浅谈新时期人事档案管理的问题及对策

李喜梅

摘要：新时期，我国经济与社会的不断发展，推动了人才市场的高度繁荣，各行各业中的人才分布和人才流向也都呈现出很大变化性。在此背景下，人事管理工作也应该与之相同步，需要更加完善的人事档案管理机制，需要认识到新时代人事档案管理的重要性，更需要具备人事档案管理的创新思维和创新能力。但从当前人事档案管理现状来看，我们的档案管理工作仍存在不少缺陷，概括起来主要包括人事档案管理不系统，入档材料质量偏低、管理重心不突出、管理模式传统化。而就此原因来说，包括用人单位、个人、以及人社部门等多方面的主客观因素。本文首先解析了人事档案管理的作用，其后分析了当前人事档案管理中具有代表性的相关问题，最后提出了一些针对性对策，以期进一步提升人事档案管理质量，发挥人事档案支援社会和经济文化建设的巨大作用。

关键词：新时期;人事档案管理;问题及对策

经济社会的发展离不开各类人才的支持，对于用人单位来说，完整且真实的人员档案信息，是其辨别人才的重要参照，而对于个人来说，个人档案信息也是对自己学习和工作经历的客观记录，也可作为实现自己社会价值的一种工具。人事档案管理工作是对这些重要资料的收录、保存，以便于满足个人和社会机构对档案的查阅、调用，以及转存等等。基于当前我国的人事档案管理仍存在不少缺陷，时常有档案遗失，档案造假、档案损坏等等现象，给档案管理和档案使用工作带来一定困难，这需要档案管理部门予以高度重视，并着力提升人事档案管理质量。笔者就此对相关内容作以下论述。

一、人事档案管理的作用

人事档案是人员信息的真实呈现，档案管理是以专门的管理技术和管理规范对其进行地收集、整理、保管，其主要内容包括：个人在学习和工作期间获得各种奖项，受到的各类惩处，以及社会成长与发展经历等等。个人档案可作为个人实现就业、职业晋升、留学深造、享受相关福利待遇、参与考核评审等等内容的有效凭证，这些档案资料非常重要，会伴随个人生活、学习、工作全过程，对个人有着极大影响作用。同时人事档案资料也是各类用人单位，了解人才类型，评判人员素质素养的重要手段，这有助于用人单位的人才挑选和储备，对于促进其更好发展有巨大支撑作用。

二、人事档案管理存在的主要问题

人事档案伴随所有人一生，它是对人员全生命周期的如实记录，是各种人才成长和发展所必须的资料，人事档案管理也对社会和经济发展起着较大作用。但基于社会的复杂性，人员的巨大流动性，以及人的主观思维影响，当前的人事档案管理模式逐渐与时代发展所需形成一些矛盾，并成为了阻碍人事档案管理事业发展的重要因素，亟需尽早解决，主要体现如下：

（一）人事档案管理不系统

从档案管理程序上来看，个人档案紧跟个人流动状态的变化而实现相应迁移，这就使得档案的流动范围扩大，负责档案管理的主体增多，但各管理主体在进行档案交接和管理中因办理程序不一致，管理标准不统一，管理方式和管理水平参差不齐，加之并没有一个具有普遍约束性和指导性的人事档案管理标准，所以档案的安全性和完整性也会出现一定的风险。这种问题往往自个人档案从地方人事档案局提出后便一直存在，尤其是一些用人企业自身并不具备人事档案管理的完整条件，而且对于人事档案管理工作也不够重视，甚至一些用人单位没有用于人事档案管理的专门场所，也没有设置专门的档案管理人员。所以其档案管理的系统性较低，这也容易导致档案的丢失和损坏等等。

（二）入檔材料质量偏低。

首先，因一些档案管理单位缺乏对档案的主动收集意识，日常疏于人事档案的定期整理，没有对重要档案进行跟踪管理，使得一些重要的档案资料散落在各类企业和个人手中，使得这些档案的自身价值不能得到有效发挥，也无法确保档案的安全性。其次，就目前来说，人事档案的真实度也存在一定水份，主要体现在档案残缺、空洞、形式化现象严重，多是一些反映人员学历、工作经历、政治面貌等基础信息的档案，而有关人员实际工作能力，专项技术成果、参与的重大项目的说明、职业道德等等内容的档案比较少，其实际使用价值不高，不便于用人单位对人才的客观判定和选用。

（三）人事档案管理的重心不突出

档案管理的根木目的是更好地为生产生活服务，体现其实际价值。但就目前的人事档案管理工作来看，一些管理部门人员将人事档案片面地理解为资料保存工作，只是简单地重复日常资料整理和保存事务，而没有意识到人事档案管理对于社会与经济发展的巨大促进作用。没有积极地推进人事档案与社会生产发展之间地融合，人事档案成果没有得到有效转化利用。体现为一些重要的档案资料长时间封存在档案间，其查阅和调用权限没有既没有得到开放，也没有对其进行最新追踪，使得档案资料过于过于陈旧，无法满足时代发展的使用需求。

