基于VBA宏语言的社保台账数据处理研究与应用

路聚林

摘    要：无论是大型企业还是小型企业都必须依法为职工缴纳社保费用，其中单位部分由单位直接划拨，个人部分通过个人工资中代扣代缴，工作中，往往出现因个人原因造成无法扣缴或足额扣缴，在员工出勤正常后，需对员工无法扣缴或扣缴不足的部分补扣，建立社保扣缴台账成为企业的一项重要工作。而大多数中小型企业没有ERP系统或即使有也无法满足社保扣缴台账需求，定制软件成本高，通常由社保管理员以Excel表进行台账登记，种方式主要存在着登记工作量大、时间长、数据存储不集中、数据存储文件易损坏、个人岗位粘性过高、员工满意度差等缺点，低成本解决这些问题就成为企业面对的课题，通过VBA宏语言、VFP数据库和Excel相结合，便可以较好的解决社保台账登记繁琐业务。

關键词：VBA;社保;台账登记

在信息化程度低或者无法满足现实需求的企业中，解决好社保台账登记管理工作，可以将社保管理人员从繁琐的社保台账登记工作中解脱出来，降低企业人工成本，因而对该问题的研究和解决具有现实意义。

一、社保台账登记管理现状分析

（一）社保台账登记工作量分析

以在册3367人企业为例，假如月平均出勤率为89%，意味着，每个月社保管理岗位人员需要登记3367人次的个人当月应扣缴台账、实际缴纳台账，以及至少370次的欠缴纳台账和历史累计欠缴台账更新，每次登记至少需要1天方可完成。

（二）社保台账登记工作方式分析

大多采用Excel表形式进行数据登记，一般以年为时间跨度，一个年度为一个Excel文件，包括个人应缴纳台账表、个人月度实际缴纳台账表、个人月度欠缴台账表以及历史累计欠缴台账表。由于Excel文件天生的设计弊端，当数据量超过10000条时，Excel文件打开速度会加倍减缓，且打开后对数据的访问操作等待时间成倍增加，甚至Excel文件出现损坏无法访问，给社保台账登记管理工作人员造成巨量重复性再建工作和极大困扰。

（三）社保补缴（扣）业务分析

1、员工社保补缴：

职工长期没有出勤或者出勤不足，造成个人社保未扣缴，在其正常上班时需要以现金形式补缴其欠缴的社保费用，根据其大概缺勤时间查找其每年欠缴数额，一方面Excel文件较多数据量大查询较慢，另一方面由于职工无法准确提供缺勤时间需逐年排查，造成职工等待时间较长。

2、月度社保补扣：

因产假等因素造成的欠缴情况，需社保管理员每月根据历年累计欠缴台账进行补扣个人社保费用，大数据量Excel文件打开和数据访问速度缓慢势必造成工作效率下降，操作难度加大，易产生业务倦怠。

（四）社保台账登记岗位个人粘性分析

社保台账登记工作因个人登记习惯不同、存放Excel文件位置爱好不同、命名习惯不同等造成该项工作管理员不在时，其他人无法进行该项工作，延迟办理该项业务等待时间;同时也不便于岗位人员变更时工作交接，接手人员工作切入难度大。

二、原始社保管理方式弊端分析

以Excel表格进行该项登记工作存以下缺点，1、登记工作量大2、Excel表存储数据量有限，数据往往需要按年份进行组织3、单一Excel表存储数据过大时会出现打开缓慢以及未知原因的Excel文件损坏无法访问数据4、无法实时获取需要的数据，错误率高，工作量大，无法为职工全景展现扣缴详情5、个人岗位粘性太高。

三、社保台账数据处理解决方案

通过社保台账登记管理需求分析，可以确定需要以持久化数据库来存储数据，以编程语言处理台账统计，以通用熟悉界面为统计结果展现界面的解决方案。

（一）数据库选型

目前主流数据库包括大型应用型数据库Oracle数据库、中型应用型数据库SQL SERVER数据库以及小型单表应用Visual FoxPro数据库，从社保台账登记管理业务处理量分析，Visual FoxPro数据库完全可以满足系统要求，且其处理简单，可以单表运行。

（二）编程语言选型

主流编程语言需要IDE（开发集成工具）操作难度大，而VBA作为宿主语言，简单明了，易学易用，普通人稍加学习语法便可以上手操作，固采用VAB语言进行开发。

（三）数据展现界面选型

一方面由于现行社保管理人员对Excel界面熟悉，常规操作熟练，另一方面为了对以往社保台账登记管理方式和社保台账登记管理系统进行无缝对接，降低操作难度，系统依然采用Excel表为数据操作和统计结果展现页面。

四、VBA宏语言处理社保台账数据达到的效果

1、工作效率提升

通过VBA处理社保台账数据，社保台账登记管理工作可以实现由以前1天的工作量变为现在10分钟即可完成，极大提高该岗位工作人员工作效率和工作满意度，将社保管理人员从繁琐的登记工作中解脱出来。

2、员工业务体验提升

由于通过VBA程序可以根据员工身份证号和姓名自动统计员工指定时间段内的应缴纳明细数据、应缴纳总额、实际缴纳明细数据、实际缴纳总额、历史欠缴纳明细数据以及历史累计欠缴纳总额，在员工办理补缴业务时，一方面较以往手工统计核算极大缩短员工等待时间，另一方面可以很好消除员工对欠缴金额的质疑，为员工办理社保补缴业务提供良好体验。

3、岗位个人粘性降低，完美契合AB岗位要求

目前多数企业提倡岗位实行AB岗，该系统运行后可以在社保台账管理工作A岗人员不在时，其他人员都可以作为B岗进行该项工作处理，避免了以往B岗需要指定人员的弊端。

4、岗位工作延替性增强

由于是通过VBA语言进行台账登记和统计查询，操作步骤简单，固当该项工作由于人员调动需要进行岗位工作交接时，可以极大降低交接难度，缩短交接时间，降低接手人员工作切入难度。

五、结语

综上所述，利用VBA宏语言对社保台账数据进行登记处理，可以极大的节约企业的管理成本，能够显著提高岗位人员满意度和职工业务处理满意度，提升人力资源部门工作效率，对解决社保台账管理工作具有一定的现实意义。

参考文献：

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[2] 孟美任，彭希珺，华宁，等. 基于VBA编程实现编务工作整合[J]. 中国科技期刊研究，2019，（3）.