企业档案在企业创新中的作用

王姝敏

（海德威科技集团（青岛）有限公司 山东 青岛 266100）

引言

随着企业业务快速增长，企业档案数据不断积累。囿于企业的数据模型设计存在缺陷、数据采集和传输过程不够规范、数据清洗及转换规则存在问题、档案数据认责及数据问题处理机制缺失，企业档案数据质量难以得到保障。企业档案数据质量管理需要纳入企业档案管理体系建设，实现档案数据质量规范化及标准化管理。需要制定包括技术、业务、管理等在内的解决方案，采取有效的档案数据质量控制手段，进行档案数据管理和控制，消除档案数据质量问题，推动档案数据治理，进而提升企业档案数据“变现”的能力。构建完整的数据质量管理体系，既是支持企业系统稳定运行的基本保障，同时也是企业数字化转型、创新的必备条件。

1 企业档案概述

企业档案是企业在各项活动中形成的具有保存和参考价值的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录，涉及到党政、科技、财务、劳资、人事等方方面面，简言之是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件和材料的总称。在现代管理活动中，创新是创造与革新的合称。创造是革新的基础，革新是创造的继续，创造与革新的整个过程及其成果则表现为创新。因此，创新是通过创造与革新达到更高目标的创造性活动。企业创新是指把一种“生产要素的新组合”引入企业生产体系，即在企业建立新的生产函数以获得潜在利润。对于一个企业来说，企业创新是企业生命力的源泉。只有借助企业创新，才能将企业的各项职能在更高层次上实现全面、整体的有机整合，创造性地应对市场环境变化，赢得竞争。

2 企业档案在企业创新中的作用

2.1 提高工作效率

档案信息化有助于快速检索和提高办公效率。随着信息技术的日新月异，电脑的数据处理能力不断提高，而保守地使用旧式的检索方法一册一册地查找档案不仅费时还费力，利用计算机进行检索，可大大提高档案信息的查准率，减轻企业人员的工作强度。同时，传统的档案管理还存在着储藏室空间狭小、储物位置紧缺等问题，更重要的是纸质资料因保存时间过长，容易受损发黄引起变质，甚至还会因搬迁等因素造成直接损坏或者遗失的不良结果。显然，这种落后管理方式已然无法适应当下的工作需求。

2.2 档案推动企业高质量发展，维护企业形象的有力武器

企业管理的核心在于决策，而档案的首要作用就是为决策服务。在当前企业高质量发展进程中，很多工作具有创新性和前瞻性，领导决策，无论是大的战略方向，还是具体的制度措施、考核对标，都需要以往年各方面信息、数据为依据，尤其是大数据时代，数据分析对正确决策的作用更显著，档案的基础支撑作用尤为重要。在企业发展，尤其是改革创新阶段，不可避免地会出现一些合同纠纷。企业档案保存了大量的基建图纸、财务凭证以及经济合同，这些真实完整的痕迹化资料可以作为强有力的证据运用于诉讼，有效地解决问题。

3 企业档案创新策略

3.1 寻求重点与突破

档案信息资源开发工作的主体内容为多元化档案利用服务机制，要按照具体的情况，力求抓住重点，并寻求新的突破。例如以通过开发档案信息资源管理工作为提高企业效益以及生产经营服务为目标任务，从信息化的方向着手，确保信息资源能够实现新的突破，增加其流动速度。同时还需要在网络建设、改革创新以及手续简化等环节上寻求新的发展突破点，并取得一定实际效益。当前，在一些企业当中，在开发与利用档案管理信息资源方面也取得了很大的成效。并通过先进的信息技术，实现了在档案管理系统中的文档一体化管理模式，这一模式的形成不仅有利于实现档案服务管理工作各环节的全方位信息化管理，与此同时还能够很好地规范电子文件，并确保有价值的档案资料能够完整、齐全地保存下来，从而实现综合档案的电子化流程。

3.2 企业档案工作数字化转型将继续深化

档案工作数字化转型继续深化或称档案工作全业务数字化转型。企业档案工作在“十三五”时期的数字化转型是部分档案管理环节且不是全部门类的。进入“十四五”，企业档案工作数字化转型要实现电子文件全归档、资源全数字化、全流程自动化，这种转型将是全范围、全流程的、全方位的，这将使档案工作有能力应对服务能力的挑战，有能力应对生存空间的挑战，有能力应对资源的挑战，更有能力应对效率的挑战，支撑主营业务发展的能力也更加增强。因此，数字化转型仍然应该是“十四五”的重点，而且是更高层次的、是深化、更广范围的数字化转型。档案工作数字化转型继续深化意味着，电子文件的归档要由试点转向全部业务系统，由传统向数字化转型将成为每个企业档案工作的标配，基于档案的知识管理将会有实质性的突破，以大数据技术为重点的档案信息开发利用从尝试进入效果呈现阶段，适应数字化转型的档案管理体制机制创新将有重大突破。

4 档案管理的革新与未来趋势

企业档案管理的信息化对社会公共服务也做出了重要的贡献，这也是企业信息化建设将面临的革新方向，它是我国企业获得国内外市场经济竞争力的重要前提。企业服务的终端是客户，古人云：“先克己，再利人”，唯有企业具有不断地学习与挑战的精神，才能融入世界发展的潮流，将提升自身产品与服务价值作为长期的可续性发展目标，从而提供给社会更多更好的服务。因此，企业应当积极学习先进的信息化管理技术，将档案管理技术更好地与企业各项阶段成果相连接，做好内部制度的完善工作，配合企业的战略目标，使企业能够长远地生存与发展

5 结束语

总而言之，档案是企业高质量发展的纪录者、见证者，更是服务员、助推器。要充分发挥档案的服务作用，转变服务理念和服务模式，加快档案数字化建设，用高质量的档案工作来助推企业改革攻坚，创新发展。