做好新形势下文件资料保密工作的几点思考

连祖翁

摘 要：新形势下，无论是企事业单位，还是政府机关、部队，文件资料的保密工作都发生了很大的变化，对文件资料保密管理的严格性、规范性也提出了更高的要求。一旦有关涉密文件资料泄密，会造成非常严重的后果。因此，本文主要就如何做好新形势下文件资料保密工作进行了思考探索，内容仅供各位同仁参考。

关键词：文件资料;保密工作;监管;保密教育;网络

本文从做好文件资料使用中的监管工作，开展保密教育提高文件资料保密意识，做好涉密文件信息资料的保存工作，加强电子计算机信息管理堵塞网络泄密漏洞等几个方面，对做好新形势下文件资料保密工作进行了思考探索，并总结出一些方法措施。

一、做好文件资料使用中的监管工作

首先，建立健全文件资料使用管理制度。文件资料的使用，一般涉及相关部门、科室查阅，外接，复制转发等，这些使用坚决不能随意而为，需要用一定的规章制度来管理。在使用过程中，要确定不同文件的使用范围和使用人员的层级，健全各级别人员使用的审批手续。让文件资料管理有章可循，用完善的管理制度去监管文件资料。既要让文件资料能够有效使用，又要保证文件资料不泄密、不失密。其次，是完善监督文件资料的各项措施。要根据不同文件资料的保密级别，确定使用人员的范围。在使用中还要掌握使用人的使用目的、使用过程、使用结果，甚至是使用人员的思想，全方面的去监督文件资料使用情况。

做好文件资料使用中的监管工作，还要坚持做到文件资料监督措施三到位：一是，口传到位。把文件资料使用范围、原则、制度宣传到位，掌握文件使用者的具体情况，及时跟踪了解文件使用的状态。二是，观察到位。把每个被使用的文件以及文件使用者，都要置于有效观察监督之下。勤观察，勤分析，坚决把文件资料管理制度落实到位。三是，检查到位。认真的检查使用者的反馈和情况，仔细检查被使用过文件资料的完好情况，做好使用登记。一旦发现问题及时处理，并分析调查原因所在。尤其是对于文件资料损坏、丢失、违规使用操作等状况，應及时上报，并进行查处。

二、开展保密教育，提高文件资料保密意识

做好新形势下文件资料保密工作，开展保密教育、提高人员保密意识是非常重要的一项工作。尤其是要加强文件资料管理人员以及使用人员的教育，把文件材料的保密观念深入人心。多组织开展各种形式的保密宣传活动，把文件资料保密工作的重要性讲明白、讲清楚。对涉及机要秘密的文件材料，一定要把泄密的后果和危害解释到位，说足说透。让参与文件材料管理和使用的人员，了解新形势下文件资料保密工作任务的复杂性和迫切性，从思想深处筑牢保密的防线。坚决杜绝因为思想不够重视或者麻痹大意，而导致的文件资料泄密事件的发生。通过开展保密教育，一方面要使文件资料管理人员了解如何做好保密，另一方面还要使让他们知道违反保密工作管理制度，不认真落实保密责任，以及泄密后应当承担法律责任的后果。引导他们牢固树立保密意识，自觉遵守和执行文件材料的管理制度。

新形势下对文件资料保密工作也提出了新要求，不仅要了解文件资料保密工作的管理制度和重要意义，还要求文件资料管理人员掌握保密技能，懂得如何去保守秘密，掌握保密技术发展动向。因此，做好文件资料保密工作，还应加强文件资料管理人员保密技能培训，提高他们落实责任、履行保密义务的能力。要求文件资料管理人员加强学习，帮助他们及时了解保密工作的新情况、新变化，持续提高履行保密职责的能力。

三、做好涉密文件信息资料的保存工作

新形势下文件资料保密，还必须要做好涉及保密文件资料的保管、保存，需要归档的涉密文件资料，应当按照规定及时归档。涉密文件资料要与非涉密文件资料分开保管，应存放在有安全防范功能的保密文件柜中，并定期进行核对、清查。部门办公室人员或者文件保管员，在离开办公场所之前，应当认真查看涉密文件资料的存放情况，及时将涉密文件资料存放到专门保密文件柜中。涉密文件资料管理人员在调岗、离岗前，应把所保管的涉密文件资料全部如数转交，并按规定办理移交手续。定期对本单位涉密文件资料清理，逐件进行清点。需要销毁的，经主管领导审核按照相关规定统一销毁，并填写《销毁文件目录》和《涉密载体销毁登记表》。严禁私自销毁涉密文件信息资料，或将涉密文件信息资料作为废品出售。

四、加强电子计算机信息管理，堵塞网络泄密漏洞

新形势下文件资料管理工作，电子计算机信息技术的运用是最明显的一个发展趋势，比如，电子文档、电子文件、移动硬盘等文件资料存储介质的广泛使用。因此，做好新形势下的文件资料保密工作，必须要加强电子计算机信息技术应用管理，从源头上堵塞网络泄密漏洞。具体来说，应做好以下几个方面的工作。

首先，是涉密文件存储的计算机和硬盘与互联网物理隔离。设置安全防火墙，配置高端杀毒软件。无论是存储涉密文件资料的计算机还是移动硬盘，必须要有专人负责保管，这些单子文件资料必须要断开互联网。坚决不能把移动硬盘等文件材料存储介质互相交叉使用，真正实现“涉密资料不上网，上网隔离涉密资料”。其次，是定期进行计算机信息清查。建立电子计算机和移动硬盘存贮文件资料登记、整理、保密检查台账。对办公所使用的计算机设备和移动硬盘定期进行全面检查，及时清除涉密上网信息，从源头上堵塞网络泄密的漏洞。再次，是责任落实到人头。谁上机、谁上网要把保密工作负责到底，文件资料管理人员要层层签订文件资料保密责任书，把保密责任落实到人。最后，是建立防止网络泄密长效工作机制。在定期进行计算机防泄密检查的基础上，要不定期对重点涉密部门所使用的计算机、硬盘等设备抽查，把防止网络泄密工作长效化、制度化、规范化。

结束语：

总而言之，新形势下文件资料管理也出现了新的方法和新的动态，需要建立一套专业规范的保密管理方法。做好文件资料的使用、查阅和保密监管，堵塞网络泄密漏洞，为单位文件资料信息安全提供坚实保障。

参考文献：

[1]吴娜.新形势下机要文书档案保密工作研究[J].兰台内外，2019（15）：68-69.

[2]李婧.文书处理和保密工作的几点做法与体会[J].现代经济信息，2019（20）：95.

[3]郑亮.计算机网络安全中的信息保密技术研究[J].数字通信世界，2019（07）：136-137.

[4]王晓恒，杨勇昌.军工企业信息安全保密管理体系文件构建与应用[J].信息安全与通信保密，2018（11）：44-50.