如何规范高校票据使用和管理

万东敏

[提要] 随着教育体制改革不断深入，我国高校经营模式不断寻求多元化，收费项目和内容也日趋复杂。本文根据实际工作经验和国家及地方财经法规，提出我国高校如何规范使用和管理各类票据，并针对目前存在的问题，提出应对措施。

关键词：高校;票据;使用;管理

中图分类号：F234.3 文献标识码：A

收录日期：2020年7月6日

随着我国市场经济和高校教育体制改革的不断发展，高校经济活动呈现出多层面、多渠道经营模式。票据作为财务收支的原始凭证，承担着防止乱收费、避免资金流失、规范收费行为的潜在职能，因此高校财务部门如何规范票据的使用和管理显得格外重要，加强票据管理是完善高校财务管理的客观要求。

一、票据种类以及适用范围

（1）非税收入统一票据。用于经政府部门审批，并纳入高校预算管理的事业性收入的收费项目，主要包括收取学费、住宿费等。（2）资金往来结算票据。主要用于高校与其他单位或个人发生资金往来、不构成学院事业收入的各类暂收、代收款项，如暂收的押金、定金、保证金等。（3）税务发票。用于高校对社会进行有偿服务，以及依法纳税的经营性收费项目。包括：技术咨询、技术开发、技术服务的收费;各类培训收费;校内提供的教学辅助服务性收费;其他经营服务性收费行为。（4）其他票据。上述票据之外的票据，仅起到收款证明作用，而不作为其他报销凭证的票据。

二、票据的使用

（1）按照有关规定，应在收到款项后开具票据。票据内容为本单位真实发生的业务，不得虚开未发生业务，也不得代开他人业务，必须按指定的收费项目、收费标准使用。（2）开具票据须按照规定的时限、顺序、全部联次一次性如实开具，内容完整，字迹工整，大小写金额相符，收款人和交款人应使用全称。（3）税务发票开具时需加盖发票专用章，财政票据开具需加盖高校财务专用章，加盖其他印章均为无效票据。（4）特殊情况需要预开票据时，由使用人提出申请，经相关负责人签字审批，交由财务部门专人开具。（5）开具票据后发生错误或者退票的，需收回原票据作废或者填开红字票据后，重新开具正确票据。

三、票据的管理

（1）高校票据一般由财务部门统一向主管部门申领并指定专人负责票据的管理工作，办理票据的领购、保管、登记、开具和核销等，以确保票据的合法合规使用。（2）应建立票据使用登记制度，登记票据的购入、发出、结存、回收及核销等情况，定期盘点，保证登记结余与实际盘存相符。（3）票据领用后，不得转借、转让，不得拆本使用。（4）对外开具票据所收款项须足额上交学校财务账户，纳入高校统一管理，不得截留挪用、坐收坐支，以及私设“小金库”。（5）财务部门应按规定保管票据及使用后的存根联和记账联，不得擅自销毁。根据票据管理的规定，从开具票据年度的次年起，票据存根保存五年，期满后可以进行销毁。（6）若发生票据丢失，应及时报告，按照财政机关和税务机关关于票据遗失的相关规定处理。（7）票据核销时，票据管理人员要检查票据是否按照规定使用，是否及时入账等，对于税务发票要及时到主管税务机关进行核销验旧。

四、票据使用和管理中存在的问题

（一）高校对票据认识不足，管理制度不健全。目前，很多高校都没有建立完善可行的内部控制体系，或者即使有具体的内部控制制度，也没有认真落到实处。比如一般高校会在开票审核审批环节进行一定的控制，但是在后续开票过程和监督中缺乏一定的重视同样会出现很多问题，直到主管部门核销票据才会发现出来。另外，大多高校票据都是由财务处人员负责，没有专门的票据管理系统，普遍采用手工记录，容易造成错误，特别是台账丢失或者损毁，导致原始记录无处可查。很多高校在探索财务管理创新中往往忽视票据管理工作，有些高校的票据管理制度流于形式，仅仅起到传达国家法律法规或者主管部门规章的作用，自身并没有制定具体的实施细则，票据管理工作没有得到落实。

（二）对票据使用人和管理人培训不够，缺乏专业的票据管理知识。我国针对票据使用方面出台了很多相关政策，但是票据使用人、管理人对政策理解不到位，对票据使用规范一知半解，导致对票据填写注意事项认识不足，造成开票不规范、使用不合规等问题。有些高校为了获得更多的培训费、科研经费等，默认这些不规范行为的存在。在内部培训学习缺少的情况下，相关人员对票据的使用流于表面，不能全面掌握票据的使用和管理规定，制约了高校票据的规范管理。

