机关文书档案管理中的常见问题及解决策略探究

高鹏

摘 要：机关文书对于其所在机关的工作有极其重要的意义，在国家建设与维护人民利益上也有着十分重要的作用。而现今网络发展迅速，机关文书的档案管理也变得更加的数字化，便捷化。但机关文书档案管理在发展与变化的同时，也存在着一些问题。这些存在的问题阻碍了机关文书档案管理的发展。本文就通过对机关文书档案管理中存在的一些常见问题的分析，探究这些问题的解决策略。

关键词：机关文书;档案管理;常见问题;解决策略

引言

机关文书的档案管理是一份需要花费大量时间和付出许多心力的工作。档案管理也是一份较为枯燥的工作。但即便工作枯燥，也需要人们去严谨的对待与重视。因为档案管理工作是提高工作准备效率，提高工作实施效率的一个关键环节。机关文书是与国家人民紧密联系在一起的，只有提高了机关文书的档案管理效率，国家的发展计划和民生计划才能落实得更快更好。但现今机关文书的档案管理工作还存有一些问题。只有解决了这些问题，机关文书的档案管理工作才能真正做到高效、系统、明晰。在档案管理中的常见问题有工作人员水平的欠缺，有档案录入管理工作的低效，还有档案工作管理观念的迟缓等。这些都是机关文书在进行档案管理时经常出现的一些问题，接下来本文将会针对这些一系列的问题，探究其解决策略。

一、提高档案管理人员的素质与技能

机关文书档案的管理过程较为复杂，在机关文书收录，整理，分类及储存的过程中，需要管理人员有细心负责的管理态度，也需要管理人员能够具备较为专业的管理能力[1]。因为机关文书档案管理工作较为枯燥繁琐，就容易让一些管理人员产生懈怠的心理，在管理档案时缺少责任意识。而在档案管理人员的队伍中，也会出现技能不足，管理水平参差不齐的现象。所以要真正提高机关文书档案管理的工作效率，就需要提高档案管理人员的素质。在接收管理人员时要有对管理人员素质与技能的考核，确保档案管理人员具有对档案管理工作的责任观，确保管理人员有专业管理的能力。而在档案管理人员入职后，也可以不定期的对档案管理人员进行培训，提高其管理水平。不仅如此，也可以经常举行一些有关机关文书档案管理意义方面的讲座，让管理人员对档案管理的意义认识得更加深刻，也能夠让管理人员更加的重视档案管理工作。而因为数字化信息的发展，档案管理工作也更加数字化，机关文书不仅有书面形式，也有电子形式。所以档案管理人员也需要熟知数字化的档案管理技术，能够成为数字化档案管理的人才。

二、健全档案管理的设施

纸质型的书面文书在整理与查找的过程中会花费管理人员的大量时间，对档单管理的工作效率有很大影响。所以在进行数字化档案管理的过程中，需要有各种硬件设备的支持[2]。机关部门可以为档案管理工作配备一些硬件设施，引进专门进行档案管理的设备，让档案管理的工作更加系统与高效。比如专门进行扫描收录的计算机和进行分类，储存的计算机。在档案的不同管理流程，设置相应的机器设备。这样在档案的整理过程时就能够更加高效流畅。机关部分也可以替换掉一些陈旧的档案管理设备，有些设备较为老化，在进行档案的收录与管理时容易卡顿，在运行时也较为缓慢。这些难以运行的设备需要及时的进行更新，不然会对机关文书的档案管理工作造成一定的影响，降低档案管理工作的效率。除此之外，还可以在对档案室进行更加完善的规划。将档案室严整的分划开来，建立一个类型清晰，分类严谨，建设规范的档案室。以市场监督管理局为例，在对商品进行监督时，可以将有关的商品监督文书分成几个类别，将不同类别的档案分开整理与储存。

三、完善档案管理制度

完善档案管理制度，是对机关文书档案管理工作的保障。现存的档案管理制度仍存在一些问题，比如档案收录的标准不够统一，内部人员流动大，档案的交接工作紊乱等。机关部门可以完善现有的档案管理制度，让档案管理更加系统化，科学化，标准化。在管理工作人员上，可以明确每个管理人员的分工，让管理人员明确自己所负责的内容和范围，落实每个档案管理人员的责任。在整理机关文书收录档案时，要严格的检查文书的标准性与有效性。还要让管理人员做好前期准备工作，收集负责档案的有关资料，调查所负责档案的完整性与真实性。避免形式化的档案管理，在档案管理的过程中力求做到档案的精简和有效。比如市场监督管理局在审查某个药品批发企业的经营许可资格时，需要调查企业资料的真实性，合法性。在进行数字化整理时也要保证其图片，数字，证件等的清晰性，完整性和真实性，确保其符合档案收录标准。除此之外，还要建立统一的标准，让档案管理工作规范化，统一化，系统化。在整理审核机关文书档案资料时，严格把控文书的标准性。例如在进行某种商品的监督时，把控好商品售卖的标准，在商品的质量检测上制定统一标准。在整理文书档案时有统一标准能够更好的进行档案管理，提高对其审查与分类的效率。

四、结束语

机关文书中不仅包含有关机关实施计划的章程，还包含对本机关工作有价值的资料等。机关文书所包含的范围极大，所以机关文书的档案管理工作较为复杂。在这复杂的工作流程下，难免会出现一些问题阻碍管理人员的工作效率。所以不仅要做好档案收录后的工作，也要积极做好收录前的工作，严控审核标准，去除无意义的文书，收录有价值的文书。在完善管理制度后进行更为有效的管理工作。

参考文献

[1]杨丽.浅析机关文书档案管理中的常见问题及解决策略[J].办公室业务，2019（10）.

[2]刘春燕.文书档案管理工作中存在的问题及对策分析[J].山西青年，2018（4）.