（四）人事档案管理模式陈旧

人事档案的价值要想完全发挥出来，就必须要保持管理工作的高效高质，就必须要让管理程序更简单，管理方式更先进。但目前很多地区的人事档案仍以纸质档案居多，其管理上依旧采用的传统的人工管理模式，在档案资料的收集、归档、查询、统计和调用等工作上，浪费了很大人力成本，而且管理效率不高。

三、新时期提升人事档案管理的相关对策

面对当前人事档案管理上的现实问题，档案管理部门必须要引以高度重视，要完善人事档案管理工作的相关制度，加强档案管理监督和审查力度，加强人事档案管理的信息化建设，具体内容体现如下：

（一）建设区域档案管理中心，实现档案系统管理

为有效改善档案管理分散，各管理主体管控不力的问题，要加快建立区域人事档案管理中心，要以区域为单位，将区域内的各企事业单位的档案管理部门连接成一个统一体，采取一致的管理模式，实行统一的管理标准，加强档案的交接和分类管理工作，避免出现管理混乱，影响人事档案是完整性和安全性。管理实施中地方人社部们要发挥好带头作用，要在人社部组建，针对公务员、企业职工、流动人员在内各个管理 小组，并指派专人负责，加强与各企事业单位和其它社会机构的工作对接，真正实现区域内人事档案的系统管理。

（二）加强对人事档案内容的审查力度，突出管理重点

为保证人事档案的质量，体现其对经济社会的服务作用，需要重点加强对各类人事档案的内容审查，加强对不同内容的区分和真假信息甄别。这要求各用人单位档案管理部门，要组建专门的领导管理小组，小组由部门领导带头，挑选经验丰富，资历较老的优秀员工，明确各自的责任和义务，定期对人事档案进行整理。要以充分满足用人单位的人力资源管理和利用的实际需求基本原则，重点将档案中反映个人职业能力、特殊技能、工作业绩、社会信誉、培训教育、参与项目、违法违规记录等内容，整合到个人人事档案里面。还要找出那些不合格的已归档材料，再经小组审核核查研究，并将其归纳到待完善事务中，然后进行统一的补充，在确保完整后在予以归档。以此推进人事档案管理成果的转化，最大限度发挥其人力资源的人才支撑作用，促进用人单位的进一步打发展。

（三）完善人事档案管理考核评估制度，提升管理规范性

要提升人事档案管理质量就必须要落实人事档案管理的相关评估考核制度，让人事档案管理更具科学性和规范性。当前针对不少用人单位，人事档案管理混乱，管理随意化现象，采取对用人单位档案管理部门的考核评估办法。其具体实施包括三个方面，其一，实行定期考核管理制度。由人社部门联合各级人事档案管理单位，对区域内所有用人单位的人事档案的管理工作进行检查和监督，检查频次依据实际情况需要进行设置是，可以年为单位进行一次例行抽检，也可以是半年或季度以此检查，主要是发现其人事档案管理中的问题，并予以及时的指导，监督其整改。其二，采用第三方测评的方式。人社部门也可以与一些有资质的第三方评估检查机构进行合作，依靠社会中介机动灵活，且高效专业的特性，加强对区域内的各用人单位进行人事档案管理的专项考评，并将考评的结果客观公正地汇报给人社部门，人社部门据此进行相关工作部署。其三，激励制度。根据对用人单位人事档案管理情况不定期的不定期抽查，以及第三方评估的结果，对人事档案齐全，人事档案质量高，管理体系健全的用人单位予以相应的物资和精神上的激励，以此提升其人事档案管理质量。

（四）引入信息化技术，创新人事档案管理模式

新时期，互联网及各类信息化设备技术在各行各业中的运用已经越来越普遍。人事档案管理也应该大力借助其优势，加快建立人事档案管理网络体系，将各类人事档案以数据信息、视频、音频等多种方式进行录入，改变传统人事档案管理的低质低效、纸质档案易损坏、档案存放保管占用空间大、成本高，以及档案查阅、调用、交接不便等等问题，有效提升档案管理效率各管理质量，并促使现代档案管理事业的整体进步。

四、结语

本文以我国当前人事档案管理中的问题为导向，分析并总结出，加强区域中心建设，提升管理系统性;加强审查力度，突出管理重点;加强考核评估，提升规范性;引入信息化技术，创新管理模式的应对之策，有利于改善当前人事档案管理现状，提升整体管理水平。

参考文献：

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