重大建设项目档案工作之见解

盛琍

摘 要：重大建设项目是推动社会经济发展的重要组成部分，其形成的档案在项目建成后的运营中发挥着举足轻重的作用，因此在新时期做好重大建设项目档案管理工作尤为重要，本文从实践工作的角度，对重大建设项目档案管理工作中存在的问题进行剖析，针对性地提出管理策略。

关键词：重大建设项目;档案管理;管理策略

建设项目档案是项目建设过程中形成的、具有保存价值的原始资料，具有“不可替代性”和“无法再生性”的特点。项目建设完成后，所形成的大量建设项目档案是项目后期生产、维护、改扩建、审计等工作的重要依据，在项目建设运营和监督中发挥着重要作用，因此做好建设项目档案管理是一项非常重要的工作[1]。笔者在长期的项目档案业务指导中总结出在项目档案管理中常出现的问题以及相应的对策，与大家进行探讨。

一、建设项目档案管理中存在的主要问题

首先，建设项目一般有几个特点：一是参建单位多，二是参建单位和人员流动性强，三是部分参建单位档案意识不强，四是建设工期一结束，人员就全部撤离[2]。如果领导不重视，档案员的专业业务能力不强，工程资料员不配合，就会造成档案收齐难，收全难，直接影响到建设项目档案齐全完整。其次竣工图未能根据变更修改到位，与现场实际不符，修改方式不规范;建设项目档案资料中存在签章手续不完整，甚至存在代签现象，使建设项目档案资料的真实性、原始性、准确性受到影响。再次，在项目开工之前，未能制定切合项目实际的分类方案或说明，造成分类不科学、有交叉或无类可归的现象，从资料的收集到后期的整理、归档未能严格按照建设档案的分类标准和管理标准形成系统性文件。

二、建设项目档案管理中存在问题的对策

（一）、建设项目不同阶段的档案要收集完整

重点建设项目投资多、规模大、专业性强、涉及面广，要想保证档案资料的完整，难度非常大。从档案载体上看，完整是指包括纸质文件、照片、音视频、电子文件、实物等各种载体的项目应归档文件材料要齐全;从项目整体看，完整是指从项目立项审批、勘察设计、施工调试到竣工投产，每个阶段形成的文件是否完整;从竣工文件整理模块看，每个单位工程都应包含综合管理文件、施工记录文件、质量验评文件三个部分，文件的内在联系是由工序连接成一个相互联系的有机体;从单份文件看，完整就是要求归档文件不能缺张少页，请示与批复、正文与附件、设计变更单与执行回馈单、进场材料报验单与出厂质量证明书、复试报告等每份文件的完整无缺。总之，完整是指反映同一专业、问题或阶段的文件材料收集要全面，归档要完整，大到整个项目，小到单份文件，都应是一个完整体。想要做好这项工作，笔者认为应从以下几个方面入手。

1、重视前期文件的收集

项目档案是随着项目建设进程逐渐形成的，必须从头抓起。项目刚开始启动时，事情很多还没有理顺，相关人员的档案意识还很淡薄，文件很容易丢失，这时档案部门应及时介入，提出档案要求，否则项目档案就会出现“说起来重要，忙起来次要，竣工时讨要”的现象。项目在开工前，筹备、立项、招投标、合同协议、勘察设计、征地拆迁、移民安置等工程准备过程中形成的前期文件一般都产生并散存于从事前期准备工作的部门之中，还有部分可能在领导手中，所以                                                                                                                                               在项目的开始准备工作时，就要将档案工作排上日程，档案室要制订相应的档案管理制度，要求相关人员按规定移交档案，同时档案室也应时刻关注立项项目的进展情况，参加项目进展会，档案员要清楚：什么时间产生什么文件材料，在什么人手中。如果他们没有按照归档要求移交资料，档案员要登门讨要，并将情况汇报给分管档案的领导，以得到支持和帮助，在开头把好关，后续工作才能得以顺利地开展。

2、加强施工过程资料的收集

想要项目建设全过程中各环节、各步骤、各工序的内容保持连续、齐全，有始有终，建设管理手续完备[3]，需要做好以下几方面的工作：

首先，为保证项目档案管理的正常开展，要加强前端控制，档案部门参与设计、施工、监理、设备采购合同的审查，在合同中列明各单位的归档责任、归档时间、档案编制质量要求等具体条款，例如在施工合同中明确提出应提交项目套数、案卷质量、移交时间及提交文件的整理归档责任等;要求现场施工文件齐全完整，签字手续完备，数据、结论准确等等。在监理合同中，除了要求监理单位做好自身形成文件收集整理工作外，还应对施工单位文件材料的形成和管理进行监督，特别是对竣工图负有检查的职责，要保证竣工图与现场完全一致，同时监理在竣工图审核结束后必须出具竣工图审核意见，并归档保存。通过合同的约定使得档案管理有关要求具有法律约束力。