（三）票据管理工作中不相容职务未分离。由于目前我国高校财务人员大多处于缺编状态，人手不足，导致票据工作中一人兼多职，不相容岗位没有分离，容易造成工作中出现差错甚至舞弊，产生财务风险。不相容职务未分离，往往导致责任划分不清，若开票人开票错误，审核人会认为这是开票人的事情，并没有提出问题，而复核只关注入账金额和科目，认为票据使用是否正确是审核人的事情，这种责任不清的划分导致票据的非正常使用。票据管理中的不相容职务包括：领购及审批、使用台账、票据开具、款项收取、票据保管及稽查等。

（四）票据管理信息化不够完善。目前，高校手工票据和机打票据并存，手工票据需要使用人手工填写，没有进入票据管理系统，其他人员无法对其进行实时动态监控，发现问题滞后。另外，从票据开具到去相关部门核销时间跨度比较长，此时发现票据开具不规范或者违规开具，已经很难撤回。而且有些高校缺乏对开票错誤或者舞弊人员严肃的处理办法，导致票据开具人存在侥幸心理，轻视票据开具工作。

由于在票据的使用和管理中存在以上种种问题，严重违背了会计核算准则，造成虚假的经济业务发生，扰乱社会公共秩序，从而滋生腐败行为。

五、加强票据管理的措施

（一）建立健全票据管理制度。俗话说“无规矩不成方圆”，只有健全票据相关人员的岗位职责制度，规范票据领用、保管、登记、开具和核销流程，才能从源头避免财务风险。首先，应该建立票据登记制度，设置登记簿，并指定专人负责;其次，在启用前要检查票据是否破损、缺页等情况，一旦发现问题应该及时上报;最后，使用时填写字迹清楚、内容完整、项目齐全，印章准确，并不得涂改。另外，加大对于违规开具票据的处罚力度，也能对违规违法行为产生一定的震慑作用。同时，建立相应的奖励制度，将票据管理工作作为目标责任考核中的一项重要内容，对于年末考核合格、管理到位的部门或者个人给予一定的精神奖励和物质奖励，进一步提升相关人员的工作积极性。

（二）加强财务部门人员素质。加强对票据使用人及管理人的培训，要求他们及时掌握国家财税新政策，确保票据开具内容的准确性。加强和上级财政部门或者税务部门以及兄弟院校的沟通，共同探讨在票据使用和管理中存在的问题，制定出行之有效的解决办法。认真系统的学习《财政票据管理办法》等规章制度，各种财务规章，按照规矩进行会计核算，依法办事，树立良好的职业道德。要想实现票据管理的规范化、正常化、制度化，必须依靠高校财务人员共同努力，因此提高财务人员业务素质是首要之事。

（三）完善内部控制制度。高校要建立起高效的票据管理内部控制制度，设立专人专岗，将责任细化。相关人员要严格遵守规范化的制度和流程，规避票据使用和管理风险。严格遵守不相容职务相分离的原则，做到各个岗位之间相互牵制，相互监督，从而规避财务风险的发生。做好票据管理的内部控制工作，主要从事前、事中、事后这三个方面入手。事前控制需要严格落实领导审批制度，保证票据领用业务的真实性，票据开具人要掌握各类收款业务需要开具的票据类型、允许开具的项目等等;票据稽核人对票据开具过程中的开票项目、类别、范围进行实时监督，及时纠正出现的问题;建立票据缴销的领导责任制，对于不按规定办理的人员给予一定的处罚，并追究领导责任。

（四）推广使用电子票据。2017年财政部印发了《关于稳步推进财政电子票据管理改革的试点方案》，财政票据正式步入了电子票据的新时代，和普通传统票据相比电子票据具有更多的优点，它属于机打发票，具有更易保管、查询、调阅等好处，可以随时打印，不用担心票据丢失的问题。票据管理的信息化可最大限度减少手工管理票据带来的漏洞，提高了票据管理的科学性以及使用效率，实现对电子票据的全过程监督。票据管理系统应该实现和财务系统的互联互通，实现自动入账，所以要紧紧依靠计算机和网络技术的发展积极推进高校票据的电子化改革，实行电子开票、全程跟踪、自动核销、源头控制，从而提升票据管理手段和效率。

主要参考文献：

[1]刘泉兰.高校票据管理的問题及对策探讨[J].时代金融，2016（05）.

[2]陈俊杰，孙云兵.高校票据管理问题的探究[J].东方企业文化，2019（01）.

[3]朱治锋.高校收费票据管理探析[J].财会学习，2020（06）.

[4]雷宋琼.高校票据管理建设研究[J].中外企业家，2018（10）.