基于一站式后勤管理平台“智慧配送”模式的探讨

文/席晓燕、付奎*

1 前言

当前，在长三角发展一体化、公立医院发展深度调整的背景下，作为医疗机构成员之一的疗养院应该发挥管理特色，确保对内机构运行顺畅，对外让疗养员安全舒心。因此，如何以高质量、环保节能发展为主题，进一步建立科学规范的疗养院后勤保障体系，提升工作质效，精耕细作地提升后勤服务质量，成为疗养院后勤工作的重心所在。

疗养院后勤业务中，仓库管理是特殊重要的部分。仓库管理的内容，包含物资（本文探讨除医疗设备和药品外）的计划、申购、配送、盘点、出入库等工作。

2 疗养院后勤管理背景

2.1 研究对象概况

本文以H疗养院为例。H疗养院成立于1951年，是一所集疗养、康复、保健为一体的三级专科医疗机构，隶属于上海市卫生健康委员会，全院占地面积23万余平方米，总建筑面积4万余平方米，现有卫生专技人员235人，管理人员20人，工勤技能人员32人，距后勤仓库最远的临床科室康复科，在康复保健中心，距离约1000米，步行需10-15分钟。

H疗养院的仓库管理分为“后勤物资管理”和“膳食物资管理”两大部分。后勤物资管理的对象主要是办公用品（电脑耗材、纸制品等）、工作服、应急保障物品、清洁用品、小家电、五金用品等；膳食物资管理主要指膳食物资储备管理。

2.2 后勤仓库管理存在的不足

2.2.1 库存管理中问题

因H疗养院后勤仓库离行政办公楼及各临床科室较远，常规的物资领用模式由行政管理员或临床科室医生填写物资请购单，待科室负责人审批后，自行前往后勤仓库领料。因此，行政工作人员和医生频繁穿梭于仓库和科室，效率较低，严重占用行政人员和医护人员的工作时间，同时物资的名称、规格和型号与标准化名称、规格等有差别，影响使用部门申领的准确性。

2.2.2 应急物资储备的问题

非医用类应急物资的储备承担着保障院内环境及疗养员生命安全的重任，使得出现一些突发应急情况如台风、汛涝等自然灾害，能否及时有效配送防汛物资，关系着防汛抢险救灾工作能否顺利开展。但目前H疗养院的应急物资如防汛沙袋、铁铲等由后勤物资总库管理，没有建立独立的应急物资储备仓库。

3 “智慧配送”模块框架

“智慧配送”管理模块是基于H疗养院一站式后勤管理平台建立的物资申请、采购、供货商配送、盘点、入库、出库、院内配送、配送评价回馈闭环流程，由于所需物资的部门、物资性质、所处位置不同，考虑到院内物资配送的数量、体积、重量、时效性问题，统一根据物资申请单由院内物资配送员第二天完成配送任务——但如有急需物资时，由请购部门联系后勤仓库自行领用。H疗养院物资配送管理框架图所示：

图1 物资配送管理框架

PART1 申请管理

1.医护人员向本部门提出领料申请；

2.部门领导不同意申请时，流程返回申请者；

3.部门领导同意申请时，流程通往财务部门确认。

PART2 库存管理

4.财务部门确认后，由后勤部门向申请部门发货；

5.当库存不足时，由后勤采购部门进行采购操作；

6.采购部门向供应商发出采购；

7.供应商发出物料并由后勤办理入库。

PART3 配送管理

8.后勤仓库生成出库单，进入配送环节；

9.物资派送人员按照出库单向申请部门进行派送；

10.申请人员受到物资，签字回执并进行满意度评价。

PART4 统算管理

11.后勤根据出入库情况进行月度盘库形成情况汇总；

12.财务根据当月所有物资进出，形成财务月报。

网络信息系统全程跟踪整流程，全面备份各环节数据信息。

4 “智慧配送”运行成效

H疗养院“智慧配送”模块运行以来，后勤管理，特别是仓储配送管理日趋规范化、专业化。

4.1 提升物资存量把控能力

“智慧配送”模块中后勤物资存储量的精确显示，有助于后勤部门提升对物资存量把控的能力。一是保障行政部门、医务部门正常领用的需求，二是避免整体资金的过度占用和库存积压，为掌握后勤保障运行状况提供详细的数据支撑，为后勤部门乃至全院制定长、中、短期发展规划提供有效的决策支持。

