新时代背景下人事档案管理信息化建设的探讨

孙婷婷

摘要：人事档案记载着个人的行事作风，包括个人在校、在社会上的主要经历历程、政治面貌、学历情况、家属关系等书面记录，在个人的一生当中占据着重要地位。在新时代的背景下，随着科技的不断发展，人事档案管理迎来信息化的建设，人事档案作为一种具有重要价值的信息资源，在信息化管理建设过程中，必须要保证人事档案的完整性与真实性不受损坏。做好人事档案管理信息化建设对现代化人才的培养与引进具有社会意义。

关键词：新时代;人事档案管理;信息化建设

人事档案是各大专科院校、事业单位、政府机关对人才的培养、选拔、调任等工作活动的主要依据，为了确保人事档案的系统化管理，在新时代的背景下，需要相關工作人员更积极、更主动地实行人才培养政策，在科技发展与信息化的发展下，将人事档案管理积极转型为信息化管理模式，加强人事档案信息化管理对各大专科院校、事业单位、政府机关具有重要的现实意义，能够帮助各个单位引进人才，对各个单位的长期发展具有积极作用。

一、人事档案管理信息化的意义

在信息网络科技飞速发展的当下，人事档案管理必须要与时俱进，否则就会被新时代淘汰。尤其是21世纪之后，全球的信息网络技术都有了质的飞跃，人们已经意识到掌握准确、实时、有效的信息对人们日常生活的重要性，信息的传递与掌握已经成为一项重要的社会资源。一个企业能够掌握人才的信息，对企业招揽人才、聘任、调职都有积极作用，人事档案作为企业聘任人才的主要信息依据，对人事档案进行有效管理显得至关重要。自传统的人事档案管理中，相关单位就已经认识到了人事档案管理对人才引进的重要性，而人才对社会的发展具有重要意义，在新时代背景下，对人事档案管理应用现代网络信息能使人事档案管理跟上社会发展的脚步，是未来发展的必然趋势[1]。

二、人事档案管理现状

（一）统筹规划不足

目前，对于人事档案管理信息化建设还没有一个统一的标准与指导思想，尤其是在设备购置、网络建设等方面。对于事业单位而言，大多数还沿袭着传统的纸质化人事档案管理形式，并没有分出一项作为专门的档案管理部分，档案管理的工作人员专业化水平也较低，因而导致人事档案管理信息化水平较为落后。例如：领导干部要出国或出境公干，其审批的方式仍然使用传统的纸质化批审和管理模式，导致工作效率低下。要推进人事档案管理信息化建设，必须要为其制定好一个统一的标准，规划好未来的发展方向，在标准的制定时，应该要考虑到时代的发展特征与发展方向，只有有一个明确且统一的标准及方向，才能使全国的人事档案管理工作朝着同一个目标前进。

（二）专业人才队伍建设不足

目前部分企业领导并未重视人事档案管理工作，认为人事档案管理并无多大作用，因此并不重视人事档案管理的信息化建设，缺乏对人事档案管理的关注，同时并不重视人事档案管理专业人员的培养，保持着“得过且过”的心态进行人事档案管理工作。部分企业人事档案管理的工作人员并没有收到专业化的训练，管理工作与社会发展严重脱节，相关部门缺乏专业化人才。除此之外，较为年长的工作人员学习能力较差，且对纸质化人事档案管理具有习惯性、依赖性，无法及时转变自身的思想观念，也不能有效掌握新技术的使用，现有的管理人员无法满足人事档案管理的发展，因此，必须要建设专业人才队伍，才能确保人事档案管理信息化工作有序发展[2]。

三、新时代背景下加强人事档案管理信息化建设的路径

（一）统筹规划，统一信息标准

在信息化人事档案管理工作开展过程中，必须要利用到现代网络先进技术对其进行相应的改善，使其手机信息的速度更快、便捷度更高、传递更快、准确度更高。没有统一的信息标准会使得信息资源参差不齐，人事档案的真实性与准确性也会受到一定的影响，不利于信息资源的共享。因此，必须要对人事档案进行统筹规划，统一信息标准。例如：信息的传输格式与存储、信息处理与交换等工作，进行有效的统一标准有利于信息的整合与共享。

（二）优化管理功能

优化管理功能主要是做好系统的整合，系统整合可以分为三个方面入手：一方面是做好信息资源的整合。人事档案管理信息化建设最重要的就是信息资源的开发和利用，在单位中，信息资源可以为领导层的决策提供依据，因此，领导层应该重视人事档案管理中数据库的更新，并对数据库中的数据做好整合工作，善用应用软件，对数据信息进行汇集，要求专人做好相关工作，为信息资源整合工作的开展奠定基础;第二方面是做好应用软件的整合。人事档案信息化建设需要应用到先进的管理方法，以确保档案资料的安全性和准确性，先进的应用软件对信息化建设具有积极意义，单位要积极搭建信息化管理平台;第三方面是加强管理，保证信息安全。人事档案包含着个人信息，其中存在着大量需要保密的信息，具有一定的机密性，人事档案管理信息化建设还要增加用户权限设置、信息传输加密、日志审计等功能，最大限度地确保信息的安全性，推进人事档案管理信息化建设的发展。

（三）加强专业化队伍建设

人事档案信息化建设离不开人力资源的调配，且需要具备众多专业度较高的工作人员，相关单位或企业可以为工作人员开展定期培训，训练工作人员的专业度，也可邀请相关专家进行授课，或者让工作人员到先进地区进行实习、学习、调研，并为提升工作人员的专业度，组织开展人事档案管理经验交流会，通过各种渠道提升工作人员的专业化程度，全面提升工作人员的信息技术水平和工作效率，为信息化人事档案管理建设奠定良好的基础[3]。

四、结束语

随着时代的发展变迁，传统的人事档案管理工作已经无法适应现代化的发展需求和信息传递速度要求，想要确保人事档案管理工作能够切实发挥其作用，就必须要与时俱进，迅速将其转型为信息化人事档案管理，满足人们对人事档案查阅、存入、运用等便捷化、迅速化、准确化的要求。促进工作效率通过对现代信息网络技术的应用，可以实现人事档案资源共享、迅速传递信息等要求，人事档案信息化能有效促进工作人员的工作效率。

参考文献：

[1]胡程.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].中国管理信息化，2019，22（23）：158-159.

[2]甄美清.新时代背景下人事档案管理信息化建设的有效探究[J].现代经济信息，2019（14）：59+128.

[3]赵启明.新时代背景下加强档案管理信息化应用探讨[J].时代农机，2018，45（08）：111.