入纸质档案与电子档案内容一致、真实可靠。

综上，新时期对档案工作提出了新要求，做好办公室文书档案收集与归档工作，对于单位各项工作提供完整记录和查阅利用至关重要，因此要加强对档案工作的重视与支持，不断建立健全各项档案管理制度，做好文书档案各个环节的工作，确保办公室文书档案收集与归档的完整、及时，对单位各项工作的开展起到强有力的支撑。