第二，要编制本项目的项目档案管理规范，对施工档案的归档范围、归档时间、归档责任人、归档要求以及对施工资料的要求，例如：禁止使用铅笔、圆珠笔等书写，禁止使用复写件和传真件归档，一些不可避免的原材料质量保证书复印件也应加盖施工单位和供货商的公章，以证明此件为厂家提供的文件。竣工图要采用新图，所有的竣工资料及图纸要求字迹清楚、图样清晰、图表整洁等等。要将项目档案工作的“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度融入到项目管理程序中，将制度落到实处。要善于抓住建设项目档案工作中的關键点和难点。要制订好归档范围和保管期限表，什么该归档，该保管多长时间，什么不用归就很清楚了。同时要抓分类方案的制订，有了分类方案，档案整理好才能对号入座，不会乱[4]。

第三，要构建档案管理网络体系，建立沟通协调机制，组织档案管理培训。这是强化业务基础建设，确保项目档案完整、准确、系统的重要措施之一。管理网络要“横到边，纵到底”，应覆盖到整个建设项目，包括所有的施工单位、监理单位、设计单位、建设单位，做到疏而不漏，要确保参建单位“人在档案在，人走档案留”。网络要明确档案工作有单位领导分管，由专、兼职档案员具体管，档案管理要列入分管领导的岗位责任制之中，要把具体管理任务落实到实处，不能领导只挂虚名不问事。在工程开工前，应召集建设、施工、监理等单位的技术负责人、工程技术人员、资料员召开 “建设工程技术交底会”，详细讲解该工程档案的档案管理规范，要责任落实到人，同时应对施工单位、监理单位及建设单位的工程技术人员及档案员进行培训，将档案法等相关的法律法规和工作规范、工程档案的内容、排列顺序、整理标准、书写规范等业务知识进行系统讲解和演示。

第四，在项目施工过程中，要加强过程控制，主要体现在档案部门要参与开工交底，参与阶段检查、参与交工验收等节点的控制上。项目档案工作要改掉原来的“马后炮”的弊端，杜绝原来工程档案“写回忆录”的现象，我们要将竣工资料进度作为工程进度款划拨的必要条件，想要进度款，就要完成相应竣工资料的收集整理。

3、关注竣工文件、生产准备文件的收集

现场施工虽然结束了，但整个项目还没有结束，后续还会产生竣工移交证书、各项竣工验收文件、工程决算和审计、生产准备和人员培训、试生产及设备消缺等等，这些后期文件收集全，才算整个建设项目档案的收集完整。

（二）、确保项目档案的真实、准确

项目档案准确是指对项目文件所记载的内容必须真实、客观，并与实物相符，签章手续完备，要保证工程档案是工程施工的真实记录和工程实体的真实反映。所以在工程施工过程中，建设单位在检查工程质量、进度的同时，也应对档案资料的形成、管理、归档进度、质量进行检查，发现问题及时指出，督促整改，对于突出的问题进行通报。笔者认为要保证项目档案的真实性、准确性，需要做好两个方面工作：一是确保工程文件材料记录真实，数据准确，分清责任，竣工档案不允许有代签字现象，所以在工程开工时，应由建设、监理、施工单位中将在竣工资料上留下签名的人员，留下签字笔迹，以备查。如确有特殊原因，需要代签的，应出具委托授权书，与竣工资料一并归档。二是竣工图由施工单位编制自检，加盖竣工图章，监理复检并在竣工图审核单里签名以分清责任，同时建设单位也应组织人员最后审定，以保证其准确性和真实性。

（三）、保证项目档案的系统性

项目档案系统是指对某一工程项目档案应按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，便于查阅检索，分类科学，合理组卷，确保项目档案是一个能够有序反映项目建设全过程各个环节的有机整体[5]。在新版的DA/T28标准中，就规定建设单位档案室在制定业务管理制度时应当包含“档案分类方案、归档整理细则”。笔者个人认为，项目档案要保证系统性，在项目建设开始之初，应编制该项目的档案管理细则，内容包括从项目立项、设计、施工、竣工验收到投产使用等全过程形成的各种门类、载体档案的归档范围，制定项目档案分类方案，提出项目档案的分类方案编制依据、组卷分类原则、类目设置、案卷构成要求等，要按照项目各个阶段的关联对应和逻辑关系组卷，项目文件才能保持必然的内在联系性，并能反映工程实况，整个项目档案之间才能形成一个环环相扣、逻辑严谨的闭环管理系统，以此形成一个层次分明的工程建设项目档案系统框架。

三、结语

项目档案的完整、准确、系統是重大建设项目档案验收检查的重中之重，其中完整是前提，准确是核心，系统是框架，这三点相辅相成，缺一不可，只有同时做好这三项工作，才能进一步提升建设项目档案规范化管理水平。

参考文献

[1]孙庆楠.建设项目档案规范化管理研究[J].兰台内外，2019（9）下：50-51.

[2]张异莲.建设项目档案业务指导中应注意的问题[J].中国档案，2011（9）：53.

[3]潘运方.工程建设项目档案质量标准研究[J].城建档案，2019（7）：94-97.

[4]王毓慧 王红琴.关于建设项目档案的分类问题[J].机电兵船档案，2019（4）：28-30.

[5]樊亚妮.重大建设项目档案管理实践与思索[J].办公室业务，2019（15）：97.