4.2 提升相关财务管理水平

“智慧配送”管理系统的运用，对物资配送流程的全程跟踪、监督管理全面、详细，以最迅捷、最精确、最经济的方式形成相应财务报表，并在平台上智能展现后勤管理实绩，有效提升了物资财务管理质量。

4.3 提升工作质量、效率与满意度

“智慧配送”信息化建设，极大降低了H疗养院行政科室管理人员和临床科室医生的工作量。一是还时间于一线，物资申请人员以可视化的方式在电脑或移动端自行选择科室所需物资，以订单形式提交，避免往返，节约了时间；二是还时间于内控，解放后勤仓库管理人员劳动，为库存及配送管理提供系统支撑。投入使用以来，配送管理表现优秀，达到“零错误”的表现，使行政和临床科室对后勤物资配送的满意度平均提高了约20个百分点，间接带动疗养员对H疗养院的满意度提升了约5个百分点。

5 “智慧配送”的下阶段发展方向

尽管H疗养院在上线“智慧配送”模块后，后勤管理的能力有了较大的提升，但距离现代化的“信息”“效率”“专业”的要求还有相当的进步空间。

5.1 实现物资存储智能预警

仓库最佳的库存量应该处在动态0范围内，对长需物资0库存或接近0库存进行预警。在今后的优化过程中，H疗养院后勤部门应积极利用“智慧配送”，整合仓库布局、调优仓储结构，提升保障能力，同时兼顾基础设施配套建设，通过手持终端或自动化扫描物资条码入库方式，提高管理质效，避免无谓的损失浪费。

5.2 优化物资配送方式

物资配送主要包括两种形式：第一，独立配送。安排仓库管理员或专职配送员配送，物资配送采用直达配送模式，接收对象精准、物资配送速度快、物资配送项目准确。第二，供货商配送。由提供物资的供货商直接配送到所需科室，可以减轻院内后勤仓库货配送员压力，降低人员成本。目前H疗养院采用的是第一种配送方式，今后在“配送流程再延伸”的基础上构建配送合力，探索通过平台自动分配至物资对应的供货商，在物资合理备货和可视化货柜安装的前提下由供货商完成“无接触”式配送或无人配送，进而有效把控物资存量，减少资金占用，降低人力成本，保证物资配送质量和时效。

5.3 建立健全应急物资储备体系

此次新型冠状病毒肺炎疫情的紧急性、严峻性、复杂性，影响波及全球，持续时间较长，已影响到部分H疗养院供应商的供货能力，同时为了做好疫情防控避免交叉感染，疫情期间与供货商的物资交接均采用“非接触式交接”方式完成。基于此次事件对物资调度环节造成的挑战，应加强针对突发事件的应急物资储备体系建设，完善后勤应急物资指挥协调与反应机制建设，加强应急风险研判评估和科学决策机制建设，更好地为应急突发情况提供各类应急物资保障。

5.4 完善供应商遴选及管理流程

进一步完善供应商管理，一是供应商分类管理，二是供应商基本信息管理，三是供应商评价信息管理。今后可结合“智慧配送”体系建立供应商管理数据库，加强对供应商送货、售后以及不良事件的信息统计，由H疗养院招标委员会委托负责科室进行具体操作，确定供应商，由纪检监察部门全程监督，招投标在后勤物资招投标管理中予以运用，提高供应商遴选的公平性。

5.5 加快人才梯队体系建设

5G来临后，对人才的储备提出了新的要求，结合现有仓库采购、运输人员，建立一支专业的后勤物资智慧管理团队，需加强物流人才的引进，并对已有工作人员进行全过程动态管理，从业技能与物资智慧配送发展相融合，进行规范性、系统性培训，提高工作人员信息意识，提高其整合数据，建立数据库，运用并管理数据的能力，以创新型物流人才带动物流的智慧配送向智能型方向发展。

6 结语

疗养院后勤仓库是院后勤保障的基础部门，同疗养院的行政、财务及各临床部门联系紧密，对院整体的运营作用关键。后勤物资种类繁多、路径复杂、传输量大、时效性强，优化疗养院后勤仓库管理不仅可以提高临床科室的工作效率，把医护人员的时间交还给疗养员，还是现代疗养院运营竞争提升的重要组成部分，同时结合此次新冠疫情防控工作、应急物资储备等，实施后勤物资配送高品质服务，使物资管理逐步走向科学化、便捷化、规范化、精准化，提升疗养院的核心竞争力和抗风险能力，将H疗养院后勤仓库管理现代化推上新台阶。