强强联手使用Office组件展示最新数据

俞木发

平时我们经常要展示一些最新数据，比如实时销售数据，实时展示员工开单业绩用于激励其他员工等。虽然可以直接将Excel表格中的销售数据展示到大屏幕上，但这种方式显得简陋。利用Excel 2019结合PowerPoint 2019，我们可以更直观、生动地进行展示。下面以大屏幕实时地展示某保险公司的员工销售业绩为例来说明（图1）。

对于实时数据，可以借助于Excel的组合函数进行提取。首先打开员工业绩销售统计报表，按提示输入员工实时开单数据。定位到G1，输入公式“=MAX（Sheet1！A：A）”（公式表示在该单元格显示表1的A列数值最大的单元格，即最新输入的日期）;在H2中输入公式“=VLOOKUP（$G$1，$A$1：$E$26，COLUMN（B2），FALSE）”，然后向右拖动公式填充到K1，这样即可在G1：K1处显示最新的销售数据（图2）。

公式解释：这里使用VLOOKUP函数提取最新的销售数据，查找的值是以G1显示的时间为准（$G$1表示绝对引用），查找的范围是$A$1：$E$26（表示绝对引用A1：E26区域，即销售数据输入区域），查找的列数是COLUMN（B2），这里使用COLUMN函数对列的相对引用，右拉时会依次查找C、D、E列，FALSE表示精确查找。这样，只要我们在A1：E26区域输入新的开单数据，就会自动引用到G1：K1。

新建工作表2，将表1的A1：E1内容复制到G13：K13，接着定位到G14（即文档大约中间位置即可）并输入公式“=Sheet1！G1”，向右填充到K14，即在工作表2的位置引用表1的G1：K1的数值。定位到G18并输入公式“="恭喜"&CHAR（10）&H14&I14&"在"&TEXT（G14，"yyyy年mm月dd日"）&CHAR（10）&"成功開单"&J14&CHAR（10）&"金额是："&K14&"元"”，这样在G18就会显示开单的喜报内容。按提示将G18单元格的底色填充为红色，设置合适的字体并选择“居中显示”（图3）。

公式解释：这里主要使用“&”字符将指定的单元格连接起来（注意汉字字符要用半角的双引号标注），其中“CHAR（10）”表示换行，“TEXT（G14，"yyyy年mm月dd日"）”表示使用Text函数将日期显示为年月日的形式。因为我们在使用“&”连接单元格后无法再对其中的字符进行单独设置，大家可以根据实际需要自行选择连接的字符，比如可以将“恭喜”单独放置在G17，然后将其设置为其他字体，这样实际展示时更为醒目。

为了更好地展示数据，这里还可以使用“链接图片功能”，将上述链接文本转换为图片，以便于后续进行三维等美化处理。选中G18并复制，定位到I19（不要和原始数据在一行，便于后续图片的调整），选择“开始→粘贴→选择性粘贴→链接的图片”，调整I19的大小，使得图片正好能填满整个单元格。点击“图片工具格式→格式→三维格式”，按提示设置合适的三维参数。当然还可以对其设置发光、阴影、柔化等效果，使展示效果更好（图4）。

选中13、14行并右击，选择“隐藏”，隐藏原来的数据。点击菜单栏的“视图”，去除“网格线”的勾选，这样可以在空白版面上显示喜报图片，便于后续在PPT中进行展示。

完成上述操作后，启动PPT进行数据展示。先新建空白版式幻灯片，依次点击“开始→粘贴→选择性粘贴→粘贴链接→Microsoft Excel工作表对象”，将I19单元格以链接的方式粘贴到幻灯片中（图5）。

选中图片并点击“动画→添加动画”，为其添加一个“翻转式由远及近”的进入动画，将“开始”设置为“与上一动画同时”，持续时间为3秒。切换到“动画窗格→效果选项→计时”，将“重复”设置为“直到幻灯片末尾”（图6）

点击“幻灯片放映→设置幻灯片放映”，放映类型选择“演讲者放映（全屏幕）”，放映选项勾选“循环放映，按Esc键终止”，放映幻灯片选择从1到1。再准备一张喜报模板图片并置于底层。这样，一份喜报展示幻灯片就制作完成了（图7）。

最后将PPT移动到扩展的大屏幕上进行全屏放映，大屏幕上就会循环播放喜报数据。由于这里图片是链接到Excel中的数据，当我们在Excel中输入新的数据后，幻灯片上也会同步展示最新的数据（如果没有同步显示，右击图片选择“更新链接”即可）。这样，展示的效果就会更好（图8）。