新时期如何做好高校二级学院办公室工作探析

摘要：高校二级学院办公室作为学院的综合办事机构，起到了上传下达，沟通内外的作用，具有参谋助手、沟通协调、督促推进和服务管理的重要职能。本文主要浅谈在新时期下，如何做好高校二级学院办公室工作。

关键词：新时期;办公室工作;二级学院

一、高校二级学院办公室的工作特点

（一）日常性

二级学院办公室作为学院的重要机构，办公室人员要处理大量的日常事务性工作，如安排和通知学院的各类会议;起草、上报和下发各类公文;告知教职工学院领导每周工作安排;接待来访人员;协助管理学院的人员聘用、职工考勤、上报年度财务预算、以及学院物资自主采购与管理等工作。

（二）协调性

二级学院办公室作为学院行政管理的核心部门，不仅要协调处理好其与学校各部门之间的关系，还要协调好学院领导、部门之间的关系，起到桥梁纽带作用。同时还负责学院日常事务的督促指导。此外，学院办公室还负责学院与外界的交流工作，积极与外校学院建立联系，开展交流学习。

（三）执行性

二级学院办公室作为学院的中枢管理机构，不仅要严格整理和执行学院领导下达的各项工作，还要及时向学院领导报告学院职工的需求和存在的问题。此外，办公室还要积极督促学院未办和未完成的相关事宜，定期向学院领导汇报工作的进展情况以及学院近期的工作状况。

（四）服务性

二级学院办公室作为学院的后勤保障部门，办公室人员要自觉做好学院服务工作。为院内各部门工作的顺利开展提供保障，为学院职工工作中出现的各种問题提供解决途径。根据学院的实际情况制定和完善相关的规章制度，努力解决难题，提升学院的整体服务水平。

二、加强办公室工作质量的有效途径

（一）建立健全办公室规章制度

建立健全办公室日常工作制度是办公室工作顺利开展的前提，完善的制度可以规范管理行为，使办公室工作更加合理化、科学化、规范化。这样办公室的各项工作都能做到有规可循、有据可依。要将工作落实到个人，分工明确、职责分明，同时加强促进团队协作精神;建立奖惩制度，激发办公室人员的工作热情。梳理制定各项工作流程，要使工作人员熟悉个人的工作流程、具体步骤及要求，从而降低遇到问题相互推诿扯皮的风险。比如学院自主采购事项，学院制定自主采购办法，明确采购人员、物资管理人员的职责，以及采购流程，从而提高采购效率，保证采购质量_[1]。

（二）优化学院办公方式

随着互联网信息化的快速成长，新时期下高校办公室人员应该首先跳出传统的工作思路，寻求改变，探索新的工作方法。从办公系统自动化的无纸化办公开始，定制购买学院办公自动化系统，降低了学院办公成本、简化办公流程，提高工作效率，减少因领导外出无法签字审批的等待时间，更便于随时在平台上查看工作进度，及时与领导沟通交流_[2]。例如：会务可以在系统中输入会议时间地点参会人员，系统自动发短信提醒。针对未及时看到信息的情况，又增加了回执信息功能，系统会自动显示已读和未读信息。办公自动化体系的实现，不论是在办事、办文、信息获取方面，还是在督查督办等方面，都对办公室的工作效率有极为明显的提升_[3]。

（三）提高综合协调能力

综合协调是办公室工作的主要职责。首先要搞好上下、内外关系的协调，对上要尊重而不盲从、服务而不谄媚;对下要以礼、以诚、以信相待，不欺上瞒下，不推诿扯皮。对外求支持协作，对内求团结互助，既敢于担当，当好主角，又善于协作，当好配角。处理综合性事务要积极与相关部门沟通协调，在全面了解情况的基础上，进行情况汇总、梳理并形成初步建议，呈报相关领导，发挥好参谋助手职能。。

（四）做好办文办会办事

一是办文要细致，确保充分发挥“以文辅政”的作用。第一，严格遵守学校公文格式规定，在格式上保证不出错，保证公文的规范性;第二，把好公文内容关，确保公文准确性和可行性;第三，严守公文时效，坚持急件急办、急件急转，在符合程序和保证质量的前提下，限时按要求处理公文，保证办文效率;第四，把好公文质量关，从公文草拟到印发全过程不放过任何一个细节，实现公文处理无差错。

二是办会要细致，确保会议达到预期效果。办会是办公室工作的另一项重要职责。大到党政联席会，小到部门工作会，办公室一年承办大小会议若干次。从会议通知、会场布置、横幅制作、桌签摆放，到会议签到、设备调试、茶水准备、会场秩序维护等等，都要做到事无巨细，这就需要办会人员通过填写会务登记表、制定会务议程方案等方式使每一个环节落实到责任人，防止出现任何纰漏。

三是办事要细致，确保充分发挥好参谋助手和综合协调作用。首先，深入调查是成事之基，谋事之道。学院办公室人员日常要注重调查研究，注重信息收集，注重分析研判，积极参与谋划，为领导出好谋、划好策。围绕学校不同时期的中心工作，时刻要求自己学会超前思考，力争想在先、谋在前，努力发挥好参谋助手作用。其次，细心是办事的关键，是成功之道。对待事务性工作要把关严格、安排细致、深思熟虑，确保不出纰漏。

（五）加强学习，修炼“三心”

学院办公室的重要职责对办公室人员的综合素质提出了很高的要求。办公室人员需保有“三心” 才能更好地服务大局、服务领导，即保持责任心、平常心和进取心。第一，要有高度的责任心。作为二级学院的核心部门，办公室责任重大，办公室人员要坚持日常工作无小事的原则，时刻保持高度的责任心。第二，要宠辱不惊，遵规守矩。办公室人员直接为领导服务，自然与领导更为熟识，但办公室人员自身必须保持平常心，做到宠辱不惊，决不能妄自尊大、自以为是，更不能做越位或出格的事。要不为私心杂念左右，不为名利困扰，时刻谨记在领导身边更应该遵规守纪，加强自我管理、自我约束的能力。第三，要善于学习，不断提高综合素质。

三、结语

学院办公室工作繁琐、繁重、涉及面广，同样办公室在学院里也是至关重要的部门，因此办公室人员因时刻保持工作的警惕性，积极学习，在实践中总结，提升自我，大胆创新，善于思考，敢于表达意见，注重提高工作效率，立足大局，勇于开创新时代高校办公室工作新局面。

参考文献：

[1]刘莲，樊广华，仵允锋.关于做好高等院校二级学院办公室工作的几点思考[J].教育教学论坛，2018（21）：24-25.

[2] 肖婷.新时代高校办公室行政管理工作思考及对策[J].智库时代，2019（04）：102-103.

[3] 彭建云.浅谈新时代下的高校二级学院办公室工作管理[J].科技资讯，2018，16（16）：109-110.

作者简介：梁敏（1975—），男，汉族，籍贯四川威远，办公室主任，学历：大学本科，单位：西南政法大学继续教育学院，研究方向：高等教育、继续教育